Manajemen strategi layanan santri dalam optimalisasi pelayanan berbasis sistem informasi santri (sis) di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini

INDONESIA:

Perkembangan pondok pesantren yang semakin pesat menuntut adanya manajemen layanan yang lebih sistematis, profesional, dan terintegrasi, termasuk melalui pemanfaatan teknologi informasi. Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini telah mengembangkan Sistem Informasi Santri (SIS) berbasis aplikasi bernama Al-Yasini-Qu untuk mendukung layanan administrasi, perizinan, presensi, dan keuangan santri. Namun, penerapan sistem tersebut belum sepenuhnya optimal karena berbagai kendala teknis maupun non-teknis, sementara kajian mengenai strategi manajemen pengelolaannya masih sangat terbatas.

Penelitian ini bertujuan untuk (1) mengidentifikasi bentuk dan karakteristik layanan santri yang dikelola melalui SIS, (2) mengidentifikasi kendala dalam penerapan pelayanan berbasis SIS, dan (3) menganalisis strategi manajemen yang diterapkan dalam mengoptimalkan pelayanan berbasis SIS di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis studi kasus. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi, kemudian dianalisis secara deskriptif untuk memperoleh pemahaman mendalam mengenai fenomena yang ditelit

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) layanan santri berbasis SIS di Al-Yasini telah beralih dari sistem manual menuju sistem terintegrasi dan terdigitalisasi yang mencakup administrasi, perizinan, presensi, dan keuangan, sehingga layanan menjadi lebih cepat, efisien, terstruktur, dan transparan; (2) penerapan SIS masih menghadapi kendala teknis, seperti keterbatasan infrastruktur dan kebutuhan pengembangan sistem, serta kendala non-teknis, seperti rendahnya literasi digital, resistensi terhadap perubahan, dan minimnya pelatihan, dengan faktor sumber daya manusia sebagai aspek paling dominan; dan (3) strategi manajemen yang diterapkan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan evaluasi yang berkelanjutan, yang diwujudkan melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia, penguatan infrastruktur teknologi, dan pengembangan fitur aplikasi sesuai kebutuhan layanan. Dengan demikian, optimalisasi layanan santri tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi juga pada efektivitas manajemen yang diterapkan secara menyeluruh.

ENGLISH:

The rapid growth of Islamic boarding schools (pesantren) in Indonesia demands more systematic, professional, and integrated service management, including through the use of information technology. Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini has developed an application-based Santri Information System (SIS) called Al-Yasini-Qu to support administrative services, permits, attendance, and student (santri) finances. However, its implementation has not been fully optimal due to various technical and non-technical obstacles, while studies on management strategies for such systems remain limited.

This study aims to (1) identify the forms and characteristics of santri services managed through SIS, (2) identify the obstacles in implementing SIS-based services, and (3) analyze the management strategy applied to optimize SIS-based services at Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini.

This study employs a qualitative approach with a case study design. Data were collected through observation, interviews, and documentation, then analyzed descriptively to gain an in-depth understanding of the phenomenon under study.

The results show that: (1) SIS-based santri services at Al-Yasini have shifted from a manual system to an integrated, digitalized system covering administration, permits, attendance, and finance, making services faster, more efficient, structured, and transparent; (2) the implementation of SIS still faces technical obstacles, such as infrastructure limitations and the need for system development, as well as non-technical obstacles, such as low digital literacy, resistance to change, and insufficient training, with human resource factors being the most dominant aspect; and (3) the management strategy applied includes planning, organizing, implementation, and continuous evaluation, realized through human resource capacity building, strengthening of technological infrastructure, and development of application features according to service needs. Thus, the optimization of santri services depends not only on technology but also on the effectiveness of comprehensive management.

ARABIC:

إنَّ التطور المتسارع للمعاهد الإسلامية (بوندوك بيسانترين) يستلزم إدارة خدمات أكثر منهجية واحترافية وتكاملاً، بما في ذلك من خلال الاستفادة من تكنولوجيا المعلومات. وقد طوَّر معهد اليسيني الإسلامي المتكامل نظام معلومات الطلاب (SIS) القائم على تطبيق يُعرف باسم "Al-Yasini-Qu" لدعم خدمات الإدارة والاستئذان والحضور والشؤون المالية للطلاب. غير أنَّ تطبيق هذا النظام لم يبلغ بعد مستوى الأمثلية الكاملة بسبب عدد من العقبات التقنية وغير التقنية، في حين لا تزال الدراسات المتعلقة باستراتيجية إدارة هذا النظام محدودة للغاية.

تهدف هذه الدراسة إلى: (1) تحديد أشكال وخصائص خدمة الطلاب التي تُدار من خلال نظام معلومات الطلاب (SIS)، (2) تحديد العقبات في تطبيق الخدمة القائمة على هذا النظام، (3) تحليل استراتيجية الإدارة المُطبَّقة في تحسين الخدمة القائمة على نظام معلومات الطلاب (SIS) في معهد اليسيني الإسلامي المتكامل.

استخدمت هذه الدراسة المنهج النوعي من نوع دراسة الحالة. وتم جمع البيانات من خلال الملاحظة والمقابلة والتوثيق، ثم تحليلها تحليلاً وصفياً للحصول على فهم عميق للظاهرة موضوع الدراسة.

وأظهرت نتائج الدراسة ما يلي: (1) أنَّ خدمة الطلاب القائمة على نظام معلومات الطلاب (SIS) في معهد اليسيني قد تحوَّلت من النظام اليدوي إلى نظام متكامل ورقمي يشمل الإدارة والاستئذان والحضور والشؤون المالية، مما جعل الخدمة أسرع وأكثر كفاءة وتنظيماً وشفافية؛ (2) أنَّ تطبيق هذا النظام لا يزال يواجه عقبات تقنية، مثل محدودية البنية التحتية والحاجة إلى تطوير النظام، وعقبات غير تقنية، مثل ضعف الثقافة الرقمية، ومقاومة التغيير، وقلة التدريب، مع كون عامل الموارد البشرية هو الجانب الأكثر هيمنة؛ (3) أنَّ استراتيجية الإدارة المُطبَّقة تشمل التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتقييم المستمر، التي تتجسد من خلال تعزيز قدرات الموارد البشرية، وتقوية البنية التحتية التكنولوجية، وتطوير خصائص التطبيق