Pengaruh implementasi Surat Digital (SURADI) terhadap efisiensi operasional di Sekretariat Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Era digital saat ini mendorong instansi pemerintahan untuk meningkatkan efisiensi operasional melalui pemanfaatan teknologi informasi. Salah satu bentuk implementasi teknologi tersebut adalah penggunaan aplikasi Surat Digital (SURADI) di Sekretariat Daerah Kota Malang. Latar belakang penelitian ini muncul dari kebutuhan untuk mengatasi kendala administratif yang sering kali memperlambat proses birokrasi dan menghambat layanan publik yang optimal.

Penelitian ini bertujuan untuk menguji dan menganalisis pengaruh implementasi aplikasi SURADI terhadap efisiensi operasional di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Malang. Efisiensi operasional dalam konteks ini mencakup penggunaan waktu, biaya, serta tenaga kerja (SDM). Penelitian ini memfokuskan perhatian pada bagaimana digitalisasi surat menyurat melalui SURADI mampu mempercepat proses pelayanan serta meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kuantitatif dengan jenis penelitian eksperimental. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran angket kepada 78 responden yang merupakan pegawai di Sekretariat Daerah Kota Malang. Analisis data dilakukan menggunakan aplikasi SmartPLS 3 yang mencakup pengujian validitas, reliabilitas, serta uji statistik seperti t-test, F-Square dan R-square untuk mengukur pengaruh masing-masing variabel.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi SURADI berpengaruh positif terhadap efisiensi operasional. Sistem ini terbukti mampu mengurangi waktu penyelesaian tugas administratif, menurunkan biaya operasional, serta meminimalkan penggunaan tenaga kerja secara manual. Penelitian ini memberikan kontribusi bagi pengembangan sistem informasi administrasi pemerintahan dan menjadi rujukan bagi penerapan teknologi serupa di instansi lainnya untuk mendukung transformasi menuju tata kelola pemerintahan berbasis digital.

ENGLISH:

In the current digital era, government institutions are encouraged to enhance operational efficiency through the utilization of information technology. One such implementation is the use of the Digital Mail (SURADI) application at the Regional Secretariat of Malang City. The background of this study arises from the need to address administrative constraints that often slow down bureaucratic processes and hinder optimal public services.

This study aims to examine and analyze the influence of SURADI implementation on operational efficiency within the Regional Secretariat of Malang City. Operational efficiency in this context includes time management, cost efficiency, and human resource utilization. The research focuses on how digitalizing mail correspondence through SURADI can accelerate service processes and improve the quality of administrative management.

A quantitative approach with an experimental research design was employed in this study. Data were collected using questionnaires distributed to 78 respondents who are employees of the Regional Secretariat. The data were analyzed using SmartPLS 3 software, including validity and reliability tests, as well as statistical analysis such as t-tests and R-square to measure the effect of each variable.

The results indicate that the implementation of SURADI has a positive impact on operational efficiency. The system effectively reduces administrative task completion time, lowers operational costs, and minimizes manual labor. This study contributes to the development of administrative information systems in the public sector and serves as a reference for similar technological applications in other institutions, supporting the transition toward digital-based governance.

ARABIC:

في عصر الرقمنة الحالي، تُشجَّع المؤسسات الحكومية على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال الاستفادة من تكنولوجيا المعلومات. ومن بين التطبيقات المطبقة في هذا السياق، استخدام تطبيق البريد الرقمي سورادي في الأمانة العامة لمدينة مالانج. تنبع خلفية هذه الدراسة من الحاجة إلى معالجة القيود الإدارية التي غالبًا ما تُبطئ العمليات البيروقراطية وتعيق تقديم الخدمات العامة بشكل أمثل.

تهدف هذه الدراسة إلى تحليل تأثير تنفيذ نظام البريد الرقمي سورادي على الكفاءة التشغيلية في الأمانة العامة لمدينة مالانج. وتشمل الكفاءة التشغيلية في هذا السياق إدارة الوقت، وكفاءة التكاليف، واستخدام الموارد البشرية. وتركز الدراسة على كيفية تسريع عمليات تقديم الخدمات وتحسين جودة الإدارة الإدارية من خلال رقمنة المراسلات باستخدام سورادي.

اُستخدم في هذه الدراسة منهج كمي ذو طابع تجريبي، وتم جمع البيانات عن طريق استبيانات وُزعت على ٧٨ من موظفي الأمانة العامة. وتم تحليل البيانات باستخدام برنامج سمرات ڨلس ٣ ، حيث شملت التحاليل اختبارات الصدق والثبات، بالإضافة إلى اختبارات إحصائية مثل اختبار وقيمة لقياس تأثير كل متغير.

أظهرت النتائج أن تطبيق نظام البريد الرقمي سورادي له تأثير إيجابي على الكفاءة التشغيلية. فقد ساعد النظام على تقليل وقت إنجاز المهام الإدارية، وخفض التكاليف التشغيلية، وتقليل الاعتماد على العمل اليدوي. وتُعد هذه الدراسة مساهمة نظرية وتطبيقية في تطوير أنظمة المعلومات الإدارية في القطاع الحكومي، كما تُعد مرجعًا لتطبيقات تقنية مشابهة في مؤسسات أخرى، دعماً للتحول نحو الحوكمة الرقمية.