Rancang bangun sistem informasi pengelolaan arsip berbasis web pada Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari

INDONESIA

Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari masih menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip karena belum tersedianya sistem informasi yang menunjang pekerjaan dan terintegrasi. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip membutuhkan waktu lama serta berpotensi menimbulkan resiko kehilangan data. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dirancang sebuah sistem informasi pengelolaan arsip berbasis web yang mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip sekaligus mempercepat proses temu kembali informasi. Metode pengembangan yang digunakan adalah Waterfall yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Pengujian sistem menggunakan Blackbox Testing untuk memastikan fungsionalitas sistem, serta Technology Acceptance Model (TAM) untuk mengetahui terkait penerimaan pengguna terhadap sistem. Hasil rancang bangun menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mengotomatisasi proses pengelolaan arsip melalui integrasi langsung dengan Google Drive serta menerapkan regular expression (regex) untuk mengekstraksi metadata. Metadata arsip seperti tahun, kode klasifikasi, nomor surat, dan informasi diekstrak secara otomatis dari nama file tanpa proses manual dan disajikan dalam bentuk daftar arsip yang informatif, sedangkan fitur sinkronisasi real-time memastikan data arsip selalu mutakhir. Berdasarkan hasil pengujian, seluruh fungsi sistem dinyatakan layak digunakan dengan persentase keberhasilan sebesar 94,12% dari 17 test case yang diujikan. Hasil uji TAM menunjukkan bahwa sistem diterima dengan baik dan dinilai layak sebagai solusi pengelolaan arsip pada Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari.

ENGLISH

The Singosari Artificial Insemination Center still faces challenges in managing archives due to the absence of a supportive and integrated information system. This condition results in time-consuming processes for searching, storing, and maintaining archives, as well as potential risks of data loss. To overcome these problems, a Web-Based Archive Management Information System was designed to improve the effectiveness of archive management and accelerate information retrieval. The development method used was the Waterfall model, which includes the stages of requirements analysis, design, implementation, testing, and maintenance. System testing was carried out using Blackbox Testing to ensure the system’s functionality, and the Technology Acceptance Model (TAM) was applied to evaluate user acceptance of the system. The development results show that the system is capable of automating archive management through direct integration with Google Drive and applying regular expressions (regex) to extract metadata. Archive metadata such as year, classification code, document number, and description are automatically extracted from file names without manual processing and presented in an informative archive list, while the real-time synchronization feature ensures that archive data remain up-to-date. Based on the testing results, all system functions were declared feasible with a success rate of 94.12% from 17 test cases. The TAM evaluation also shows that the system was well accepted by users and considered appropriate as a solution for archive management at the Singosari Artificial Insemination Center.

ARABIC

لا يزال المركز الكبير للتلقيح الصناعي سينغوساري يواجه صعوبات في إدارة الأرشيف نظراً لغياب نظام معلومات داعم ومتكامل. تؤدي هذه الحالة إلى استغراق وقت طويل في عمليات البحث والتخزين والصيانة للأرشيف، وإلى احتمال فقدان البيانات. وللتغلب على هذه المشكلة، صُمّم نظام معلومات لإدارة الأرشيف قائم على الويب، قادر على رفع فعالية إدارة الأرشيف وتسريع عملية استرجاع المعلومات. تم استخدام نموذج التطوير الشلال الذي يشمل مراحل تحليل المتطلبات، التصميم، التنفيذ، الاختبار، والصيانة. أُجريت اختبارات النظام باستخدام لضمان وظيفة النظام، كما استُخدم نموذج قبول التكنولوجيا (TAM) لقياس مدى قبول المستخدمين للنظام. أظهرت نتائج التطوير أن النظام المطوَّر قادر على أتمتة عملية إدارة الأرشيف من خلال التكامل المباشر مع Google Drive وتطبيق التعبيرات النظامية(Regex) لاستخلاص البيانات الوصفية تلقائياً. تُستخرج بيانات الأرشيف الوصفية مثل السنة، رمز التصنيف، رقم الوثيقة، والمعلومات من أسماء الملفات دون معالجة يدوية، وتُعرض في قائمة أرشيفية معلوماتية، في حين تضمن خاصية المزامنة الفورية بقاء بيانات الأرشيف محدَّثة باستمرار. وبناءً على نتائج الاختبار، تبيَّن أن جميع وظائف النظام صالحة للاستخدام بنسبة نجاح بلغت 94.12٪من بين 17 حالة اختبار. كما أظهرت نتائج اختبار نموذج قبول التكنولوجيا (TAM) أن النظام لقي قبولاً جيداً من المستخدمين واعتُبر حلاً مناسباً لإدارة الأرشيف في المركز الكبير للتلقيح الصناعي سينغوساري