Pemanfaatan surat digital untuk peningkatan aksesibilitas arsip dinamis surat masuk dan keluar di Sekretariat Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh perlunya sistem pengelolaan arsip yang efisien, cepat, dan akurat untuk mendukung administrasi pemerintahan, khususnya di Sekretariat Daerah Kota Malang. Sistem manual yang digunakan sebelumnya memiliki banyak kelemahan, seperti lambatnya pencarian arsip dan risiko kehilangan dokumen. Sebagai solusi, Pemerintah Kota Malang mengembangkan aplikasi berbasis teknologi informasi bernama Surat Digital untuk mengelola arsip dinamis surat masuk dan keluar secara elektronik guna meningkatkan aksesibilitas. Penelitian ini terdiri dari 2 aspek, yaitu: implementasi dan implikasi pemanfaatan surat digital dalam meningkatkan aksesibilitas arsip dinamis di Sekretariat Daerah Kota Malang.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara semi-terstruktur, dan dokumentasi. Analisis data mencakup reduksi, penyajian, dan penarikan kesimpulan, dengan validitas diperkuat melalui triangulasi sumber dan teknik.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan surat digital berkontribusi positif terhadap peningkatan aksesibilitas arsip dinamis di Sekretariat Daerah Kota Malang. Dari sisi implementasi, fitur klasifikasi arsip dan sistem keamanan berbasis akses membuat pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan distribusi surat menjadi lebih terstruktur dan efisien. Arsip dapat diakses lebih cepat oleh pengguna yang berwenang, sehingga mendukung kelancaran administrasi serta meningkatkan transparansi dan keamanan dokumen. surat digital juga mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, menghemat ruang penyimpanan, dan mempercepat layanan surat-menyurat. Dari sisi implikasi, penggunaan surat digital turut mengubah pola kerja pegawai menuju sistem kerja digital. Namun, tantangan seperti keterbatasan jaringan dan kesenjangan kemampuan teknologi antarpegawai masih perlu diatasi. Beberapa pegawai yang belum terbiasa dengan teknologi mengalami kesulitan dalam mengoperasikan sistem, sehingga perlu adanya pelatihan dan pendampingan secara berkala. Oleh karena itu, untuk menjamin keberlanjutan dan optimalisasi penggunaan surat digital, dibutuhkan komitmen kelembagaan melalui penyediaan infrastruktur yang memadai, pelatihan intensif, serta evaluasi rutin terhadap efektivitas dan keamanan sistem.Secara keseluruhan, surat digital terbukti efektif dan berpotensi menjadi model sistem pengarsipan elektronik yang adaptif dan efisien bagi instansi pemerintah lainnya.

ENGLISH:

This research is motivated by the need for an efficient, fast, and accurate records management system to support government administration, particularly at the Regional Secretariat of Malang City. The previous manual system had many weaknesses, such as slow archive retrieval and the risk of document loss. As a solution, the Malang City Government developed a technology-based application called Digital Letters to manage incoming and outgoing dynamic records electronically in order to enhance accessibility. This research focuses on two aspects: the implementation and the implications of using Digital Letters to improve the accessibility of dynamic records at the Regional Secretariat of Malang City.

This study employs a descriptive qualitative method, conducted in the Organizational Division of the Regional Secretariat of Malang City. Data were collected through observation, semi-structured interviews, and documentation. Data analysis includes reduction, presentation, and conclusion drawing, with validity strengthened through source and technique triangulation.

The findings show that the use of Digital Letters has contributed positively to enhancing the accessibility of dynamic records at the Regional Secretariat of Malang City. In terms of implementation, features such as record classification and access-based security systems have made the recording, storage, retrieval, and distribution of letters more structured and efficient. Archives can be accessed more quickly by authorized users, thus supporting administrative efficiency while enhancing transparency and document security. Digital Letters also reduces reliance on physical records, saves storage space, and accelerates correspondence services. In terms of implications, the use of Digital Letters has also shifted employees’ work patterns toward a more digital system. However, challenges remain, such as limited network infrastructure and disparities in technological skills among staff. Some employees who are not yet familiar with technology experience difficulties operating the system, indicating the need for regular training and mentoring. Therefore, to ensure the sustainability and optimization of Digital Letters, institutional commitment is needed through adequate infrastructure provision, intensive training, and regular evaluations of system effectiveness and security. Overall, Digital Letters has proven to be effective and has the potential to serve as a model for an adaptive and efficient electronic archiving system for other government institutions.

