Manajemen pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menghadapi transformasi arsip digital di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur

INDONESIA:

Perkembangan teknologi telah mendorong berbagai sektor untuk beradaptasi dengan teknologi digital, termasuk dalam pengelolaan arsip. Digitalisasi arsip menjadi kebutuhan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas informasi. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur sebagai institusi pemerintahan menghadapi tantangan dalam transformasi arsip digital, di mana keberhasilan implementasinya sangat bergantung pada kesiapan dan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM). Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis perencanaan, implementasi, dan evaluasi pengembangan SDM dalam menghadapi transformasi arsip digital di instansi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumen yang kemudian dianalisis menggunakan model Miles, Huberman, dan Saldana yang mencakup tahapan pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, serta penarikan dan verifikasi kesimpulan. Peneliti melakukan uji keabsahan data dengan menggunakan teknik triangulasi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa a) Perencanaan pengembangan SDM telah berjalan dengan baik dengan identifikasi kebutuhan, penetapan tujuan dan sasaran, perancangan program pelatihan, pemilihan metode pembelajaran, pengembangan materi pelatihan, inklusivitas dan diversitas, penjadwalan dan logistik, pemilihan fasilitator, evaluasi program, serta pengukuran hasil dan dampak dengan menerapkan strategi pemindahan jabatan dan mentoring; b) Implementasi pengembangan SDM juga telah dilaksanakan secara sistematis seperti halnya dalam pengimplementasian sosialisasi Srikandi, Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis, dan Diklat Kearsipan yang diikuti oleh beberapa Kemenag daerah, termasuk Kota Malang, Surabaya, Sidoarjo, dan Pamekasan. Selain itu, dilakukan mentoring dari pimpinan ke bawahan serta coaching dari pegawai senior ke pegawai baru untuk meningkatkan kompetensi kearsipan; dan c) Hasil evaluasi program menunjukkan adanya peningkatan kompetensi pegawai, namun masih terdapat kendala berupa keterbatasan infrastruktur, jumlah SDM arsiparis yang belum mencukupi, serta belum optimalnya integrasi aplikasi kearsipan. Oleh karena itu, pengembangan SDM dan dukungan berkelanjutan tetap diperlukan untuk memperkuat transformasi arsip digital di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur.

ENGLISH:

Technological developments have encouraged various sectors to adapt, including in archive management. Archival digitization is a very important need to improve efficiency, security, and accessibility of information. The Regional Office of the Ministry of Religious Affairs of East Java Province as a government institution faces challenges in the transformation of digital archives, where the success of its implementation is highly dependent on the readiness and competence of Human Resources (HR). Therefore, this study aims to analyze the planning, implementation, and evaluation of HR development in the face of digital archive transformation in the agency.

This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected through interviews, observations, and documents which were then analyzed using the Miles, Huberman, and Saldana model which includes the stages of data collection, data condensation, data presentation, and conclusion drawing and verification. Researchers tested the validity of the data using triangulation techniques.

The results show that a) HR development planning has gone well with the identification of needs, setting goals and objectives, designing training programs, selecting learning methods, developing training materials, inclusivity and diversity, scheduling and logistics, selecting facilitators, evaluating programs, and measuring results and impacts by applying transfer and mentoring strategies; b) The implementation of HR development has also been carried out systematically, such as in the implementation of Srikandi socialization, Technical Guidance on Dynamic Archive Management, and archival training attended by several regional ministries, including Malang City, Surabaya, Sidoarjo, and Pamekasan. In addition, mentoring from leaders to subordinates and coaching from senior employees to new employees are carried out to improve archival competence; and c) The results of the program evaluation show an increase in employee competence, but there are still obstacles in the form of limited infrastructure, insufficient number of human resources archivists, and not optimal integration of archival applications. Therefore, human resource development and continuous support are still needed to strengthen the transformation of digital archives in the Regional Office of the Ministry of Religious Affairs of East Java Province.

ARABIC:

دفع تطور التكنولوجيا مختلف القطاعات إلى التكيف، بما في ذلك إدارة الأرشيف. تعد رقمية الأرشيف حاجة ضرورية لتحسين فعالية وأمن وسهولة الوصول إلى المعلومات. المكتب الإقليمي لوزارة الدين بمقاطعة جاوة الشرقية بوصفه مؤسسة حكومية يواجه التحدي في تحويل الأرشيف الرقمي، حيث أن نجاح تنفيذه يعتمد على استعداد وكفاءة الموارد البشرية. لذلك، يهدف هذا البحث إلى تحليل تخطيط وتنفيذ وتقييم تنمية الموارد البشرية في مواجهة تحويل الأرشيف الرقمي في ذلك المكتب.

يستخدم هذا البحث منهجا كيفيا بطريقة دراسة الحالة. يتم جمع البيانات من خلال المقابلات والملاحظات والوثائق التي يتم تحليلها باستخدام نموذج مايلز وهوبرمان وسالدانا الذي يحتوي على مراحل، وهي جمع البيانات فتكثيفها فعرضها، فكذلك استخلاص النتائج فتدقيقها. اختبر الباحث صحة البيانات باستخدام تقنية التثليث.

أظهرت نتائج البحث أن أ (تخطيط تنمية الموارد البشرية تم تنفيذه بصورة جيدة من خلال تحقيق الضروريات وتحديد الأهداف والأغراض وتصميم برامج التدريب واختيار طرائق التعليم وتنمية المواد التدريبية والشمولية والتنوع والجدولة والخدمات اللوجستية واختيار الميسرين وتقييم البرامج وقياس النتائج والآثار من خلال تنفيذ استراتيجيات نقل المناصب والتوجيه. ب (وكذلك تم تنفيذ تنمية الموارد البشرية بشكل منظم، كما تم تنفيذ التنشئة الاجتماعية للبطلة، والتوجيه التكنولوجي لإدارة الأرشيف الديناميكي، والتدريب على الأرشيف الذي حضرته العديد من وزارات الدين الإقليمية، بما في ذلك مدينة مالانج، وسورابايا، وسيدوارجو، وباميكاسان. وفضلا عن ذلك، يتم تنفيذ التوجيه من الرئاسة إلى المرؤوسين وكذلك التدريب من كبار الموظفين إلى الموظفين الجدد لتحسين كفاءة الأرشيف. ج (تظهر نتائج تقييم البرامج زيادة كفاءة الموظفين، ولكن لا يزال فيها عوائق نحو حدود البنية التحتية، وعدم كفاية عدد الموارد البشرية لأخصائيي الأرشيف، وعدم تكامل تطبيقات الأرشيف الأحسن. من أجل ذلك، لا يزال فيها ضرورة تنمية الموارد البشرية والدعم المستمر لتعزيز تحويل الأرشيف الرقمي في المكتب الإقليمي لوزارة الدين بمقاطعة جاوة الشرقية.