Implementasi manajemen arsip dokumen asuransi di Bank Kota Malang

INDONESIA:

Persaingan antarbank, perkembangan teknologi informasi, serta tuntutan pelayanan yang semakin tinggi menuntut bank untuk mengelola kegiatan operasional secara profesional. Sistem administrasi yang tertata dengan baik berperan penting dalam menunjang kelancaran operasional, mendukung pengambilan keputusan manajemen, serta memenuhi ketentuan hukum dan regulasi. Dalam aktivitas sehari-hari, bank menghasilkan berbagai dokumen sebagai bukti transaksi, kegiatan usaha, dan hubungan hukum dengan nasabah maupun pihak lain. Dokumen tersebut merupakan sumber informasi penting yang harus dapat diakses secara cepat, akurat, dan aman.Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis manajemen arsip dokumen asuransi berdasarkan standar ISO 15489-1:2016 di Bank Sinarmas Kota Malang. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi, kemudian dianalisis menggunakan tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Fokus penelitian mencakup kebijakan, tanggung jawab, monitoring dan evaluasi, penilaian arsip, kompetensi dan pelatihan, pengendalian arsip, penciptaan arsip, serta pencatatan dan penginputan dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dokumen asuransi di Bank Sinarmas Kota Malang telah berjalan cukup baik pada aspek arsip digital dan sebagian besar telah sesuai dengan prinsip ISO 15489-1:2016. Sistem digital yang digunakan mendukung proses pencatatan, penyimpanan, pencarian kembali, pengendalian, dan keamanan dokumen melalui pembatasan akses, penggunaan kode khusus, tanda tangan elektronik, dan e-KYC. Namun, pengelolaan arsip fisik masih belum optimal karena belum tersedia standar operasional prosedur (SOP), sistem klasifikasi arsip, serta penyimpanan yang terstandar. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan kendala dalam pengendalian dan temu kembali dokumen. Oleh karena itu, diperlukan penguatan tata kelola arsip fisik agar selaras dengan pengelolaan arsip digital serta memenuhi prinsip-prinsip manajemen arsip berdasarkan ISO 15489-1:2016

ENGLISH:

Competition among banks, the development of information technology, and increasing service demands require banks to manage their operational activities professionally. A well-organized administrative system plays an important role in supporting smooth operations, facilitating management decision-making, and ensuring compliance with legal and regulatory requirements. In their daily activities, banks generate various documents as evidence of transactions, business operations, and legal relationships with customers and other parties. These documents constitute an important source of information that must be accessible quickly, accurately, and securely. This study aims to analyze the management of insurance document records based on the ISO 15489-1:2016 standard at Bank Sinarmas Malang City. The research employed a qualitative approach with a descriptive research design. Data were collected through interviews, observations, and documentation and analyzed through data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The study focused on policies, responsibilities, monitoring and evaluation, records appraisal, competence and training, records control, records creation, and document recording and input processes. The findings indicate that the management of insurance document records at Bank Sinarmas Malang City has been implemented fairly well, particularly in terms of digital records management, and is largely consistent with the principles of ISO 15489-1:2016. The digital system supports document recording, storage, retrieval, control, and security through access restrictions, the use of special codes, electronic signatures, and electronic Know Your Customer (e-KYC) procedures. However, the management of physical records remains suboptimal due to the absence of standard operating procedures (SOPs), records classification systems, and standardized storage methods. These conditions may create challenges in records control and document retrieval. Therefore, strengthening the governance of physical records is necessary to align it with digital records management and to fully comply with the principles of records management based on ISO 15489-1:2016.

ARABIC :

إن المنافسة بين البنوك، والتطور المتسارع في تكنولوجيا المعلومات، وارتفاع متطلبات الخدمات، تفرض على البنوك إدارة أنشطتها التشغيلية بصورة مهنية. ويؤدي النظام الإداري المنظم دورًا مهمًا في دعم سير العمليات بسلاسة، والمساهمة في اتخاذ القرارات الإدارية، والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. وفي أنشطتها اليومية، تنتج البنوك العديد من الوثائق التي تمثل أدلة على المعاملات والأنشطة التجارية والعلاقات القانونية مع العملاء والأطراف الأخرى، وتُعد هذه الوثائق مصدرًا مهمًا للمعلومات يجب أن يكون متاحًا بسرعة ودقة وأمان. وتهدف هذه الدراسة إلى تحليل إدارة أرشيف وثائق التأمين استنادًا إلى معيار ISO 15489-1:2016 في بنك سينارماس بمدينة مالانغ. واعتمدت الدراسة المنهج النوعي (الكيفي) من خلال البحث الوصفي، وتم جمع البيانات عن طريق المقابلات والملاحظة والتوثيق، ثم تحليلها باستخدام مراحل اختزال البيانات وعرضها واستخلاص النتائج. وتركزت الدراسة على السياسات والمسؤوليات والمتابعة والتقييم وتقويم الأرشيف والكفاءات والتدريب والرقابة على الأرشيف وإنشاء السجلات وعمليات تسجيل الوثائق وإدخالها. وأظهرت النتائج أن إدارة أرشيف وثائق التأمين في بنك سينارماس بمدينة مالانغ تُنفذ بشكل جيد إلى حد كبير، خاصة فيما يتعلق بالأرشيف الرقمي، كما أنها تتوافق بدرجة كبيرة مع مبادئ المعيار ISO 15489-1:2016. ويسهم النظام الرقمي المستخدم في دعم عمليات تسجيل الوثائق وحفظها واسترجاعها والرقابة عليها وتأمينها من خلال تقييد صلاحيات الوصول واستخدام رموز خاصة والتوقيع الإلكتروني وإجراءات التحقق الإلكتروني من هوية العميل (e-KYC). ومع ذلك، لا تزال إدارة الأرشيف الورقي غير مثالية بسبب عدم وجود إجراءات تشغيل قياسية (SOP)، وعدم توفر نظام تصنيف أرشيفي، وغياب أساليب حفظ موحدة، مما قد يؤدي إلى صعوبات في الرقابة على الوثائق واسترجاعها. لذلك، من الضروري تعزيز حوكمة الأرشيف الورقي بما ينسجم مع إدارة الأرشيف الرقمي ويحقق الامتثال الكامل لمبادئ إدارة الأرشيف وفقًا للمعيار ISO 15489-1:2016