Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) koleksi Institutional Repository Perpustakaan Pusat Universitas Islam Malang

ABSTRAK

Teknologi pengembangan yang digunakan Perpustakaan Pusat Universitas Islam Malang, yakni institutional repository yang diharapkan dapat membantu meningkatkan pelayanan kepada pengunjung perpustakaan, agar menjadi lebih efektif dan efisien. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk merancang SOP koleksi UNISMA Proceeding, UNISMA Book’s dan Library Collection. Hal yang akan diteliti yakni hasil evaluasi kinerja dokumen SOP yang telah diimplementasikan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskripif, dengan teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan dalam proses pembuatan rancangan dokumen SOP dilakukan beberapa proses yakni diawali dengan perancangan SOP, kemudian kegiatan monitoring uji implementasi SOP, dilanjutkan dengan kegiatan evaluasi dan validasi dokumen yang dilakukan sebanyak tiga kali dengan tim IT support. Selanjutnya, mengenai hasil evaluasi dokumen SOP indikator efisiensi menunjukkan dokumen SOP dapat membantu pustakawaan dalam proses input data, serta dapat diimplementasikan dengan mudah. Pada indikator efektivitas menunjukkan rancangan dokumen SOP dapat menangani permasalahan yang terjadi saat melakukan proses input dokumen dan dapat meminimalisir kesalahan dari segi sistem maupun alur entry. Sementara, indikator konsitensi menunjukkan perintah penulisan sesuai dengan kebijakan perpustakaan, serta tidak ada hambatan saat proses input data dilakukan.

ABSTRACT

The institutional repository, the development technology of the Center Library of Universitas Islam Malang, is expected can improve its service to visitors to be more effective and efficient. The research aims to design the SOP of UNISMA proceedings, books, and library collections. It will focus on the performance evaluation results of implemented SOP documents. The researcher employed a qualitative descriptive method and collected the data using interviews, observation, and documentation. The research result shows that the designing process of SOP documents consists of the SOP designing, the monitoring of SOP implementation test, evaluation, and document validation three times by the IT support team. Furthermore, the efficiency indicator of the SOP document evaluation result shows that the SOP document can help librarians input data, and it can be implemented easily. The effectivity indicator shows that designing SOP documents can handle problems occurring during document input and minimize errors from the system and entry step aspects. Meanwhile, the consistency indicator shows that the writing direction follows the library policy, and there are no obstacles during the data input.

مستخلص البحث

تكنولوجيا التطوير التي تستخدمها المكتبة المركزية للجامعة الإسلامية مالانج، وهي المستودع المؤسسي الذي من المتوقع أن يساعد في تحسين الخدمات المقدمة لزوار المكتبة، لتكون أكثر فعالية وكفاءة. تم إجراء هذا البحث بهدف تصميم إجراءات التشغيل الموحدة لمجموعات مقالات علمية ومجموعات الكتب ومجموعة المكتبية للجامعة الإسلامية مالانج. الشيء الذي سيتم فحصه هو نتائج تقييم أداء وثائق إجراءات التشغيل الموحدة التي تم تنفيذها. استخدم هذا البحث منهج البحث النوعي الوصفي، مع تقنية جمع البيانات باستخدام المقابلة والملاحظة والوثائق. وأظهرت النتائج أن في عملية صياغة وثائق إجراءات التشغيل الموحدة، نفذت عدة عمليات، بدءا من تصميمها، ثم أنشطة الرصد الخاصة باختبارات تنفيذها، تليها أنشطة تقييم الوثائق والتحقق من صحتها التي نفذت ثلاث مرات مع فريق دعم تكنولوجيا المعلومات. وعلاوة على ذلك، وفيما يتعلق بنتائج تقييم وثيقة إجراءات التشغيل الموحدة، يبين مؤشر الكفاءة أن وثيقة إجراءات التشغيل الموحدة يمكن أن تساعد أمناء المكتبة في عملية إدخال البيانات، ويمكن تنفيذها بسهولة. ويبين مؤشر الفعالية أن تصميم وثيقة إجراءات التشغيل الموحدة يمكن أن تعالج المشاكل التي تحدث عند إجراء عملية إدخال الوثيقة ويمكن أن تقلل إلى أدنى حد من الأخطاء من حيث النظام وتدفق الإدخال. وفي الوقت نفسه، يظهر مؤشر الاتساق أوامر الكتابة وفقا لسياسات المكتبة، ولا توجد عوائق أثناء عملية الإدخال