ARABIC:

هذا البحث جاء بدافع الحاجة إلى نظام لإدارة الأرشيف يكون فعالاً وسريعاً ودقيقاً. لدعم الإدارة الحكومية، ولا سيما في الأمانة العامة لبلدية مدينة مالانغ. إن النظام اليدوي الذي كان يُستخدم سابقاً يعاني من عدة عيوب، مثل بطء عملية البحث عن الأرشيف وخطر فقدان الوثائق. وكحلٍّ لذلك، طوّرت حكومة مدينة مالانغ تطبيقاً مبنيا على تكنولوجيا المعلومات يُدعى (الرسائل الرقمية) لإدارة الأرشيف الديناميكي للرسائل الواردة والصادرة إلكترونياً بهدف تعزيز إمكانية الوصول.

استخدم هذا البحث منهج البحث النوعي الوصفي، وقد أُجري في قسم التنظيم التابع للأمانة العامة لبلدية مدينة مالانغ. جُمعت البيانات من خلال الملاحظة، والمقابلات شبه المهيكلة، والوثائق. وشملت عملية تحليل البيانات: تقليص البيانات، وعرضها، واستخلاص الاستنتاجات، مع تعزيز مصداقية النتائج من خلال تنويع المصادر والأساليب.

وقد اتّبع هذا البحث المنهج الوصفي النوعي، وأُجري في قسم التنظيم التابع للأمانة العامة. جُمعت البيانات باستخدام الملاحظة، والمقابلات شبه المهيكلة، والوثائق. وشملت عملية تحليل البيانات: تقليص البيانات، وعرضها، واستخلاص الاستنتاجات، مع تقوية مصداقية النتائج من خلال تنويع المصادر والأساليب. أظهرت نتائج البحث أن استخدام قد أسهم بشكل إيجابي في تحسين إمكانية الوصول إلى الأرشيف الديناميكي في الأمانة العامة. فمن حيث التنفيذ، ساهمت خصائص تصنيف الأرشيف ونظام الأمان القائم على الصلاحيات في جعل عمليات تسجيل الرسائل، وتخزينها، والبحث عنها، وتوزيعها أكثر تنظيماً وفعالية. وأصبح بالإمكان الوصول إلى الأرشيف بسرعة من قبل المستخدمين المخوّلين، مما يُسهم في تحسين سير العمل الإداري، ويُعزّز الشفافية وأمان الوثائق. كما قلّل استخدام من الاعتماد على الأرشيف الورقي، ووفر مساحة التخزين، وسرّع خدمات المراسلات. أما من حيث التأثير، فقد أدى استخدام إلى تغيّر في نمط عمل الموظفين باتجاه النظام الرقمي. ومع ذلك، لا تزال هناك تحديات مثل ضعف الشبكة والفجوة في المهارات التكنولوجية بين الموظفين. حيث يواجه بعض الموظفين الذين ليست لديهم خبرة كافية في التكنولوجيا صعوبات في تشغيل النظام، مما يستدعي تقديم تدريب منتظم ومرافقة مستمرة. وبالتالي، لضمان استدامة استخدام وتحقيق أفضل النتائج منه، لا بد من التزام مؤسسي يتمثل في توفير بنية تحتية مناسبة، وتنظيم دورات تدريبية مكثفة، وإجراء تقييمات دورية لمدى فعالية النظام وأمانه. وبشكل عام، أثبت فعاليته، ويملك الإمكانية لأن يكون نموذجاً لنظام أرشفة إلكترونية متطور وفعّال في المؤسسات الحكومية الأخرى.