Rancang bangun sistem informasi arsip surat berbasis Web pada sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD Kabupaten Bandung menggunakan metode Prototype

INDONESIA:

Bagian Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Bandung masih menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar karena proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pelaporan arsip masih dilakukan secara manual menggunakan buku agenda dan penyimpanan fisik. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian arsip membutuhkan waktu yang cukup lama, meningkatkan risiko kehilangan dokumen, serta menyulitkan dalam penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web yang dapat membantu proses pencatatan, penyimpanan dan perncarian arsip surat lebih cepat. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototype yang meliputi tahapan communication, quick plan, quick design, construction of prototype, dan deployment delivery and feedback. Sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Pengujian sistem dilakukan menggunakan Black Box Testing untuk menguji fungsionalitas sistem serta User Acceptance Testing (UAT) untuk mengukur tingkat penerimaan pengguna terhadap sistem yang dikembangkan. Hasil Black Box Testing menunjukkan bahwa sebagian besar fungsi sistem telah berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan tingkat keberhasilan sebesar 96% yang termasuk dalam kategori sangat layak. Sementara itu, hasil User Acceptance Testing (UAT) yang melibatkan 10 responden memperoleh nilai rata-rata sebesar 92,8% dan termasuk dalam kategori sangat berhasil. Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem mudah dipelajari, efisien digunakan, memiliki tingkat kesalahan yang rendah, serta mampu memberikan kepuasan kepada pengguna.

ENGLISH:

The General Affairs Division of the Secretariat of the Regional House of Representatives (DPRD) of Bandung Regency still faces challenges in managing incoming and outgoing mail archives because the processes of recording, storing, retrieving, and reporting archives are carried out manually using agenda books and physical storage. This condition causes delays in archive retrieval, increases the risk of document loss, and complicates report preparation. This study aims to design and develop a web-based mail archive information system to support archive management in a more effective, efficient, and organized manner. The system development employed the Prototype method, which consists of communication, quick plan, quick design, construction of prototype, and deployment delivery and feedback stages. The system was developed using PHP programming language and MySQL database. System testing was conducted using Black Box Testing to evaluate system functionality and User Acceptance Testing (UAT) to measure user acceptance of the developed system. The results of Black Box Testing showed that most system functions operated according to user requirements, achieving a success rate of 96%, which falls into the “very feasible” category. Meanwhile, User Acceptance Testing (UAT), involving 10 respondents, obtained an average score of 92.8%, which is categorized as “very successful”. These results indicate that the system is easy to learn, efficient to use, has a low error rate, and provides user Satisfaction.

ARABIC:

لا تزال الشعبة العامة بالأمانة العامة لمجلس النواب الإقليمي بمحافظة باندونغ تواجه صعوبات في إدارة أرشيف الرسائل الواردة والصادرة، إذ لا تزال عمليات التسجيل والحفظ والبحث وإعداد التقارير تُجرى يدويًا باستخدام دفاتر السجلات والحفظ الورقي. ويؤدي ذلك إلى بطء عملية استرجاع الوثائق، وزيادة احتمالية فقدانها، وصعوبة إعداد التقارير. يهدف هذا البحث إلى تصميم وبناء نظام معلومات لأرشفة المراسلات قائم على الويب يساعد المستخدمين على حفظ الرسائل وتسجيلها والبحث عنها بصورة أسرع وأسهل. وقد استُخدم منهج النموذج الأولي (Prototype) في تطوير النظام، والذي يشتمل على مراحل التواصل، والتخطيط السريع، والتصميم السريع، وبناء النموذج الأولي، والتسليم والتغذية الراجعة. وتم تطوير النظام باستخدام لغة البرمجة PHP وقاعدة بيانات MySQL. كما تم اختبار النظام باستخدام اختبار الصندوق الأسود (Black Box Testing) للتحقق من وظائف النظام، واختبار قبول المستخدم (User Acceptance Testing/UAT) لقياس مستوى قبول المستخدمين للنظام المطور. وأظهرت نتائج اختبار الصندوق الأسود أن معظم وظائف النظام تعمل وفقًا لمتطلبات المستخدم بنسبة نجاح بلغت 96٪، وهي نسبة تندرج ضمن فئة «مناسب جدًا». أما نتائج اختبار قبول المستخدم، الذي شمل عشرة مستجيبين، فقد أظهرت متوسطًا قدره 92.8٪، وهو ما يندرج ضمن فئة «ناجح جدًا». وتدل هذه النتائج على أن النظام سهل التعلم، وفعّال في الاستخدام، ويتمتع بمعدل أخطاء منخفض، كما يحقق مستوى مرتفعًا من رضا المستخدمين