Sistem informasi arsip berbasis web menggunakan metode Rapid Application Development RAD pada PT. Garam

INDONESIA:

Pengelolaan arsip yang efektif menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan pengambilan keputusan di perusahaan. Berdasarkan hasil observasi di PT Garam, pengelolaan arsip masih dilakukan secara konvensional sehingga menimbulkan berbagai kendala, seperti kesulitan dalam pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip, serta keterlambatan dalam temu kembali informasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi arsip berbasis web pada PT Garam guna meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip serta mempermudah proses penyimpanan, pencarian, dan pengendalian dokumen. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD) yang terdiri atas tiga tahapan, yaitu requirements planning, design workshop, dan implementation. Perancangan sistem dilakukan menggunakan flowchart, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Sistem yang dikembangkan berbasis web dengan fitur utama meliputi login, pengelolaan dokumen arsip secara lokal maupun melalui integrasi Google Drive, manajemen pengguna, pengelolaan profil, serta log activity. Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode Black Box Testing dengan tingkat keberhasilan sebesar 95,65% yang termasuk dalam kategori sangat layak, sedangkan tingkat penerimaan pengguna diukur menggunakan System Usability Scale (SUS) dengan nilai rata-rata sebesar 92,5 yang masuk dalam kategori Acceptable, grade scale “A”, dan adjective ratings “Best Imaginable”, yang berarti pengguna menilai sistem ini sangat mudah dan nyaman digunakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mendukung pengelolaan arsip secara lebih efektif, mempercepat temu kembali informasi, meningkatkan keamanan penyimpanan dokumen, serta membantu perusahaan dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.

ENGLISH:

Effective archive management is a key factor in supporting the administration flow and decision-making in a company. Based on the observation at PT Garam, the archive management has been conducted conventionally, which leads to some problems, such as difficulties in finding documents, risks of missing archives, and delays in retrieving information. The research aims to design and develop a web-based archival information system for PT Garam to improve the effectiveness of archive management and facilitate document storage, retrieval, and control. The researcher adopted the Rapid Application Development (RAD) methodology to develop a system, which consists of three phases: requirements planning, design workshop, and implementation. He designed the system using flowcharts, Data Flow Diagrams (DFDs), and Entity Relationship Diagrams (ERDs). The web-based system has key features that include user authentication, archive document management through both local storage and Google Drive integration, user management, profile management, and log activity. The researcher tested the system using the Black Box Testing method, which achieved a success rate of 95.65%, indicating that the system is highly feasible. He also assessed user acceptance using the System Usability Scale (SUS), obtaining an average score of 92.5, which falls into the Acceptable category, receives a Grade A, and achieves the adjective rating of Best Imaginable, showing that users perceive the system as highly intuitive and easy to use. The research results demonstrate that the developed system effectively improves archive management by streamlining document storage and retrieval, enhancing document security, and enabling the company to implement a more structured and well-documented archival management system.

ARABIC:

تُعد إدارة الأرشيف بشكل فعال أحد العوامل المهمة في دعم سلاسة الإدارة واتخاذ القرارات في الشركة. بناءً على نتائج المراقبة في شركة الملح، لا تزال إدارة الأرشيف تُجرى بأسلوب تقليدي مما يؤدي إلى ظهور عدة المشكلات، مثل صعوبة البحث عن الوثائق، خطر فقدان الأرشيف، بالإضافة إلى التأخر في استرجاع المعلومات. يهدف هذا البحث إلى تصميم وبناء نظام معلومات أرشيف قائم على الويب في شركة الملح من أجل تحسين فعالية إدارة الأرشيف وتسهيل عملية التخزين والبحث والسيطرة على الوثائق. تُستخدم في تطوير النظام طريقة تطوير التطبيقات السريع التي تتكون من ثلاث مراحل، وهي تخطيط المتطلبات، ورشة التصميم، والتنفيذ. تم تصميم النظام باستخدام مخطط انسيابي، ومخطط تدفق البيانات (DFD)، ومخطط علاقات الكيانات (ERD). النظام المطور قائم على الويب ويشتمل على الميزات الرئيسية بما في ذلك تسجيل الدخول، وإدارة المستندات الأرشيفية محليًا أو من خلال تكامل مع Google Drive، وإدارة المستخدمين، وإدارة الملف الشخصي، وكذلك سجل النشاطات. تم اختبار النظام باستخدام طريقة اختبار الصندوق الأسود مع معدل نجاح قدره 95,65٪ والذي يُصنّف ضمن فئة صالحة جدًا، بينما تم قياس مستوى قبول المستخدم باستخدام مقياس قابلية استخدام النظام بقيمة متوسطة قدرها 92,5 والتي تُصنّف ضمن فئة مقبولة، ودرجة أ، وتصنيف صفتها أفضل ما يمكن تخيله، مما يعني أن المستخدمين يقيمون النظام على أنه سهل ومريح للغاية في الاستخدام. أظهرت نتائج البحث أن النظام المطور قادر على دعم إدارة الأرشيف بشكل أكثر فعالية، وتسريع استرجاع المعلومات، وزيادة أمان تخزين المستندات، وكذلك مساعدة الشركة في التمكين من تحقيق إدارة أرشيف أكثر تنظيماً وموثقة بشكل جيد.