Analisis penerapan knowledge capture menggunakan model SECI pada pelayanan sirkulasi koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pamekasan

INDONESIA:

Pada layanan sirkulasi koleksi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pamekasan telah tersedia standar pengetahuan tertulis sebagai pedoman kerja. Namun, dalam praktiknya masih ditemukan perbedaan pemahaman layanan yang menunjukkan adanya kesenjangan antara pengetahuan eksplisit dan tacit pustakawan. Kondisi tersebut mendorong perlunya analisis terhadap proses knowledge capture untuk mengetahui apakah pengetahuan kerja pustakawan telah tercapture atau tidak. Penelitian ini bertujuan menganalisis penerapan knowledge capture menggunakan model SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) pada layanan sirkulasi koleksi. Metode yang digunakan adalah kualitatif deskriptif melalui observasi dan wawancara mendalam dengan informan kepala bidang layanan, pustakawan senior, pustakawan baru, staf layanan sirkulasi, dan petugas administrasi layanan. Analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa knowledge capture telah berlangsung melalui empat tahapan SECI. Pada tahap socialization pengetahuan dibagikan melalui interaksi kerja dan diskusi. Pada tahap externalization, pengetahuan dituangkan dalam SOP dan prosedur layanan. Pada tahap combination, pengetahuan diintegrasikan dengan aturan layanan, OPAC, dan sistem SLiMS. Pada tahap internalization, pengetahuan diterapkan kembali melalui praktik kerja dan kegiatan pengembangan kompetensi. Meskipun proses knowledge capture telah berjalan, masih terdapat pengetahuan kerja yang belum terdokumentasi dalam prosedur kerja. Oleh karena itu, penelitian ini merekomendasikan penyusunan knowledge note, standardized knowledge point, dan kerangka kerja ideal guna mendukung transfer pengetahuan dan meningkatkan konsistensi layanan.

ENGLISH:

In the circulation services of the Department of Library and Archives of Pamekasan Regency, written knowledge standards have been established as work guidelines. However, in practice, differences in service understanding are still found, indicating a gap between explicit and tacit knowledge among librarians. This condition highlights the need to analyze the knowledge capture process to determine whether librarians’ working knowledge has been properly captured. This study aims to analyze the implementation of knowledge capture using the SECI model (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) in circulation services. The research method used is descriptive qualitative, conducted through observation and in-depth interviews with informants, including the head of the service division, senior librarians, junior librarians, circulation staff, and administrative officers. Data analysis was carried out through data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The results show that knowledge capture has been implemented through the four stages of the SECI model. In the socialization stage, knowledge is shared through work interactions and discussions. In the externalization stage, knowledge is articulated into SOPs and service procedures. In the combination stage, knowledge is integrated with service regulations, OPAC, and the SLiMS system. In the internalization stage, knowledge is reapplied through daily work practices and competency development activities. Although the knowledge capture process has been implemented, there is still some working knowledge that has not been documented in formal procedures. Therefore, this study recommends the development of knowledge notes, standardized knowledge points, and an ideal framework to support knowledge transfer and improve service consistency.

ARABIC

في خدمات تداول المجموعات في إدارة المكتبات والأرشيف بمحافظة باميكاسان، تتوفر معايير معرفة مكتوبة تُستخدم كدليل للعمل، ومع ذلك لا تزال تُلاحظ في الممارسة العملية اختلافات في فهم الخدمة، مما يدل على وجود فجوة بين المعرفة الصريحة والمعرفة الضمنية لدى أمناء المكتبات، وقد دفعت هذه الحالة إلى ضرورة تحليل عملية التقاط المعرفة (Knowledge Capture) لمعرفة ما إذا كانت المعرفة العملية لأمناء المكتبات قد تم التقاطها بشكل جيد أم لا، وتهدف هذه الدراسة إلى تحليل تطبيق عملية التقاط المعرفة باستخدام نموذج SECI (التنشئة الاجتماعية، الإخراج، الدمج، الاستيعاب) في خدمات تداول المجموعات، وقد استُخدم المنهج الوصفي النوعي من خلال الملاحظة والمقابلات المتعمقة مع رئيس قسم الخدمات، وأمناء المكتبات ذوي الخبرة، وأمناء المكتبات الجدد، وموظفي خدمات التداول، وموظفي الإدارة، وتم تحليل البيانات من خلال تقليل البيانات وعرضها واستخلاص النتائج، وأظهرت نتائج الدراسة أن عملية التقاط المعرفة قد تمت عبر المراحل الأربع لنموذج SECI، ففي مرحلة التنشئة الاجتماعية يتم تبادل المعرفة من خلال التفاعل في العمل والنقاش، وفي مرحلة الإخراج يتم توثيق المعرفة في إجراءات التشغيل القياسية (SOP) وإجراءات الخدمة، أما في مرحلة الدمج فتُدمج المعرفة مع لوائح الخدمة ونظام OPAC ونظام SLiMS، وفي مرحلة الاستيعاب تُعاد تطبيق المعرفة من خلال الممارسات العملية اليومية وأنشطة تطوير الكفاءات، وعلى الرغم من تنفيذ عملية التقاط المعرفة لا تزال هناك بعض المعارف العملية التي لم يتم توثيقها ضمن إجراءات العمل، لذلك توصي هذه الدراسة بإعداد ملاحظات المعرفة (Knowledge Note) ونقاط المعرفة المعيارية (Standardized Knowledge Point) وإطار عمل مثالي لدعم نقل المعرفة وتعزيز اتساق الخدمات.