Implementasi sistem kearsipan digital SRIKANDI dalam peningkatan pelayanan administrasi di Kementerian Agama Kabupaten Gresik

INDONESIA:

Perkembangan teknologi informasi mendorong transformasi tata kelola administrasi pemerintahan menuju sistem berbasis digital. Salah satu bentuk transformasi tersebut adalah penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai aplikasi nasional yang mendukung pengelolaan arsip dan persuratan secara elektronik. Implementasi SRIKANDI di Kementerian Agama Kabupaten Gresik diharapkan mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kualitas pelayanan administrasi. Namun demikian, proses penerapannya masih menghadapi berbagai tantangan yang berkaitan dengan adaptasi pengguna dan budaya kerja digital.

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses implementasi Sistem Kearsipan Digital SRIKANDI, dampak implementasinya terhadap peningkatan pelayanan administrasi, serta faktor pendukung dan penghambat implementasi SRIKANDI di Kementerian Agama Kabupaten Gresik.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Informan penelitian meliputi arsiparis sekaligus admin SRIKANDI, pegawai PTSP, operator unit kerja, dan pegawai yang terlibat dalam penggunaan aplikasi SRIKANDI. Keabsahan data diuji menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Analisis data dilakukan melalui pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, penarikan kesimpulan, dan verifikasi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) implementasi Sistem Kearsipan Digital SRIKANDI di Kementerian Agama Kabupaten Gresik telah berjalan cukup baik melalui transformasi sistem persuratan dari manual menuju digital yang didukung oleh regulasi, SOP, sumber daya manusia, sarana pendukung, komunikasi, dan komitmen organisasi; (2) implementasi SRIKANDI memberikan dampak positif terhadap peningkatan pelayanan administrasi berupa meningkatnya efisiensi persuratan, kemudahan pemantauan alur surat, percepatan pencarian dokumen, serta fleksibilitas dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi, meskipun masih ditemukan kendala berupa keterlambatan disposisi, gangguan sistem, keterbatasan sarana pendukung, dan kemampuan digital pegawai yang belum merata; (3) faktor pendukung implementasi meliputi komitmen pimpinan dan pegawai, keberadaan admin yang responsif, ketersediaan akun dan operator pada setiap unit kerja, serta adanya sosialisasi, pelatihan, dan pendampingan. Adapun faktor penghambat meliputi proses adaptasi terhadap sistem baru, budaya kerja yang masih terbiasa menggunakan dokumen fisik, kemampuan digital pegawai yang beragam, dan kedisiplinan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi.

ENGLISH:

The rapid development of information technology has encouraged the transformation of governmental administration toward digital-based systems. One of these transformations is the implementation of the Integrated Dynamic Archival Information System (SRIKANDI), a national application designed to support electronic records and correspondence management. The implementation of SRIKANDI at the Ministry of Religious Affairs of Gresik Regency is expected to improve the effectiveness, efficiency, and quality of administrative services. However, its implementation still faces challenges related to user adaptation and digital work culture.

This study aims to describe the implementation process of the SRIKANDI Digital Archiving System, its impact on the improvement of administrative services, and the supporting and inhibiting factors affecting its implementation at the Ministry of Religious Affairs of Gresik Regency.

This study employed a qualitative approach with a case study design. Data were collected through interviews, observations, and documentation. The research informants consisted of archivists, SRIKANDI administrators, PTSP staff, operators, and employees involved in the use of the SRIKANDI application. Data validity was tested through source and technique triangulation. Data analysis included data collection, data condensation, data presentation, conclusion drawing, and verification.

The results indicate that: (1) the implementation of the SRIKANDI Digital Archiving System has been carried out fairly well through the transformation of correspondence management from manual to digital systems, supported by regulations, standard operating procedures, human resources, facilities, communication, and organizational commitment; (2) the implementation of SRIKANDI has positively impacted administrative services by improving correspondence efficiency, facilitating document tracking, accelerating document retrieval, and providing flexibility in administrative work, although several obstacles remain, including delayed dispositions, system disruptions, limited supporting facilities, and unequal digital competencies among employees; (3) supporting factors include leadership and employee commitment, responsive administrators, the availability of user accounts and operators in each work unit, as well as socialization, training, and continuous assistance. Meanwhile, inhibiting factors include adaptation to the new system, work culture that still relies on physical documents, varying levels of digital literacy among employees, and user discipline in operating the application.

ARABIC:

أدى التطور السريع في تكنولوجيا المعلومات إلى تحول الإدارة الحكومية نحو الأنظمة الرقمية. ومن مظاهر هذا التحول تطبيق نظام المعلومات الأرشيفية الديناميكية المتكاملة، وهو تطبيق وطني يهدف إلى إدارة المراسلات والأرشيف إلكترونيًا. ويُتوقع أن يسهم تطبيق هذا النظام في وزارة الشؤون الدينية بمحافظة جريسيك في تحسين فعالية وكفاءة وجودة الخدمات الإدارية، إلا أن تطبيقه ما زال يواجه بعض التحديات المتعلقة بتكيف المستخدمين وثقافة العمل الرقمية.

تهدف هذه الدراسة إلى وصف عملية تطبيق نظام الأرشفة الرقمية سريكندي، وبيان أثره في تحسين الخدمات الإدارية، والتعرف على العوامل الداعمة والمعيقة لتطبيقه في وزارة الشؤون الدينية بمحافظة جريسيك.

استخدمت الدراسة المنهج النوعي بأسلوب دراسة الحالة. وتم جمع البيانات من خلال المقابلات والملاحظة والتوثيق. وشملت عينة الدراسة موظفي الأرشيف، ومديري نظام سريكندي، وموظفي الخدمات الإدارية، والمشغلين، وغيرهم من المستخدمين للنظام. وتم التحقق من صحة البيانات باستخدام التثليث في المصادر والأساليب. كما تم تحليل البيانات من خلال جمع البيانات، واختزالها، وعرضها، واستخلاص النتائج، والتحقق منها.

وأظهرت نتائج الدراسة أن: (1) تطبيق نظام سريكندي في وزارة الشؤون الدينية بمحافظة جريسيك قد نُفذ بصورة جيدة نسبيًا من خلال تحويل نظام المراسلات من النظام اليدوي إلى النظام الرقمي، مدعومًا باللوائح والإجراءات التشغيلية والموارد البشرية ووسائل الدعم والاتصال والالتزام المؤسسي؛ (2) أسهم تطبيق سريكندي في تحسين الخدمات الإدارية من خلال زيادة كفاءة المراسلات، وتسهيل متابعة مسار الخطابات، وتسريع استرجاع الوثائق، وتوفير المرونة في تنفيذ الأعمال الإدارية، رغم استمرار بعض العقبات مثل تأخر الإحالات، والأعطال التقنية، ومحدودية البنية الداعمة، وتفاوت المهارات الرقمية لدى الموظفين؛ (3) تتمثل العوامل الداعمة في التزام القيادات والموظفين، ووجود مشرفين متعاونين، وتوافر الحسابات والمشغلين في كل وحدة عمل، إضافة إلى برامج التوعية والتدريب والمتابعة المستمرة. أما العوامل المعيقة فتتمثل في صعوبة التكيف مع النظام الجديد، واستمرار الاعتماد على الوثائق الورقية، وتفاوت القدرات الرقمية للموظفين، وضعف انضباط بعض المستخدمين في متابعة النظام واستخدامه.