Analisis penggunaan dan pengamanan arsip inaktif di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Kediri

INDONESIA

Penggunaan dan pengamanan arsip inaktif menjadi upaya pengelolaan arsip inaktif yang efektif dan aman dalam menjamin keberlangsungan informasi, akuntabilitas administrasi serta efisiensi layanan publik di instansi pemerintah. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (DPUPR) Kota Kediri masih menghadapi kendala dalam penggunaan dan pengamanan arsip inaktif. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penggunaan dan pengamanan arsip inaktif di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (DPUPR) Kota Kediri berdasarkan standar internasional ISO 15489-1:2016 Information and Documentation – Records Management. Penelitian dilakukan dengan metode kualitatif deskriptif melalui observasi, wawancara dan dokumentasi, dengan objek penelitian berfokus pada arsip inaktif konvensional di Bidang Cipta Karya. Berdasarkan ISO 15489-1:2016 terdapat empat aspek yang berkaitan dalam penggunaan dan pengamanan arsip yaitu access and permission rules, storing records, use and reuse, dan disposition. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan keempat aspek tersebut belum dilakukan secara optimal. Beberapa indikator yang telah diterapkan meliputi seperti penyediaan records center, penerapan metadata, penggunaan salinan arsip, dan pengawasan rutin. Sementara beberapa hal yang masih belum diterapkan yaitu pengaturan akses dan izin, sarana dan prosedur kesiapsiagaan, prosedur migrasi arsip, serta belum terlaksananya kegiatan disposisi secara resmi. Kendala yang dihadapi meliputi kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas arsip, rendahnya kesadaran pegawai, keterbatasan anggaran, serta minimnya akses informasi terkait pengelolaan arsip. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi bagi instansi dalam meningkatkan pengelolaan arsip inaktif serta menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya dalam pengembangkan pengelolaan arsip inaktif yang lebih efektif dan sesuai standar.

ENGLISH

The use and security of inactive archives is an effort to manage them effectively and safely to ensure the continuity of information, administrative accountability, and the efficiency of public services in government institutions. The Public Works and Spatial Planning Department (DPUPR) of Kediri City still faces obstacles in inactive archive use and security. The research aims to analyze the inactive archive use and security at the Public Works and Spatial Planning Department (DPUPR) of Kediri City based on the international standard ISO 15489-1:2016 Information and Documentation – Records Management. It was conducted using a descriptive qualitative method through observation, interviews, and documentation. It focused on conventional inactive records in the Creative Works Division. According to ISO 15489-1:2016, archive use and security have four aspects: access and permission rules, storing records, use and reuse, and disposition. The findings suggest that these aspects have not yet been optimally implemented. Positive measures already in place include the provision of a records center, the application of metadata, the use of archive copies, and routine monitoring. However, access and permission management, preparedness facilities and procedures, archive migration procedures, and the lack of formal disposition activities have yet to be introduced. Key obstacles comprise limited knowledge and skills among archival staff, low awareness among employees of the importance of records management, budget constraints, and restricted access to updated information on archival standards and practices. This research is expected to serve as an evaluation tool for institutions to improve inactive record management and as a reference for further research in developing more effective and standard-compliant inactive record management.

ARABIC

يعتبر استخدام وتأمين الأرشيفات غير الناشطة جهود إدارة الأرشيفات غير الناشطة التي تكون مؤثرة وآمنة في ضمان استمرارية المعلومات، ومسؤولية الإدارة، وفعالية المرافق العامة في مكتب الحكومة. ما زالت مصلحة الأشغال العامة وتخطيط الحيز بمدينة كاديري (DPUPR) تواجه العوائق في استخدام وتأمين الأرشيفات غير الناشطة. هذا البحث يهدف إلى تحليل استخدام وتأمين الأرشيفات غير الناشطة في مصلحة الأشغال العامة وتخطيط الحيز بمدينة كاديري بناءً على المعايير الدولية ISO 15489-1:2016 للمعلومات والوثائق - إدارة الأرشيفات. البحث يقوم بمنهج نوعي وصفي من خلال المراقبة، والمقابلة، والتوثيق، التي كان موضع البحث يركز على الأرشيفات غير الناشطة التقليدية في مجال اختراع العمل. بناء على ISO 15489-1:2016، فيه أربع نواحي التي تتعلق باستخدام وتأمين الأرشيفات، منها توصل واستئذان النظام، وتوفير الأرشيفات، والاستخدم مع إعادته، والتنظيم.نتيجة البحث تظهر أن تطبيق تلك الأربع لم يعمل بالأحسن. بعض المؤشرات الذي طبق فيها يتضمن توفير مركز الوثائق، وتطبيق فروع البيانات، واستخدام صورة الأرشيف، والمراقبة الرتيبة. بينما لا بزال بعض الأمور الذي لم يطبق فيها، مثل تنظيم التوصل والاستئذان، ووسائل وإجراءات الاستعداد، وإجراءات انتقال الأرشيف، وعدم تنفيذ أنشطة التنظيم رسميا. العوائق التي تواجه فيها تشمل نقص معارف ومهارات عمال الأرشيف، وانخفاض وعي العمال، وحدود الموازنة، وقلة توصل المعلومات عن إدارة الأرشيف. يرجى أن يكون هذا البحث مادة التقدير للمكتب في تحسين إدارة الأرشيفات غير الناشطة وكذلك مرجعًا للبحوث التالية في تنمية إدارة الأرشيفات غير الناشطة بشكل أكثر فعالية ومطابقة للمعايير.