Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis sebagai upaya memudahkan temu kembali Arsip pada UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

ABSTRAK

UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno memiliki unit kearsipan yang baru berdiri sejak 2020 namun telah cukup banyak mengelola arsip lembaga tersebut. Saat ini seluruh kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga
penyusutan hanya dilakukan oleh satu arsiparis saja. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses kegiatan pengelolaan arsip dinamis di unit kearsipan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno. Penelitian ini menggunakan metode
pendekatan kualitatif, dengan teknik pengambilan purposive sampling yang mana pengambilan sampel sumber data dilakukan atas pertimbangan tertentu yang peneliti anggap paling paham mengenai seluk beluk objek yang diteliti. Hasil penelitian ini ditemukan bahwasanya proses pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan telah dilakukan. Selain itu terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip seperti Standar Operasional Prosedur, sarana dan prasarana, SDM dan Anggaran. Namun terdapat beberapa proses pengelolaan yang belum dijalankan, seperti alih media arsip, dan penyusutan arsip. Selain itu terdapat masalah lain seperti kurangnya SDM di unit kearsipan, serta sarana prasarana penunjang kegiatan pengelolaan yang masih kurang.

ABSTRACT

The Bung Karno Proclaimer Library UPT has an archives unit that was only established in 2020 but has managed quite a lot of the institution's archives. Currently, all archive management activities from creation to depreciation are only
carried out by one archivist. This research aims to determine the process of dynamic archive management activities in the UPT archives unit of the Bung Karno Proclaimer Library. This research uses a qualitative approach method, with a purposive sampling technique in which sampling of data sources is carried out based on certain considerations that the researcher considers best understands the ins and outs of the object being studied. The results of this research found that a dynamic archive management process including creation, use, maintenance and
depreciation has been carried out. Apart from that, there are factors that influence archive management such as Standard Operating Procedures, facilities and infrastructure, human resources and budget. However, there are several management processes that have not been implemented, such as transfer of archive media and archive depreciation. Apart from that, there are other problems such as a lack of human resources in the archives unit, as well as inadequate infrastructure to support management activities.

مستخلص البحث

وحدة مكتبة بروكلاماتور بروكلاماتور بونغ كارنو لديها وحدة أرشيفية تم إنشاؤها فقط منذ عام ٢٠٢٠ ولكنها تدير أرشيفات المؤسسة كثيرا. حاليا، يتم تنفيذ جميع أنشطة إدارة الأرشيف من الإنشاء إلى الانكماش بواسطة أمين أرشيف واحد فقط. يهدف هذا البحث إلى تحديد عملية أنشطة إدارة الأرشيف الديناميكية في وحدة الأرشيف وحدة مكتبة بروكلاماتور بونغ كارنو. يستخدم هذا البحث نهجا نوعيا، مع تقنية أخذ العينات الهادفة التي يتم فيها أخذ عينات من مصادر البيانات بناء على اعتبارات معينة يعتبرها الباحثون أكثر فهما لخصوصيات وعموميات الكائن قيد الدراسة. وجدت نتائج هذا البحث أن عملية إدارة الأرشيف الديناميكية بما في ذلك الإنشاء والاستخدام والصيانة والاستهلاك قد تمت. وبالإضافة إلى ذلك، هناك عوامل تؤثر على إدارة المحفوظات مثل إجراءات التشغيل الموحدة والمرافق والهياكل الأساسية والموارد البشرية والميزانية. ومع ذلك، هناك بعض عمليات الإدارة التي لم يتم تنفيذها، مثل نقل وسائط الأرشيف وانكماش الأرشيف. وبالإضافة إلى ذلك، هناك مشاكل أخرى مثل نقص الموارد البشرية في وحدة المحفوظات، فضلا عن الهياكل الأساسية الداعمة لأنشطة الإدارة التي لا تزال غير موجودة.