Dampak pengelolaan arsip rekam medis terhadap kinerja petugas Rumah Sakit Baptis Batu

INDONESIA

Tingginya jumlah kehilangan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Baptis Batu yang disebabkan oleh kesalahan penempatan (missfile) menimbulkan kekhawatiran terhadap terganggunya kinerja petugas dalam menjalankan tugasnya. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk mengetahui pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Baptis Batu dan bagaimana dampaknya terhadap kinerja petugas di Rumah Sakit Baptis Batu. Metode dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan terdiri dari observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan proses pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Baptis Batu meliputi empat tahap, yaitu assembling, koding, indeksing, dan filing. Pengelolaan arsip tersebut memberikan dampak langsung terhadap beberapa aspek kinerja petugas khususnya dalam hal kualitas kerja, ketepatan waktu, efektivitas, dan kemandirian dalam melaksanakan tugas. Sementara itu, aspek kuantitas dinilai tidak terlalu dipengaruhi secara langsung oleh pengelolaan arsip, melainkan lebih berkaitan dengan jumlah pasien yang harus dilayani setiap harinya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip rekam medis yang baik sangat berperan dalam mendukung peningkatan kinerja petugas. Oleh karena itu, diperlukan upaya berkelanjutan dari pihak rumah sakit untuk meningkatkan sistem pengelolaan arsip, termasuk dengan memperkuat sumber daya manusia dan mengembangkan sistem digital seperti rekam medis elektronik (EMR) secara menyeluruh, guna menghadapi tantangan pengelolaan arsip di era digital saat ini.

ENGLISH

The frequent loss of medical records in the Baptis Hospital Batu is due to a placement failure. It leads to concern that it may disrupt staff performance in conducting their job. Therefore, this study was conducted to determine the management of medical records at Batu Baptist Hospital and how it affects the performance of staff at Baptis Hospital Batu. The researcher employed a qualitative descriptive method and collected the data using observation, interviews, and documentation. The research results show that the medical record archive process in the Baptis Hospital Batu consists of four stages: assembling, Koding, Indeksing, and filing. The archive management directly impacts some staff’s performance aspects, especially in terms of work quality, punctuality, effectiveness, and independence. Meanwhile, the quantity aspect is not always influenced directly by archive management. It is most likely related to daily total patients. Therefore, the research concludes that medical record archive management plays a crucial role in improving staff performance. Therefore, the hospital needs to conduct a continuous effort to improve the archive management system, including strengthening human resources and developing a comprehensive digital system, electronic medical records (EMR), to deal with archive management challenges in the digital era.

ARABIC

إن ارتفاع عدد فقدان مستندات السجلات الطبية بمستشفى المعمدانية في باتو بسبب خطأ في توزيع الملفات (missfile) مما يثير القلق بشأن تعطل أداء الموظفين في القيام بمهامهم. لذلك، تم إجراء هذا البحث لمعرفة إدارة أرشيف السجلات الطبية التي حدثت بمستشفى المعمدانية في باتو وتأثير إدارة أرشيف السجلات الطبية على أداء موظفي مستشفى المعمدانية في باتو. استخدم هذا البحث منهجًا وصفيًا نوعيًا. تضمنت تقنية جمع البيانات الملاحظة والمقابلة والوثائق. أشارت نتائج البحث إلى أن عملية إدارة أرشيف السجلات الطبية بمستشفى المعمدانية في باتو تشمل أربع مراحل، وهي التجميع، والترميز، والفهرسة، والأرشفة. إدارة الأرشيف لها تأثير مباشر على عدة جوانب من أداء الموظفين، وخاصة في جودة العمل، والدقة في الوقت، والفعالية، والاستقلالية في أداء المهام. في حين أن الجانب الكمي لا يؤثر عليه بشكل مباشر إدارة الأرشيف، بل يتعلق بعدد المرضى الذين يجب خدمتهم يومياً. وبالتالي، يمكن الاستنتاج منها أن الإدارة الجيدة لأرشيف السجلات الطبية تلعب دوراً مهماً في دعم تحسين أداء الموظفين. لذلك، هناك حاجة لجهود مستمرة من جانب المستشفى لتحسين نظام إدارة الأرشيف، بما في ذلك تعزيز الموارد البشرية وتطوير نظام رقمي مثل السجلات الطبية الإلكترونية (EMR) بشكل شامل، لمواجهة تحديات إدارة الأرشيف في العصر الرقمي الحالي.