Evaluasi pengelolaan Arsip Dinamis pada sub bagian kelompok Kepegawaian dan Tata Usaha Balai Besar Inseminasi Buatan (BBIB) Singosari

ABSTRAK

Balai Besar Inseminasi Buatan (BBIB) Singosari memiliki permasalahan dalam pengelolaan arsip dinamis. Meliputi kurangnya SDM pengelola arsip, penomoran surat ditulis secara manual sehingga menyebabkan kesalahan. belum adanya penyusutan arsip sehingga menyebabkan penumpukan arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana hasil evaluasi pengelolaan arsip dinamis pada Sub Bagian Kelompok Kepegawaian dan Tata Usaha Balai Besar Inseminasi Buatan (BBIB) Singosari. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, dengan pendekatan deskriptif menggunakan data primer dengan metode pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di BBIB Singosari belum sesuai pedoman PERMENTAN No. 30 Tahun 2019. Beberapa hal yang menjadi temuan evaluasi arsip antara lain: Peminjaman arsip hanya dilakukan melalui WhatsApp tanpa bukti penandatanganan, pemeliharaan arsip belum sesuai dikarenakan ruang depo arsip kelembabannya belum diatur, dan suhu ruangan belum dikontrol, dan pemusnahan belum terlaksana.

ABSTRACT

The Singosari Artificial Insemination Center (BBIB) faces issues in the management of dynamic archives. This includes a shortage of human resources for archive management, manual letter numbering leading to errors, and the absence of archive depreciation causing a buildup of records. This research aims to understand the results of the evaluation of dynamic archive management in the Personnel and Administration Group Subsection of the Singosari Artificial Insemination Center (BBIB). The study utilizes a qualitative method with a descriptive approach, using primary data collected through observation and interviews. The findings indicate that the dynamic archive management at BBIB Singosari does not comply with the guidelines outlined in PERMENTAN No. 30 of 2019. Some of the evaluation findings include: archive loans conducted only through WhatsApp without proper signing evidence, inadequate archive maintenance due to the lack of regulation on humidity and temperature control in the archive depot, and the absence of a proper record destruction process.

مستخلص البحث

يواجه مركز التلقيح الاصطناعي سنجاساري (BBIB) مشاكل في إدارة السجلات الديناميكية. مما تشمل نقص الموارد البشرية لإدارة الأرشيف، كتابة ترقيم الخطابات يدويا مما يتسبب في حدوث أخطاء. ولم يحدث انكماش في السجلات، مما تسبب في تراكمها. يهدف هذا البحث إلى معرفة كيفية نتائج تقييم إدارة السجلات الديناميكية في القسم الفرعي لمجموعة شؤون الموظفين والإدارة في مركز التلقيح الاصطناعي سنجاساري (BBIB). استخدم هذا البحث منهجا نوعيا بمدخل وصفي باستخدام البيانات الأولية مع أساليب جمع البيانات من خلال الملاحظة والمقابلة. أظهرت النتائج أن إدارة السجلات الديناميكية في مركز التلقيح الاصطناعي سنجاساري (BBIB) لم تكن متوافقة مع إرشادات لوائح وزير الزراعة رقم 30 لعام 2019. تتضمن بعض نتائج تقييم الأرشيف ما يلي: يتم استعارة السجلات من خلال واتساب دون إثبات التوقيع، وصيانة السجلات غير مناسبة لأن رطوبة مستودع الأرشيف لم يتم تنظيمها والتحكم في درجة حرارة الغرفة، ولم يتم تنفيذ التدمير.