Desain knowledge management system di PT Finnet Indonesia

INDONESIA

Penelitian dilakukan untuk merancang dan mengembangkan Knowledge Management System (KMS) di PT Finnet Indonesia sebagai solusi atas permasalahan dalam pengelolaan pengetahuan yang belum terinventaris, serta belum menyebarnya informasi secara merata antar divisi. Ketidakefisienan dinilai berdampak pada rendahnya kolaborasi, lambatnya pengambilan keputusan dan penurunan produktivitas kerja. Sistem KMS menjadi upaya strategis untuk memperkuat proses dokumentasi, penyimpanan, serta distribusi pengetahuan secara menyeluruh di lingkungan perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem KMS berbasis platform SharePoint Microsoft 365 Versi E3 yang terintegrasi dan mudah digunakan. Penelitian ini menggunakan metode Research and Development (R&D) dengan pendekatan pengembangan sistem SCRUM, diantaranya melalui tahapan Product Backlog untuk merumuskan kebutuhan sistem, Sprint Planning sebagai tahap perencanaan kerja, Sprint sebagai proses implementasi bertahap, dan Increment untuk hasil akhir fungsional setiap siklus. Setelah sistem selesai dibangun, dilakukan pengujian menggunakan metode Black-Box Testing guna memastikan sistem berfungsi sesuai kebutuhan pengguna. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan menghasilkan tujuh fitur utama, yaitu Dashboard, Employee Directory, Document Repository, Knowledge Base, Wiki Pages, FAQ Center, serta integrasi sistem yang stabil dan fleksibel. Semua fitur dinilai berfungsi optimal dan mampu meningkatkan efisiensi kerja serta pengelolaan pengetahuan secara terstruktur. Selain itu, implementasi KMS ini sejalan dengan proses knowledge discovery, knowledge capture, knowledge sharing, dan knowledge application yang menjadi prinsip dasar manajemen pengetahuan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah implementasi dari fitur pada KMS di PT finnet Indonesia terbukti efektif dalam meningkatkan manajemen pengetahuan dan terciptanya budaya kerja yang lebih kolaboratif, efisien dan inovatif.

ENGLISH

This research was conducted to design and develop a Knowledge Management System (KMS) at PT Finnet Indonesia as a solution to problems related to unstructured knowledge management and uneven information distribution across divisions. These inefficiencies were found to negatively impact collaboration, slow down decision-making processes, and decrease overall work productivity. The development of the KMS serves as a strategic effort to enhance the processes of documentation, storage, and knowledge dissemination throughout the company.The objective of this research is to design an integrated and user-friendly KMS based on the SharePoint Microsoft 365 Version E3 platform. This study uses a Research and Development (R&D) method with a SCRUM system development approach, which includes the stages of Product Backlog (to define system requirements), Sprint Planning (for task planning), Sprint (for phased implementation), and Increment (as the functional output of each cycle). Upon completion, the system was tested using the Black-Box Testing method to ensure that it functioned according to user needs.The results show that the developed system produced seven main features: Dashboard, Employee Directory, Document Repository, Knowledge Base, Wiki Pages, FAQ Center, and a stable and flexible system integration. All features were found to function optimally and effectively enhance work efficiency and structured knowledge management. Moreover, the implementation of the KMS aligns with the core processes of knowledge management: knowledge discovery, capture, sharing, and application. The conclusion of this study is that the implementation of KMS features at PT Finnet Indonesia has proven effective in improving knowledge management and fostering a more collaborative, efficient, and innovative work culture.

ARABIC

أُجري هذا البحث بهدف تصميم وتطوير نظام إدارة المعرفة في شركة فينت إندونيسيا كحل للمشكلات المتعلقة بإدارة المعرفة غير المفهرسة، وعدم توزيع المعلومات بشكل متساوٍ بين الأقسام. وقد تبين أن هذا القصور يؤثر سلباً على مستوى التعاون، ويبطئ من عملية اتخاذ القرار، ويؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. ويُعد نظام إدارة المعرفة خطوة استراتيجية لتعزيز عمليات التوثيق، والتخزين، وتوزيع المعرفة بشكل شامل داخل بيئة الشركة.يهدف هذا البحث إلى تصميم نظام إدارة معرفة قائم على منصة شيربوينت مايكروسوفت 365 الإصدار E3، يتميز بالتكامل وسهولة الاستخدام. استخدم البحث منهج البحث والتطوير، مع اتباع نهج تطوير النظام بطريقة سكرم، وذلك من خلال مراحل تشمل: قائمة المتطلبات (Product Backlog) لتحديد احتياجات النظام، وتخطيط السبرنت (Sprint Planning)، وتنفيذ السبرنت (Sprint) بشكل تدريجي، والزيادة (Increment) كمخرجات نهائية لكل دورة. بعد الانتهاء من بناء النظام، تم إجراء اختبار باستخدام طريقة الصندوق الأسود للتحقق من مدى توافق وظائف النظام مع احتياجات المستخدم.أظهرت نتائج البحث أن النظام المطور يتضمن سبع ميزات رئيسية، وهي: لوحة التحكم، دليل الموظفين، مستودع الوثائق، قاعدة المعرفة، صفحات الويكي، مركز الأسئلة الشائعة، بالإضافة إلى تكامل نظامي مستقر ومرن. وقد ثبت أن هذه الميزات تعمل بكفاءة وتساهم في رفع مستوى كفاءة العمل وتنظيم إدارة المعرفة.إضافة إلى ذلك، فإن تنفيذ نظام إدارة المعرفة يتماشى مع العمليات الأساسية لإدارة المعرفة، والتي تشمل: اكتشاف المعرفة، والتقاطها، ومشاركتها، وتطبيقها. خلص البحث إلى أن تنفيذ هذا النظام في شركة فينت إندونيسيا كان فعالاً في تحسين إدارة المعرفة، والمساهمة في بناء بيئة عمل أكثر تعاوناً وكفاءة وابتكاراً.الكلمات المفتاحية: نظام إدارة المعرفة، سكرم، شيربوينت، فينت إندونيسيا.