Manajemen transformasi surat permohonan layanan perpustakaan keliling sekolah di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan proses manajemen transformasi surat permohonan layanan perpustakaan keliling sekolah yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang. Transformasi ini menjadi penting karena layanan perpustakaan keliling turut berperan dalam meningkatkan literasi siswa, terutama di sekolah-sekolah yang belum memiliki perpustakaan memadai. Pengajuannan layanan perpustakaan keliling ini sebelumnya hanya berbasis surat permohonan, namun mengalami perkembangan menuju sistem yang lebih terstruktur yakni melalui perjanjian kerja sama (MoU) agar pelaksanaannya lebih efektif dan efisien.

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan jenis studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, dan dokumentasi. Subjek penelitian terdiri dari pustakawan madya, pustawan penyelia, pengelola perpustakaan dan guru dari sekolah yang menerima layanan perpustakaan keliling. Analisis data dilakukan dengan model interaktif Miles dan Huberman yang meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat beberapa faktor yang memengaruhi transformasi surat permohonan, di antaranya adalah arahan dari pimpinan dan sekretaris dinas, kebutuhan administrasi yang lebih tertata, dorongan akreditasi sekolah, dan peningkatan minat sekolah terhadap layanan perpustakaan keliling untuk membantu terlaksananya program literasi. Proses transformasi dilakukan secara bertahap melalui sosialisasi, pengadaan format surat, serta pembuatan dokumen MoU yang lebih sistematis. Transformasi ini juga didukung oleh kebijakan internal dinas serta kemudahan akses informasi layanan.

Implikasi dari transformasi ini antara lain meningkatkan efektivitas layanan, mempercepat proses administrasi, dan memperluas jangkauan perpustakaan keliling ke sekolah-sekolah yang sebelumnya belum terlayani. Penelitian ini merekomendasikan penguatan koordinasi antar pihak serta pemanfaatan teknologi informasi untuk digitalisasi proses pengajuan layanan. Secara keseluruhan, transformasi surat permohonan ini memberikan dampak positif terhadap pengelolaan layanan literasi keliling di Kota Malang.

ENGLISH:

This study aims to describe the management transformation process of the school mobile library service request letter implemented by the Public Library and Regional Archives Office of Malang City. This transformation is important because mobile library services play a role in improving student literacy, especially in schools that do not have adequate libraries. The submission of this mobile library service was previously only based on a request letter, but has developed towards a more structured system, namely through a cooperation agreement (MoU) so that its implementation is more effective and efficient.

The research approach used is qualitative with the type of case study. Data collection techniques were conducted through in-depth interviews, observation, and documentation. The research subjects consisted of intermediate librarians, supervisory librarians, library managers and teachers from schools that received mobile library services. Data analysis was conducted using the Miles and Huberman interactive model which includes data reduction, data presentation, and conclusion drawing.

The results showed that there were several factors that influenced the transformation of the request letter, including the direction from the head and secretary of the office, the need for a more organized administration, the encouragement of school accreditation and the increase in school interest in mobile library services to help implement the literacy program. The transformation process was carried out gradually through socialization, procurement of letter formats and the creation of a more systematic MoU document. This transformation is also supported by the office's internal policies and easy access to service information.

The implications of this transformation include improving service effectiveness, speeding up administrative processes, and expanding the reach of mobile libraries to previously underserved schools. This study recommends strengthening coordination between parties and the use of information technology to digitize the service application process. Overall, the transformation of the request letter had a positive impact on the management of mobile literacy services in Malang City.

ARABIC:

تهدف هذه الدراسة إلى وصف عملية إدارة تحويل خطاب الطلب لخدمات المكتبة المتنقلة المدرسية التي تقوم بها مكتبة مدينة مالانج العامة ومكتب المحفوظات الإقليمية. هذا التحول مهم لأن خدمات المكتبات المتنقلة تلعب دورا في تحسين محو الأمية لدى الطلاب، خاصة في المدارس التي لا يوجد بها مكتبات كافية. كان تطبيق خدمة المكتبة المتنقلة هذه في السابق يعتمد فقط على بحيث يكون تنفيذها أكثر فعالية وكفاءة . (MoU) خطاب الطلب، لكنه تطور نحو نظام أكثر تنظيما، أي من خلال اتفاقية تعاون

نهج البحث المستخدم نوعي مع نوع دراسة الحالة. يتم تنفيذ تقنيات جمع البيانات من خلال المقابلات المتعمقة والملاحظات والتوثيق. تألفت موضوعات البحث من أمناء مكتبات معاونين وأمناء مكتبات مشرفين ومديري مكتبات ومعلمين من المدارس التي تلقت خدمات المكتبات المتنقلة. تم إجراء تحليل البيانات باستخدام نموذج مايلز وهوبرمان التفاعلي الذي تضمن تقليل البيانات وعرض البيانات واستخلاص الاستنتاجات .

وأظهرت نتائج الدراسة أن هناك عدة عوامل تؤثر على تحويل خطاب التقديم، منها توجيهات من قيادات وأمناء المكتب، والاحتياجات الإدارية الأكثر تنظيما، وتشجيع الاعتماد المدرسي، وزيادة الاهتمام المدرسي بخدمات المكتبات المتنقلة للمساعدة في تنفيذ برامج محو الأمية. تتم عملية التحول على مراحل من خلال التنشئة الاجتماعية، وشراء تنسيقات الرسائل، وإنشاء وثائق مذكرة تفاهم أكثر منهجية. ويدعم هذا التحول أيضا السياسة الداخلية للوكالة وسهولة الوصول إلى معلومات الخدمة .

تشمل الآثار المترتبة على هذا التحول زيادة فعالية الخدمة، وتسريع العمليات الإدارية، وتوسيع نطاق وصول المكتبات المتنقلة إلى المدارس التي كانت محرومة من الخدمات سابقا. توصي هذه الدراسة بتعزيز التنسيق بين الأطراف واستخدام تكنولوجيا المعلومات لرقمنة عملية تقد يم الخدمات. بشكل عام، فإن تحويل خطاب الطلب هذا له تأثير إيجابي على إدارة خدمات محو الأمية المتنقلة في مدينة مالانغ .