Evaluasi pemeliharaan arsip dinamis di Kantor Kementerian Agama Kota Malang Berdasarkan KMA No. 44 Tahun 2010

INDONESIA:

Pemeliharaan arsip dinamis merupakan kegiatan yang penting untuk menjaga keamanan, keutuhan, dan keselamatan arsip sebagai sumber informasi organisasi. Dalam pelaksanaannya, pemeliharaan arsip harus memperhatikan penetapan standar yang berlaku karena hal tersebut menjadi salah satu langkah penting untuk memastikan bahwa arsip dikelola secara efektif dan memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan (Sari et al., 2024). Oleh karena itu, evaluasi terhadap pelaksanaan pemeliharaan arsip perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat kesesuaiannya dengan standar yang berlaku. Riset ini bertujuan untuk mengevaluasi pemeliharaan arsip dinamis di Kantor Kementerian Agama Kota Malang berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama. Riset ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil riset menunjukkan bahwa kesesuaian pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis terlihat pada aspek pengamanan informasi arsip, prosedur kerja, dasar hukum, pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip, serta penggunaan sistem pendingin udara. Meskipun demikian, hasil evaluasi juga menunjukkan adanya beberapa ketidaksesuaian pada indikator tertentu, yaitu keterbatasan sarana penyimpanan arsip, tingginya lalu lintas pegawai di sekitar ruang arsip, terbukanya akses bagi pihak yang tidak berkepentingan, serta kondisi suhu dan kelembapan ruang arsip yang belum memenuhi standar. Secara keseluruhan, berdasarkan hasil interpretasi peneliti, pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis telah berjalan cukup baik, namun masih memerlukan perbaikan pada aspek penyediaan sarana penyimpanan, pengendalian akses dan aktivitas di sekitar ruang arsip, serta pengaturan kondisi lingkungan penyimpanan agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penilaian tersebut merupakan hasil interpretasi berdasarkan data yang diperoleh di lapangan dan analisis peneliti dalam riset kualitatif.

ENGLISH:

Dynamic archive maintenance is an important activity to maintain the security, integrity, and safety of archives as an organizational source of information. In its implementation, archive maintenance must pay attention to the determination of applicable standards because this is one of the important steps to ensure that archives are managed effectively and meet the provisions that have been set (Sari et al., 2024). Therefore, an evaluation of the implementation of archive maintenance needs to be carried out to determine the level of conformity with applicable standards. This study aims to evaluate the maintenance of dynamic archives at the Office of the Ministry of Religion of Malang City based on the Decree of the Minister of Religion Number 44 of 2010 concerning Guidelines for Archival Arrangement within the Ministry of Religion. This study uses a qualitative method with a case study approach. Data was collected through observation, interviews, and documentation. The results of the study show that the suitability of the implementation of dynamic archive maintenance can be seen in the aspects of securing archive information, work procedures, legal basis, maintenance and physical security of archives, and the use of air conditioning systems. However, the results of the evaluation also show that there are several discrepancies in certain indicators, namely the limited storage facilities of archives, the high traffic of employees around the archive room, the opening of access for non-interested parties, and the temperature and humidity conditions of the archive room that do not meet the standards. Overall, based on the results of the researcher's interpretation, the implementation of dynamic archive maintenance has gone quite well, but it still needs improvements in the aspects of providing storage facilities, controlling access and activities around the archive room, and regulating the storage environment conditions to be in accordance with applicable regulations. The assessment is the result of interpretation based on data obtained in the field and the researcher's analysis in qualitative research.

ARABIC:

الصيانة الديناميكية للأرشيفات هي نشاط مهم للحفاظ على أمان وسلامة الأرشيفات كمصدر تنظيمي للمعلومات. في تنفيذها، يجب على صيانة الأرشيفات الانتباه لتحديد المعايير المعمول بها، لأن هذه واحدة من الخطوات المهمة لضمان إدارة الأرشيفات بفعالية والالتزام بالأحكام الموضوعة (ساري وآخرون، 2024). لذلك، يجب إجراء تقييم لتنفيذ صيانة الأرشيف لتحديد مستوى الامتثال للمعايير المعمول بها. تهدف هذه الدراسة إلى تقييم صيانة الأرشيفات الديناميكية في مكتب وزارة الدين بمدينة مالانغ بناء على مرسوم وزير الدين رقم 44 لعام 2010 بشأن إرشادات ترتيب الأرشيف داخل وزارة الدين. تستخدم هذه الدراسة منهجية نوعية مع نهج دراسة حالة. تم جمع البيانات من خلال الملاحظة والمقابلات والتوثيق. تظهر نتائج الدراسة أن ملاءمة تنفيذ الصيانة الديناميكية للأرشيف يمكن رؤيتها في جوانب تأمين معلومات الأرشيف، وإجراءات العمل، والأساس القانوني، وصيانة الأرشيفات وأمانها المادي، واستخدام أنظمة التكييف. ومع ذلك، تظهر نتائج التقييم أيضا وجود عدة فروق في بعض المؤشرات، مثل محدودية مرافق تخزين الأرشيف، وحركة الموظفين العالية حول غرفة الأرشيف، وفتح الوصول للأطراف غير المهتمة، وظروف درجة الحرارة والرطوبة في غرفة الأرشيف التي لا تفي بالمعايير. بشكل عام، وبناء على نتائج تفسير الباحث، سار تنفيذ الصيانة الديناميكية للأرشيفات بشكل جيد، لكنه لا يزال بحاجة إلى تحسينات في جوانب توفير مرافق التخزين، والتحكم في الوصول والأنشطة حول غرفة الأرشيف، وتنظيم ظروف بيئة التخزين لتتوافق مع اللوائح المعمول بها. التقييم هو نتيجة التفسير بناء على البيانات التي تم الحصول عليها في الميدان وتحليل الباحث في البحث النوعي.