Evaluasi kegiatan Preservasi Arsip Vital di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

ABSTRAK

Bidang kearsipan di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang memiliki arsip vital yang disimpan di depot arsip. Arsip vital merupakan arsip yang sangat penting bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, sehingga arsip vital harus perlu dilakukan kegiatan preservasi agar terlindungi dari faktor perusak arsip vital tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kegiatan preservasi arsip vital serta mengetahui faktor penyebab kerusakan arsip vital di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan preservasi arsip vital telah dilakukan sesuai PERKA ANRI Nomor 06 Tahun 2005 dan PERKA ANRI Nomor 23 Tahun 2011, namun ada beberapa aspek tidak sesuai dengan pedoman, terutama dalam aspek perlindungan arsip vital yang melibatkan metode duplikasi. Demikian pula, pengamanan informasi arsip vital belum ada kartu identifikasi bagi pengguna arsip, dan pengamanan fisik arsip vital belum dilengkapi dengan sistem alarm pada depot arsip. Selanjutnya, pada aspek preservasi preventif dan kuratif ditemukan tidak adanya penggunaan filter penyaring ultraviolet di jendela, tidak ada penangkap serangga, dan belum sesuainya suhu dan kelembaban pada ruangan depot arsip. Menurut pedoman PERKA ANRI Nomor 04 Tahun 2009, arsip vital yang ditemukan rusak, terlipat, dan sobek disebabkan oleh faktor perubahan kimia pada kertas yang digunakan, kerusakan mekanis saat pemindahan arsip vital, serangan hama, dan timbulnya jamur pada kotak arsip dan dokumen arsip vital karena suhu dan kelembaban yang tidak sesuai.

ABSTRACT

The archives sector at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City has vital archives stored in the archive depot. Vital archives are archives that are very important for the operational continuity of the archive creator, so vital archives must need to be preserved so that they are protected from factors that destroy these vital archives. This research aims to evaluate vital archive preservation activities and find out the factors that cause damage to vital archives at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City. This research uses a qualitative research method with a descriptive approach. The results of this study show that vital archive preservation activities have been carried out in accordance with ANRI Regulation Number 06 of 2005 and ANRI Regulation Number 23 of 2011, but there are several aspects that are not in accordance with the guidelines, especially in the aspect of protecting vital archives involving the duplication method. Similarly, securing vital archive information has no identification card for archive users, and physical security of vital archives has not been equipped with an alarm system in the archive depot. Furthermore, in the aspects of preventive and curative preservation, it was found that there was no use of ultraviolet filters on the windows, no insect catchers, and the temperature and humidity in the archive depot room were not suitable. According to the guidelines of PERKA ANRI Number 04 of 2009, vital archives that were found damaged, folded, and torn were caused by chemical changes in the paper used, mechanical damage when moving vital archives, pest attacks, and mold on archive boxes and vital archive documents due to inappropriate temperature and humidity.

مستخلص البحث

إن للشؤون الأرشيفية لمصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج أرشيفات حيوية يتم تخزينها في مستودع الأرشيف. الأرشيفات الحيوية هي أرشيفات ذات أهمية كبيرة لاستمرارية عمليات منشئي الأرشيف، لذا يجب القيام بأنشطة الحفظ للأرشيفات الحيوية بحيث تكون محمية من العوامل التي تدمرها. نهدف هذه الدراسة إلى تقييم أنشطة حفظ الأرشيفات الحيوية ومعرفة العوامل التي تسبب الضرر والفساد للأرشيفات الحيوية في مصلحة المكتبة العامة والأرشيفات بمالانج.انطلاقا من ذلك, أن المنهج الذي مشينا عليه فيما نبحث فيه هنا يندرج في البحث النوعي بطريقة الوصف التحليلي. أما نتيجة هذه الدراسة فهي أن أنشطة الحفظ للأرشيفات الحيوية تناسب القانون الأرشيفي الوطني لجمهورية إندونيسيا ٠٦ سنة ٢٠٠٥ ميلاديا و ٢٣ سنة ٢٠١١. ومع ذلك، هناك العديد من الجوانب التي لا تتوافق وخاصة في جانب حماية الأرشيفات الحيوية الذي ينطوي على الأساليب الازدواجية. ومثله، بالنسبة لأمن معلومات الأرشيف الحيوية، لا توجد بطاقة هوية لمستخدمي الأرشيف، ولم يتم تجهيز الأمن المادي للأرشيفات الحيوية مثل نظام إنذار في مستودعات الأرشيف. علاوة على ذلك، ففي جانب الحفظ الوقائي والعلاجي، تبين عدم استخدام مرشحات الأشعة فوق البنفسجية على النوافذ، وعدم وجود صائدات للحشرات، كما أن درجة الحرارة والرطوبة في غرفة مستودع الأرشيف لم تكن مناسبة. وفقًا للقانون الأرشيفي الوطني لجمهورية إندونيسيا ٠٤ سنة ٢٠٠٩ ميلاديا، فإن الأرشيفات الحيوية التي وجدناها تالفة ومطوية وممزقة نجمت عن تغيرات كيميائية في الورق المستخدم، والتلف الميكانيكي عند نقلها، وهجمات الآفات، وظهور العفن على صناديق الأرشيف بسبب درجة الحرارة والرطوبة غير المناسبة.