Implementasi sistem informasi manajemen kearsipan pada pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Tulungagung

INDONESIA:

Kegiatan administrasi merupakan lingkup utama dalam pelaksanaan manajerial. Administrasi tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan organisasi. Manajemen dalam pelaksanaan organisasi harus memiliki bukti dan langkah yang sesuai dengan fungsi manajemen dari perencanaan, pengorganisasian, pengaktualisasian dan juga pngawasan. Perkembangan teknologi semakin menuntut segala bentuk kegiatan menjadi sistem komputerisasi, tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi informasi saat ini pengelolaan kearsipan juga dilaksanakan secara sistematis dengan pemanfaatan teknologi informasi. Pengelolaan kearsipan dinamis yang menjadi sumber data dalam pelayanan administrasi juga diterapkan secara otomsi untuk meningkatkan ketertiban kearsipan sesuai dengan tujuan pengelolaan kearsipan.

Fokus penelitian pada penelitian ini adalah : 1). Bagaimana bentuk Perencanaan sistem informasi manajemen pada pengelolaan arsip dinamis yang diterapkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Tulungagung? 2).Bagaimana implementasi sistem informasi manajemen pada pengelolaan arsip dinamis yang diterapkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Tulungagung? 3). Bagaimana dampak implementasi sistem informasi manajemen pada pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Tulungagung?. Fokus penelitian ini digunakan untuk mencapai tujuan penelitian.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan metode deskriptif, dalam hal ini peneliti memahami fenomena yang terjadi dan kealamian data didapat peneliti dengan terjun langsung ke lapangan penelitian. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi sebagai pendukung data penelitian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa, perencanaan sistem informasi manajemen kearsipan pada pengelolaan arsip dinamis ini dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan pelayanan adminstrasi dengan kesepakatan bidang kearsipan. Dalam implementasi sistem informasi manajemen kearsipan pada pengelolaan arsip dinamis dinas perpustakaan dan kearsipan kab Tulungagung ini menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (SIMARDI) yang mendukung bidang pelayanan, arsiparis, dan administrasi. Penerapan aplikasi ini memperlihatkan dampak posistif bagi seperti pada: bidang pelayanan antara lain : (1) mempermudah mendistribusian dan pembuatan arsip dinamis, (2) mempercepat penyedian arsip untuk pihak yang membutuhkan. Dampak dalam bidang arsiparis antara lain: (1) mempermudah pemberkasana arsip, (2) mempermudah dalam pengawasan arsip dinamis. Sedangkan dalam bidang administrasi dampaknya antara lain: (1) kemudahan dalam penciptaan dan pengarsipan arsip dinamis, (2) mempermudah dan mempercepat penyelesaian pekerjaan administratif arsip dinamis.

ENGLISH:

Administrative activities are the main scope of managerial implementation. Administration cannot be separated in organizational activities. Management in the implementation of the organization must have evidence and steps in accordance with the management function of planning, organizing, actualizing, and controlling. Technological developments increasingly require all forms of activity to become a computerized system, inseparable from the use of information technology at this time archival management is also carried out systematically by the use of information technology. Dynamic archival management which is the source of data in administrative services is also implemented automatically to improve filing order in accordance with the objectives of archival management.

The focus of research in this study is: 1). How to shape the Planning of management information systems on the management of archives is applied in the Department of Library and Archives Area Tulungagung? 2). How the implementation of management information systems on the management of archives is applied in the Department of Library and Archives Area Tulungagung? 3). How the impact of the implementation of management information systems on the management of the archives in the Department of Library and Archives Area Tulungagung? The focus of this research is used to achieve the research objectives.

This research uses qualitative research with descriptive methods, in this case the researcher understands the phenomena that occur and the naturalness of the data is obtained by the researcher by going directly to the research field. Data collection techniques using interviews, observation, and documentation to support research data.

The results showed that archival management information system planning in the management of dynamic records is carried out by considering the need for administrative services with an agreement in the field of archives. In the implementation of the Archives Management Information System on the management of the Dynamic Archives of the Tulungagung Regency Library and Archives Service using the Dynamic Management Information System application (SIMARDI) which supports the fields of service, archives, and administration. The application of this application shows positive impacts such as: in the service sector, among others: (1) facilitate the distribution and creation of dynamic archives, (2) accelerate the provision of archives for those in need. The impacts in xx the archivist field include: (1) facilitate the filing of archives, (2) facilitate the supervision of dynamic archives. Meanwhile, in the field of administration, the impacts include: (1) ease in creating and archiving dynamic archives, (2) simplify and accelerate the completion of the work of the administrative archives.