Evaluasi layanan Arsip Statis di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

ABSTRAK

Bidang kearsipan Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang memiliki layanan arsip statis yang dijalankan sesuai pedoman PERKA ANRI Nomor 28 Tahun 2011. Jenis layanan arsip statis yang dijalankan yaitu layanan sarana penemuan kembali arsip statis secara manual dan elektronik. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi layanan arsip statis di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang. Metode yang digunakan yaitu metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa jenis layanan arsip statis yang berjalan di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang hanya satu jenis, yaitu layanan sarana penemuan kembali arsip statis secara manual dan elektronik. Layanan sarana penemuan kembali arsip statis secara manual menggunakan sarana daftar arsip statis, guide arsip statis, dan inventaris arsip statis, sedangkan secara elektronik menggunakan sarana dari aplikasi SIKN. Mekanisme layanan arsip statis dilakukan secara langsung dengan pengguna arsip mengunjungi depot arsip, dan secara tidak langsung melalui aplikasi SIKN Kota Malang. Sumber daya pendukung layanan arsip statis melibatkan unit layanan arsip statis yaitu layanan penelusuran arsip statis, lalu sarana dan prasarana seperti meja, kursi, rak arsip, ruang transit, ruang baca, dan peralatan elektronik , serta sumber daya manusia seperti pejabat struktural dan arsiparis. Namun, terdapat hambatan pada beberapa hal yaitu, kurangnya SDM karena tidak adanya staf administrasi dan staf pendukung, minimnya jumlah guide arsip statis, dan tidak adanya ruang khusus layanan arsip statis. Upaya yang dilakukan oleh arsiparis dalam meningkatkan layanan arsip statis yaitu melakukan penelusuran arsip statis ke lembaga perangkat daerah lain untuk menambah khazanah arsip statis di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang.

ABSTRACT

The archives division of the Public Library and Regional Archives Office of Malang City has a static archive service that is carried out according to the guidelines of ANRI Regulation Number 28 of 2011. The types of static archive services carried out are manual and electronic static archive retrieval services. This research aims to evaluate static archive services at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City. The method used is a qualitative research method with a descriptive approach. The results showed that the type of static archive service that runs at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City is only one type, namely manual and electronic static archive retrieval services. Manual static archive retrieval services use static archive lists, static archive guides, and static archive inventories, while electronically use the tools of the SIKN application. The static archive service mechanism is carried out directly with archive users visiting the archive depot, and indirectly through the Malang City SIKN application. Supporting resources for static archive services involve static archive service units, namely static archive search services, then facilities and infrastructure such as tables, chairs, archive shelves, transit rooms, reading rooms, and electronic equipment, as well as human resources such as structural officials and archivists. However, there are obstacles in several ways, namely, lack of human resources due to the absence of administrative staff and support staff, the minimum number of static archive guides, and the absence of a special room for static archive services. The efforts made by archivists in improving static archive services are to search for static archives to other regional apparatus institutions to add to the treasures of static archives at the Public Library and Archives Service of Malang City.

مستخلص البحث

قامت الشؤون الأرشيفية لمصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج بخدمة أرشيف ثابت يتم تنفيذه وفقًا للقانون الأرشيفي الوطني لجمهورية إندونيسيا ٢٨ سنة ٢٠١١ ميلاديا. والخدمة التي نحن هنا بصددها هي الخدمة لإعادة واكتشاف الأرشيفات الثابتة على طريق يدوي وإلكتروني. نهدف هذه الدراسة إلى تقييم خدمة الأرشيف الثابت في مصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج. إن المنهج الذي مشينا عليه فيما نبحث فيه هنا يندرج في البحث النوعي بطريقة الوصف التحليلي. أما نتيجة هذه الدراسة فهو أن خدمة الأرشيف الثابت في مصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج لم تتجزأ أجناسه أي هي على طريقة واحدة, وهي إعادة واكتشاف الأرشيفات الثابتة على طريق يدوي وإلكتروني. والطريقة اليدوية إما تكون باستخدام قائمة الأرشيفات الثابتة، أو باستخدام دليلها، أو باستخدام جردها. وأما الطريقة الإلكترونية تكون باستخدام تطبيق " نظام معلومات الأرشيف الوطني ". يتم تنفيذ الخدمة بشكل مباشر من خلال مستخدمي الأرشيف الذين يزورون مستودع الأرشيف، وبشكل غير مباشر من خلال تطبيق " نظام معلومات الأرشيف الوطني ". تشمل الموارد الداعمة لخدمات الأرشيفات الثابتة إلى وحدات خدمة الأرشيفات الثابتة، وهي خدمات البحث في الأرشيف الثابت، ثم المرافق والبنية التحتية مثل الطاولات والكراسي وأرفف الأرشيف وغرف العبور وغرف القراءة والمعدات الإلكترونية، وتشمل إلى الموارد البشرية مثل المسؤولين الهيكليين و الأرشيفيين. ولكن فيها عدة عوائق، وهي نقص الموارد البشرية من غياب الإداري والموظفين المعاونين، وقلة أدلة الأرشيف الثابت، وعدم وجود مساحة خاصة لخدمات الأرشيف الثابت. تشمل الجهود التي يبذلها أمناء الأرشيفيون لتحسين خدمات الأرشيف الثابت تتبع الأرشيفات الثابتة إلى المؤسسات الإقليمية الأخرى لزيادة مخزون الأرشيفات الثابتة لمصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج.