Pengaruh penerapan aplikasi "Dinas Pendidikan Mail" terhadap efektivitas pelayanan persuratan pada Kantor Dinas Pendidikan Kota Kediri

INDONESIA:

Perkembangan teknologi digital mendorong instansi pemerintahan, termasuk Dinas Pendidikan Kota Kediri, untuk melakukan inovasi dalam pelayanan administrasi. Salah satu bentuk digitalisasi tersebut adalah penerapan Aplikasi Dinas Pendidikan Mail yang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses persuratan, menggantikan sistem manual yang dianggap kurang efisien. Hal ini menjadi penting mengingat kebutuhan akan pelayanan yang cepat, tepat, dan terorganisir semakin meningkat di era modern.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) pengaruh penerapan Aplikasi Dinas Pendidikan Mail terhadap efektivitas pelayanan persuratan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Kediri, dan (2) indikator-indikator dari penerapan aplikasi yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas pelayanan tersebut. Penelitian ini menggunakan pendekatan kuantitatif dengan metode survei dan teknik pengumpulan data melalui penyebaran kuesioner kepada 64 orang pegawai. Analisis data dilakukan menggunakan aplikasi SmartPLS dengan teori pengukuran EUCS (End User Computing Satisfaction) untuk variabel aplikasi, dan Servqual (Service Quality) untuk variabel pelayanan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan Aplikasi Dinas Pendidikan Mail berpengaruh signifikan terhadap efektivitas pelayanan persuratan, dengan nilai R-square sebesar 76,4%. Dari lima indikator EUCS, tiga di antaranya berpengaruh positif dan signifikan terhadap efektivitas pelayanan, yaitu format (23,1%), ease of use (31,7%), dan timeliness (27,7%). Sementara itu, indikator content dan accuracy berpengaruh namun tidak signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa aspek tampilan, kemudahan penggunaan dan kecepatan menjadi factor utama dalam meningkatkan efektivitas pelayanan administrasi.

Kesimpulannya, Aplikasi Dinas Pendidikan Mail terbukti mampu mendukung proses pelayanan administrasi persuratan yang lebih cepat, akurat, dan efisien di lingkungan Dinas Pendidikan Kota Kediri. Penerapan aplikasi ini tidak hanya mempermudah tugas pegawai, tetapi juga meningkatkan kualitas pelayanan publik secara keseluruhan. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi instansi lain yang ingin menerapkan digitalisasi dalam pelayanan administrasi.

ENGLISH:

The advancement of digital technology encourages government institutions, including the Kediri City Education Office, to innovate in administrative services. One form of this digital transformation is the implementation of the "Dinas Pendidikan Mail" application, which aims to simplify and accelerate the correspondence process, replacing the less efficient manual system. This is crucial considering the increasing demand for fast, accurate, and organized services in the modern era.

This study aims to (1) determine the effect of the Dinas Pendidikan Mail Application on the effectiveness of letter administration services at the Department of Education of Kediri City, and (2) identify the application indicators that significantly influence service effectiveness. The study employs a quantitative approach with a survey method and data collection through questionnaires distributed to 64 employees. Data analysis was conducted using SmartPLS software, utilizing the EUCS (End User Computing Satisfaction) model for the application variable and the Servqual model for the service variable.

The results indicate that the application has a significant influence on the effectiveness of letter administration services, with an R-square value of 76.4%. Of the five EUCS indicators, three were found to have a significant positive influence: format (23.1%), ease of use (31.7%), and timeliness (27.7%). Meanwhile, content and accuracy showed influence but were not statistically significant. These findings highlight that ease of use, clarity of interface design, and system responsiveness are key factors in improving service effectiveness.

In conclusion, the Dinas Pendidikan Mail application effectively supports faster, more accurate, and more efficient correspondence administrative services at the Kediri City Education Office. The application not only facilitates staff duties but also improves overall public service quality. This research is expected to serve as a reference for other institutions seeking to implement digitalization in administrative services

ARABIC:

يدفع تطور التكنولوجيا الرقمية المؤسسات الحكومية، بما في ذلك مديرية التربية والتعليم بمدينة كديري، إلى الابتكار في تقديم الخدمات الإدارية. ومن أشكال هذا التحول الرقمي تطبيق "بريد مديرية التربية والتعليم" الذي يهدف إلى تسهيل وتسريع عملية المراسلات، بديلاً عن النظام اليدوي الذي يُعتبر أقل كفاءة. وتكتسب هذه المسألة أهمية متزايدة في ظل الحاجة المتزايدة لخدمات سريعة ودقيقة ومنظمة في العصر الحديث.

تهدف هذه الدراسة إلى: (1) معرفة مدى تأثير تطبيق البريد الإلكتروني لدائرة التعليم على فعالية خدمة المراسلات الإدارية في دائرة التعليم بمدينة كيديري، و(2) تحديد المؤشرات التطبيقية التي تؤثر بشكل كبير على فعالية الخدمة. وقد استخدمت الدراسة المنهج الكمي من خلال توزيع استبيانات على 64 موظفًا، وتم تحليل البيانات باستخدام برنامج SmartPLS، بالاعتماد على نموذج EUCS (رضا مستخدم النظام النهائي) لمتغير التطبيق، ونموذج Servqual لمتغير الخدمة.

أظهرت نتائج الدراسة أن التطبيق يؤثر بشكل كبير على فعالية خدمة المراسلات، حيث بلغت قيمة R-square حوالي %76.4. ومن بين مؤشرات EUCS الخمسة، وُجد أن ثلاثة منها تؤثر بشكل إيجابي ومعنوي، وهي: تنسيق العرض (23.1%)، سهولة الاستخدام (31.7%)، والوقت المناسب (27.7%). في حين أن مؤشري المحتوى والدقة أظهرا تأثيرًا غير معنوي. وتشير هذه النتائج إلى أن سهولة الاستخدام، ووضوح واجهة النظام، وسرعة الاستجابة، تُعد من العوامل الأساسية في تحسين فعالية الخدمة.

وفي الختام، يثبت تطبيق "بريد مديرية التربية والتعليم" فعاليته في دعم تقديم خدمات المراسلات الإدارية بشكل أسرع وأكثر دقة وكفاءة في بيئة مديرية التربية والتعليم بمدينة كديري. فهو لا يسهم فقط في تسهيل مهام الموظفين، بل يعزز أيضًا جودة الخدمات العامة بشكل عام. ومن المأمول أن يكون هذا البحث مرجعًا للمؤسسات الأخرى التي تسعى إلى تطبيق الرقمنة في خدماتها الإدارية.