Manajemen data peserta didik madrasah terintregasi dengan pemanfaatan aplikasi Education Management Information System (EMIS) di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Malang

INDONESIA:

Pengelolaan data peserta didik yang akurat dan terintegrasi menjadi kebutuhan penting dalam mendukung efektivitas administrasi dan pengambilan keputusan pendidikan di lingkungan Kementerian Agama. Sebelum diterapkannya Education Management Information System (EMIS), pengelolaan data masih dilakukan secara manual dan semi-digital sehingga proses penginputan, validasi, dan sinkronisasi data belum berjalan optimal. Oleh karena itu, penelitian ini berfokus pada pengelolaan data peserta didik sebelum penerapan EMIS, alur kerja EMIS dalam pengelolaan data peserta didik, serta tantangan dan hambatan penerapannya di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Malang.

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mendeskripsikan pengelolaan data peserta didik sebelum penerapan EMIS, (2) menganalisis alur kerja EMIS dalam pengelolaan data peserta didik, serta (3) mengidentifikasi tantangan dan hambatan dalam penerapan EMIS di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Malang.

Metode penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data diolah dengan menggunakan model analisis dari Miles, Huberman, dan Saldana yang terdiri dari kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Adapun keabsahan data menggunakan uji kredibilitas melalui teknik triangulasi dan uji dependabilitas melalui teknik Audit trail.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) sebelum penerapan EMIS, pengelolaan data peserta didik masih dilakukan secara manual melalui buku induk, file Excel, arsip fisik, dan pengiriman data secara langsung sehingga data belum terintegrasi secara optimal serta sering mengalami keterlambatan dan kesalahan pencatatan; (2) penerapan EMIS membuat pengelolaan data peserta didik menjadi lebih terstruktur, sistematis, dan terintegrasi melalui proses input data, persetujuan, validasi, serta pembaruan data secara berkala oleh operator madrasah dan pihak Kementerian Agama. EMIS juga berperan sebagai sumber data utama (data master) yang mendukung sinkronisasi data dengan berbagai layanan pendidikan lainnya; dan (3) penerapan EMIS masih menghadapi berbagai kendala yang meliputi aspek teknis, sumber daya manusia, data, dan operasional, seperti server lambat, pergantian operator, ketidaksesuaian data peserta didik, serta keterlambatan pembaruan data. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan kompetensi operator dan optimalisasi sistem guna mendukung efektivitas pengelolaan data peserta didik madrasah secara terintegrasi.

ENGLISH:

Accurate and integrated student data management is essential to support administrative effectiveness and educational decision-making within the Ministry of Religious Affairs. Prior to the implementation of the Education Management Information System (EMIS), student data management was carried out manually and semi-digitally, resulting in suboptimal data entry, validation, and synchronization processes. Therefore, this study focuses on student data management before the implementation of EMIS, the workflow of EMIS in managing student data, and the challenges and obstacles encountered in its implementation at the Ministry of Religious Affairs Office of Malang Regency.

This study aims to: (1) describe student data management before the implementation of EMIS; (2) analyze the workflow of EMIS in managing student data; and (3) identify the challenges and obstacles in the implementation of EMIS at the Ministry of Religious Affairs Office of Malang Regency.

The research method employed a qualitative approach with data collection techniques including observation, interviews, and documentation. Data were analyzed using the Miles, Huberman, and Saldana model, which consists of data condensation, data presentation, and drawing conclusions. Data validity was assessed through credibility testing using triangulation and reliability testing using the audit trail technique.

The results of the study indicate that: (1) prior to the implementation of EMIS, student data management was conducted manually through student record books, Microsoft Excel files, physical archives, and direct data submission, resulting in data that were not optimally integrated and were often affected by reporting delays and recording errors; (2) the implementation of EMIS has made student data management more structured, systematic, and integrated through data entry, approval, validation, and periodic data updates carried out by madrasah operators and the Ministry of Religious Affairs. EMIS also functions as the primary data source (data master) that supports data synchronization with various other educational services; and (3) the implementation of EMIS still faces several challenges related to technical, human resource, data, and operational aspects, including slow servers, operator turnover, inconsistencies in student data, and delays in data updates. Therefore, enhancing operator competence and optimizing the system are necessary to support the effectiveness of integrated student data management in madrasah.

ARABIC:

أصبحت إدارة بيانات الطلاب بشكل دقيق ومتكامل حاجة ملحة لدعم فعالية الإدارة واتخاذ القرارات التعليمية في وزارة الشؤون الدينية. قبل تطبيق نظام معلومات إدارة التعليم (EMIS) ، كانت إدارة البيانات لا تزال تتم يدويًا وشبه رقميًا، مما أدى إلى عدم سير عمليات إدخال البيانات والتحقق من صحتها ومزامنتها على النحو الأمثل. لذلك، تركز هذه الدراسة على إدارة بيانات الطلاب قبل تطبيق نظام EMIS ، وسير عمل نظام EMIS في إدارة بيانات الطلاب، بالإضافة إلى التحديات والعوائق التي واجهت تطبيقه في مكتب وزارة الشؤون الدينية بمقاطعة مالانج.

يهدف هذا البحث إلى: (١) وصف إدارة بيانات الطلاب قبل تطبيق نظام EMIS ،) ٢ (تحليل سير عمل نظام EMIS في إدارة بيانات الطلاب، و (٣) تحديد التحديات والعوائق التي تواجه تطبيق نظام EMIS في مكتب وزارة الشؤون الدينية بمقاطعة مالانج.

تستخدم هذه البحثُ طريقةَ نحجٍ نوعي مع تقنيات لجمع البيانات تتمثل في الملاحظة والمقابلات والتوثيق. تمت معالجة البيانات باستخدام نموذج التحليل الذي وضعه مايلز وهوبيرمان وسالدانا، والذي يتألف من تكثيف البيانات وعرضها واستخلاص الاستنتاجات. أما فيما يتعلق بصحة البيانات، فقد تم التحقق من مصداقيتها من خلال تقنية التثليث، ومن موثوقيتها من خلال تقنية مسار التدقيق.

أظهرت نتائج البحث ما يلي: (١) قبل تطبيق نظام EMIS ، كانت إدارة بيانات الطلاب تتم يدويًّا من خلال السجلات الرئيسية وملفات Excel والأرشيفات المادية وإرسال البيانات مباشرةً، مما أدى إلى عدم تكامل البيانات وتكرار حدوث تأخيرات وأخطاء في التسجيل؛ (٢) أدى تطبيق نظام EMIS إلى جعل إدارة بيانات الطلاب أكثر تنظيماً ومنهجية وتكاملاً من خلال عمليات إدخال البيانات والتحقق منها والتأكد من صحتها وتحديثها بشكل دوري من قبل مشغلي المدارس الدينية ووزارة الشؤون الدينية. كما يلعب نظام EMIS دور مصدر البيانات الرئيسي (البيانات الأساسية) الذي يدعم مزامنة البيانات مع مختلف الخدمات التعليمية الأخرى؛ و (٣) لا يزال تطبيق نظام EMIS يواجه العديد من العقبات، بما في ذلك محدودية الموارد البشرية، والتأخير في تحديث البيانات، بالإضافة إلى العقبات التقنية مثل بطء الخادم وأخطاء النظام عند الوصول إليه في وقت واحد. لذلك، من الضروري تحسين كفاءة المشغلين وتحسين النظام لدعم فعالية إدارة بيانات طلاب المدارس الدينية بشكل متكامل.