Rancang bangun prototipe aplikasi manajemen E-document di Dinas Pertanian Kabupaten Jombang

INDONESIA:

Dokumen dalam suatu instansi atau perusahaan merupakan suatu aset yang sangat penting dalam mendukung tiap program kerja yang dibuat oleh organisasi tersebut. Posisi dokumen bagaikan suatu properti berharga yang dapat mendukung pengambilan suatu keputusan. Banyaknya dokumen yang dihasilkan dalam tiap proses kerja menuntut instansi tersebut melakukan sistem penyimpanan dan penataan dokumen dengan baik guna keperluan di waktu yang akan datang. Dinas Pertanian (Dispertan) Kabupaten Jombang merupakan salah satu instansi yang memerlukan adanya sistem penyimpanan dokumen yang baik, dimana mencakup aspek-aspek sistem penyimpanan dokumen yang tertata rapi, tersentralisasi, dan adanya relasi antara tiap dokumen milik tiap bidang dan seksi. Dengan menggunakan salah satu komponen teknologi informasi yang sangat berkembang saat ini yaitu website yang diimplementasikan kedalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik (manajemen e-document) menjadi salah satu solusi terpecahkannya masalah sistem penyimpanan dokumen diDispertan Jombang.

Sistem ini mendukung berbagai macam manajemen diantaranya manajemen dokumen pribadi, manajemen dokumen publik, manajemen folder pribadi, manajemen folder publik, manajemen user, dan manajemen grup. Terdapat 2 jenis manajemen dokumen yaitu manajemen dokumen publik ialah manajemen dokumen – dokumen tiap seksi dan bidang di Dispertan Jombang dan manajemen dokumen pribadi yang mengatur semua dokumen pribadi milik perorangan.

Dengan tata kelola sistem manajemen e-document yang seperti ini diharapkan dapat menjadi suatu sistem manajemen dokumen elektronik yang handal, tersentralisasi, aman, rapi, mudah diakses oleh antar pegawai dari seksi dan bidang yang berbeda dan mudahnya penyebaran dokumen antar seksi dan bidang.

ENGLISH:

Documents in an agency or a company is a very important asset in supporting each work program created by the organization. The position of the document like a valuable property that can support decision-a decision. The number of documents produced in each work process requires agencies perform storage systems and well-structuring documents for the purpose in the future. Department of Agriculture (Dispertan) Jombang is one agency that needs a good document storage system, which includes aspects of document storage systems are organized, centralized, and the relationship between each of the documents belonging to each area and section. Using one component of a highly developed information technology today is a website which is implemented in the form of Electronic Document Management Information Systems (e-document management system) be one solution insolubility problem of document storage system in Dispertan Jombang.

The system supports a wide range of management including personal document management, document management of public, private folder management, public folder management, user management, and group management. There are 2 types of document management which is a public document management document management - document each section and field in Dispertan Jombang personal document management and personal documents governing all private property.

With the governance of e-document management system like this is expected to be an electronic document management system that is reliable, centralized, secure, neat, easily accessible by shuttle employees from different sections and fields and easy deployment of documents between section and fields.