Pengelolaan arsip statis melalui pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) pada bidang pengelolaan arsip Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Di era digital, integrasi teknologi diperlukan oleh pengelolaan arsip statis guna menjaga keaslian, keamanan, beserta aksesibilitas arsip sebagai memori kolektif. Arsip-arsip dari pemerintah dapat disatukan secara digital dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang telah dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). SIKN telah diadopsi oleh Kota Malang melalui Bidang Pengelolaan Arsip pada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang sebagai salah satu daerah yang memiliki banyak sekali arsip bersejarah. Implementasi dari sistem ini masih tetap menghadapi berbagai tantangan. Keterbatasan pada sumber daya serta kesiapan infrastruktur menjadi tantangan-tantangan tersebut.

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan: (1) proses dari pengelolaan arsip statis sebagai sebuah upaya menjaga keselamatan arsip, serta (2) prosedur penggunaan SIKN di dalam pelestarian arsip pada Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang. Efektivitas sistem digital untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas dievaluasi melalui tujuan ini. Pelestarian arsip statis tersebut juga turut didukung oleh sistem digital itu.

Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif yang berjenis studi kasus. Wawancara bersama arsiparis, observasi secara langsung di lokasi penelitian, dan analisis terhadap dokumen menjadi cara dalam pengumpulan data. Teknik analisis data menurut model interaktif Miles, Huberman, dan Saldana meliputi kondensasi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan. Uji keabsahan sebuah data memakai triangulasi metode beserta sumber.

Proses pengelolaan arsip statis mencakup lima tahap: penilaian-akuisisi, perlindungan-perawatan (preventif dan kuratif), penataan-deskripsi, akses-layanan, serta penyuluhan masyarakat. Prosedur penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip daerah Kota Malang mencakup: 1) akuisisi, 2) pengunggahan, dan 3) verifikasi arsip yang secara terstruktur untuk memastikan keautentikan dan keutuhan informasi kearsipan.SIKN dimanfaatkan melalui dua platform: website lokal https://sikn.malangkota.go.id/ dan nasional https://sikn.anri.go.id/.

ENGLISH:

In the digital era, technology integration is needed by the management of static archives to maintain the authenticity, security, and accessibility of archives as collective memory. Government archives can be digitized using the National Archival Information System (SIKN) developed by the National Archives of the Republic of Indonesia (ANRI). SIKN has been adopted by Malang City through the Archives Management Division at the Malang City Public Library and Regional Archives Office as one of the regions that has a large number of historical archives. The implementation of this system still faces various challenges. Limitations on resources and infrastructure readiness are among these challenges.

This research aims to describe: (1) the process of static archive management as an effort to maintain archival safety, and (2) the procedures for using SIKN in archive preservation at the Archives Management Division of the Public Library and Regional Archives Office of Malang City. The effectiveness of digital systems to support transparency and accountability is evaluated through this objective. The preservation of static archives is also supported by the digital system.

The research used a qualitative approach of the case study type. Interviews with archivists, direct observation at the research location, and analysis of documents were the methods of data collection. Data analysis techniques according to the interactive model of Miles, Huberman, and Saldana include data condensation, data presentation, and conclusion drawing. The validity of the data was tested using triangulation of methods and sources.

The process of managing static archives includes five stages: assessment-acquisition, protection-care (preventive and curative), arrangement-description, access-service, and public education. The procedure for using the National Archival Information System (SIKN) in the Archives Management Division of the Public Library and Archives Office of Malang City includes: 1) acquisition, 2) uploading, and 3) verification of archives in a structured manner to ensure the authenticity and integrity of archival information.SIKN is utilized through two platforms: the local website https://sikn.malangkota.go.id/ and the national https://sikn.anri.go.id/ .

ARABIC:

في العصر الرقمي، يتطلب تكامل التكنولوجيا في إدارة الأرشيفات الثابتة للحفاظ على أصالة المحفوظات وأمنها وإمكانية الوصول إليها باعتبارها ذاكرة جماعية. يمكن دمج المحفوظات الحكومية رقمياً مع نظام معلومات الأرشيف الوطني (SIKN) الذي طوره الأرشيف الوطني لجمهورية إندونيسيا (ANRI). وقد اعتمدت مدينة مالانج نظام SIKN من خلال قسم إدارة المحفوظات في مكتبة مدينة مالانج العامة ومكتب المحفوظات الإقليمي باعتبارها واحدة من المناطق التي لديها عدد كبير من المحفوظات التاريخية. ولا يزال تنفيذ هذا النظام يواجه تحديات مختلفة. ومن بين هذه التحديات محدودية الموارد وجاهزية البنية التحتية.

يهدف هذا البحث إلى وصف: (1) عملية إدارة الأرشيفات الثابتة كجهد للحفاظ على سلامة الأرشيف، و(2) إجراءات استخدام نظام المعلومات الإدارية المتكاملة في حفظ الأرشيفات في قسم إدارة المحفوظات في المكتبة العامة ومكتب المحفوظات الإقليمي في مدينة مالانج. يتم تقييم فعالية الأنظمة الرقمية لدعم الشفافية والمساءلة من خلال هذا الهدف. كما يتم دعم حفظ المحفوظات الثابتة من خلال النظام الرقمي.

استخدم البحث منهجاً نوعياً من نوع دراسة الحالة. وكانت المقابلات مع القائمين على الأرشيف، والملاحظة المباشرة في موقع البحث، وتحليل الوثائق هي أساليب جمع البيانات. وشملت تقنيات تحليل البيانات وفقًا للنموذج التفاعلي لمايلز وهوبرمان وسالدانا تكثيف البيانات، وعرض البيانات، واستخلاص النتائج. تم اختبار صحة البيانات باستخدام تثليث الأساليب والمصادر.

تتضمن عملية إدارة المحفوظات الثابتة خمس مراحل: التقييم-الاقتناء، والحماية-العناية (الوقائية والعلاجية)، والترتيب-الوصف، والوصول-الخدمة، والتثقيف العام. تشمل إجراءات استخدام نظام المعلومات الأرشيفية الوطني (SIKN) في قسم إدارة المحفوظات في المكتبة العامة ومكتب المحفوظات في مدينة مالانج ما يلي ١) الاقتناء، و ٢) التحميل، و ٣) التحقق من المحفوظات بطريقة منظمة لضمان صحة وسلامة المعلومات الأرشيفية.ويتم استخدام نظام معلومات المحفوظات الوطني (SIKN) من خلال منصتين: الموقع الإلكتروني المحلي https://sikn.malangkota.go.id/ والموقع الوطني https://sikn.anri.go.id/.