Desain pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Bagian Organisasi (SIKARBO) untuk meningkatkan efisiensi penemuan kembali arsip di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Sistem informasi kearsipan memiliki peran penting sebagai alat yang strategis untuk mendukung perencanaan, pengelolaan dokumen, dan pengambilan keputusan suatu kantor. Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang telah melaksanakan proses pengelolaan arsip secara digital akan tetapi masih teijadi kendala pada pengarsipan dokumen setiap sub-substansi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan kembali sistem yang telah ada sebelumnya menjadi website SIKARBO agar lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian research and development (R&D) yang mana pada tahapan pengembangannya menggunakan tahapan ADDIE: Analyze, Design, Development, Implementation, Evaluation. Penelitian ini memiliki dua proses pengujian yaitu tahap uji ahli dan uji coba sistem. Hasil pengujian tersebut berupa data survei yang kemudian dianalisis dengan cara kuantitatif deskriptif yang didukung dengan analisis data kualitatif.

Hasil penelitian yang didapatkan adalah sebagai berikut: 1) Analisis kebutuhan SIKARBO di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang mencakup identifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional sehingga mendukung proses pengembangan SIKARBO, 2) Desain website SIKARBO yang dirancang user-friendly terbukti dapat mempermudah penggunaan website, 3) Pengembangan website SIKARBO menggunakanframework laravel dan pengujian black box cocok digunakan karena pengembangannya relatif singkat, 4) Implementasi website SIKARBO memiliki dua tahapan yaitu: perencanaan implementasi yang meliputi klasifikasi arsip dan penentuan hak akses dan pelaksanaan implementasi yang meliputi migrasi data dan pilot project, 5) Evaluasi website SIKARBO dilaksanakan melalui dua tahapan yaitu: evaluasi formatif dan sumatif dengan hasil 83.3% (Sangat efektif) yang membuktikan bahwa SIKARBO layak digunakan.

ENGLISH:

The archival information system plays an important role as a strategic tool to support planning, document management, and decision-making in an office. The Organization Division of the Malang City Regional Secretariat has implemented a digital archiving process, but there are still obstacles in archiving documents for each sub-division. This study aims to redevelop the existing system into the SIKARBO website to make it more efficient and aligned with the needs of the Organizational Division of the City of Malang Secretariat.

The research method used in this study is research and development (R&D), which uses the ADDIE model in its development stages: Analyze, Design, Development, Implementation, Evaluation. This study has two testing processes, namely the expert testing stage and the system testing stage. The results of these tests are survey data, which are then analyzed using descriptive quantitative methods supported by qualitative data analysis.

The research results obtained are as follows: 1) The analysis of SIKARBO requirements in the Organization Division of the Malang City Regional Secretariat includes the identification of functional and non-functional requirements to support the SIKARBO development process, 2) The user-friendly design of the SIKARBO website has proven to facilitate website usage, 3) The development of the SIKARBO website using the Laravel framework and black box testing is suitable because the development process is relatively short, 4) The implementation of the SIKARBO website has two stages: implementation planning, which includes archive classification and access rights determination, and implementation execution, which includes data migration and a pilot project, 5) The evaluation of the SIKARBO website was conducted in two stages: formative and summative evaluation with a result of 83.3% (Very effective), proving that SIKARBO is suitable for use.

ARABIC:

تلعب أنظمة المعلومات الأرشيفية دورا مهما كأداة استراتيجية لدعم تخطيط المكاتب وإدارة الوثائق وصنع القرار. نفذت الوحدة التنظيمية للأمانة الإقليمية لمدينة مالانغ عملية أرشفة رقمية» ولكن لا تزال هناك عقبات أمام حفظ الوثائقفي كل فرع. والهدف من هذه الدراسة هو إعادة تطوير النظام القائم ليصبح موقع سيكاربو على شبكة الإنترنت من أجل جعله أكثر كفاءة وتلبية احتياجات الشعبة التنظيمية التابعة لأمانة مدينة مالانغ.

منهجية البحث المستخدمة في هذه الدراسة هي البحث والتطوير (R&D)‏ » باستخدام نموذج ADDIE‏ ف مرحلة تطويره: التحليل والتصميم والتطوير والتنفيذ والتقييم. هناك عمليتان للاختبار في هذه الدراسة » وهما مرحلة اختبار الخبراء ومرحلة اختبار النظام. نتائج هذه الاختبارات هي بيانات مسحية» والتي يتم تحليلها بعد ذلك باستخدام طرق وصفية كمية مدعومة بتحليل البيانات النوعية.

نتائج البحث التي تم الحصول عليها هي كما يلي: 1) تحليل احتياجات نظام SIKARBO‏ في قسمالتنظيم في الأمانة العامة لمدينة مالانج يشمل تحديد الاحتياجات الوظيفية وغير الوظيفية بحيث يدعم عملية تطوير نظام(0 511546151 ١‏ 2 )تصميم موقع الويب SIKARBO‏ المصمم بطريقة سهلة الاستخدام أثبت أنه يسهل استخدام الموقع» 3( تطوير موقع SIKARBO‏ باستخدام إطار عمل Laravel‏ واختبار الصندوقالأسود مناسب للاستخدام لأن تطويره نسبياً قصير» 4) تنفيك موقع SIKARBO‏ يتكون من مرحلتين: التخطيط للتنفيذ الذي يشمل تصنيف الأرشيف وتحديد حقوق الوصولء» وتنفيذ التنفيذ الذي يشمل ترحيل البيانات