Analisis sistem informasi arsip menggunakan metode Waterfall di MTS Al Badri

INDONESIA:

Pengelolaan arsip di MTs Al Badri Jember masih dilakukan secara manual dengan menyimpan berkas fisik di rak dan lemari tanpa sistem kategorisasi yang terstruktur. Kondisi ini mengakibatkan kesulitan dalam proses temu kembali arsip, risiko kehilangan dokumen, serta ketidakefisienan administrasi yang dapat menghambat kinerja sekolah, khususnya dalam proses evaluasi kinerja. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi arsip digital di MTs Al Badri guna meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen administrasi sekolah secara terorganisir, aman, dan sesuai dengan standar kearsipan nasional. Penelitian ini menggunakan metode pengembangan sistem Waterfall yang terdiri dari lima tahapan, yaitu analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah sebagai dasar perancangan kebutuhan sistem. Sistem yang dihasilkan memiliki fitur utama berupa pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pencarian dokumen, manajemen pengguna, integrasi penyimpanan berbasis google drive, serta riwayat log aktivitas pengguna. Pengujian Black Box Testing menunjukkan tingkat keberhasilan sebesar 94,12%, sedangkan User Acceptance Testing (UAT) terhadap sepuluh responden memperoleh rata rata skor 92,11% yang masuk dalam kategori sangat berhasil. Tahap pemeliharaan meliputi perbaikan fitur log out yang tidak berfungsi guna memastikan sistem berjalan secara optimal. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan bisa mengelola arsip secara lebih efektif, mempermudah temu kembali informasi, meningkatkan keamanan dokumen, serta membantu MTs Al Badri dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik dan terstruktur dengan baik.

ENGLISH:

Archive management at MTs Al Badri remains largely manual, with physical documents stored on shelves and in cabinets without a structured categorization system. The condition makes document retrieval difficult, increases the risk of document loss, and reduces administrative efficiency, thereby hindering the school's operational performance, particularly during performance evaluation processes. The research aims to design and develop a digital archival information system for MTs Al Badri to improve the effectiveness of school administrative document management in a more organized, secure, and nationally compliant archival system. The researcher adopted the Waterfall development methodology, which consists of five phases: need analysis, system design, implementation, testing, and maintenance. He collected the data using interviews with the Head of Administration and the School Principal as a basis for planning the system requirements. Then, the researcher developed a system with key features including incoming and outgoing correspondence management, document retrieval, user management, Google Drive-based storage integration, and user activity logging. He evaluated the system using the Black Box Testing, which achieved a success rate of 94.12%. He also conducted User Acceptance Testing (UAT) involving ten respondents and obtained an average score of 92.11%, indicating that users considered the system highly successful. The maintenance phase consists of correcting the malfunction in the logout feature to ensure optimal system performance. The research results demonstrate that the developed digital archival information system effectively improves archive management, manages the archives, supports document retrieval, enhances document security, and helps MTs Al Badri to implement a better and more structured archival management system.

ARABIC:

لا تزال إدارة الأرشيف في مدرسة البدري المتوسطة الدينية جمبر تتم بشكل يدوي من خلال تخزين الملفات المادية على الرفوف والخزائن دون نظام تصنيف منظم. هذه الحالة تؤدي إلى صعوبة في استرجاع الأرشيف، ومخاطر فقدان الوثائق، وعدم كفاءة الإدارة التي قد تعيق أداء المدرسة، خاصة في عملية تقييم الأداء. هدف هذا البحث إلى تصميم وبناء نظام معلومات للأرشيف الرقمي في مدرسة البدري المتوسطة الدينية بغرض تحسين فعالية إدارة مستندات الإدارة المدرسية بشكل منظم وآمن ومتوافق مع معايي الأرشفة الوطنية. استخدم هذا البحث أسلوب تطوير النظام "الشلال" الذي يتكون من خمس مراحل، وهي تحليل الاحتياجات، وتصميم النظام، والتنفيذ، والاختبار، والصيانة. تم جمع البيانات من خلال المقابلة مع مدير الشؤون الإدارية ومدير المدرسة كأساس لتصميم احتياجات النظام .النظام الناتج يتميز بالميزات الرئيسية التالية: إدارة الرسائل الواردة والصادرة، البحث في المستندات، إدارة المستخدمين، التكامل مع التخزين القائم على Drive Google، بالإضافة إلى سجلات نشاط المستخدمين. أظهر اختبار الصندوق الأسود Testing) Box (Black معدل نجاح قدره %94.12، في حين أن اختبار قبول المستخدم (UAT)الذي أُجري على عشرة مستجيبين حصل على متوسط درجة %92.11 والذي يُصنف ضمن فئة النجاح الكبي. تشمل مرحلة الصيانة إصلاح ميزة تسجيل الخروج الذي غي فعالة لضمان عمل النظام بشكل أمثل. أظهرت نتائج البحث أن النظام المطور يمكنه إدارة الأرشيف بشكل أكثر فعالية، وتسهيل استرجاع المعلومات، وتعزيز أمان المستندات، وكذلك مساعدة مدرسة البدري المتوسطة الدينية في تحقيق إدارة أرشيف أفضل ومنظمة بشكل جيد.