Implementasi kebijakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas (SRIKANDI) untuk perwujudan tertib arsip pada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

INDONESIA:

Dalam proses manajemen kearsipan, instansi pemerintahan seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan yang kompleks dan beragam. Seiring berjalannya waktu, volume arsip yang harus dikelola terus mengalami peningkatan secara signifikan. Peningkatan ini disebabkan oleh aktivitas operasional instansi yang secara rutin menghasilkan dokumen dan arsip baru. Volume arsip yang terus bertambah memerlukan sistem pengelolaan yang efektif dan efisien agar informasi dapat tersimpan dengan baik, mudah diakses, serta sesuai dengan ketentuan hukum dan kebijakan kearsipan yang berlaku.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) Mengetahui implementasi kebijakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas (SRIKANDI) untuk perwujudan tertib arsip pada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang dan (2) Mengetahui evaluasi implementasi kebijakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas (SRIKANDI) untuk perwujudan tertib arsip pada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data yaitu teknik observasi, wawancara dan dokumentasi. Penulis akan melakukan wawancara untuk mengumpulkan data. Data tersebut kemudian dianalisis dengan kondensasi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) Implementasi Aplikasi SRIKANDI di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, Kebijakan penggunaan aplikasi SRIKANDI dilatarbelakangi oleh Permen PANRB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Selain itu, penggunaan Aplikasi SRIKANDI juga diperkuat melalui Surat Edaran Wali Kota No. 15 Tahun 2023 tentang penerapan penggunaan Aplikasi SRIKANDI. Implementasi Kebijakan Aplikasi SRIKANDI mulai dilaksanakan pada Bulan Juli 2023. Dalam proses implementasi kebijakan kegiatan sosisalisasi, studi tiru dan bimbingan teknis terus dilakukan. Pada implementasi aplikasi SRIKANDI ini mengacu pada petunjuk pengguaan. Tidak hanya itu, implementasi juga juga melibatkan sumber daya manusia serta sumber daya pendukung. 2). Evaluasi implementasi aplikasi SRIKANDI merupakan proses berkelanjutan untuk memastikan keberhasilan dan keberlanjutan sistem. Meskipun belum ada jadwal khusus untuk kegiatan evaluasi. Monitoring berkala tetap dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui kendala yang terjadi

ENGLISH:

In the archival management process, government agencies are often faced with a variety of complex and diverse challenges. Over time, the volume of archives that must be managed continues to increase significantly. This increase is caused by the agency's operational activities that routinely produce new documents and archives. The growing volume of archives requires an effective and efficient management system so that information can be stored properly, easily accessible, and in accordance with applicable legal provisions and archival policies.

The purpose of this research is to find out (1) Knowing the implementation of the Integrated Dynamic Archival Information System policy for the realization of orderly archives at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City and (2) Knowing the evaluation of the implementation of the Integrated Dynamic Archival Information System policy for the realization of orderly archives at the Public Library and Regional Archives Office of Malang City.

This research uses qualitative research methods with a descriptive approach. In this study the authors used data collection techniques, namely observation, interviews and documentation techniques. The author will conduct interviews to collect data. The data is then analyzed by condensing the data, presenting the data and drawing conclusions.

The results showed that 1) Implementation of the SRIKANDI Application at the Malang City Public Library and Regional Archives Office, The policy of using the SRIKANDI application is motivated by PANRB Ministerial Regulation Number 679 of 2020 concerning General Applications for Dynamic Archives. In addition, the use of the SRIKANDI Application is also strengthened through the Mayor's Circular Letter No. 15 of 2023 concerning the implementation of the use of the SRIKANDI Application. Implementation of the SRIKANDI Application Policy began in July 2023. In the process of implementing the policy, socialization activities, mock studies and technical guidance continue to be carried out. The implementation of the SRIKANDI application refers to the instructions for use. Not only that, the implementation also involves human resources and supporting resources. 2). Evaluation of SRIKANDI application implementation is an ongoing process to ensure the success and sustainability of the system. Although there is no specific schedule for evaluation activities. Periodic monitoring is still carried out with the aim of knowing the obstacles that occur.

ARABIC:

في عملية إدارة الأرشفة، تواجه الوكالات الحكومية في كثير من الأحيان تحديات معقدة ومتنوعة. مع مرور الوقت، يستمر حجم الأرشيفات التي يجب إدارتها في الزيادة بشكل كبير. ويأتي هذا الارتفاع نتيجة للأنشطة التشغيلية التي تقوم بها الوكالة والتي تنتج بشكل روتيني وثائق وأرشيفات جديدة. يتطلب الحجم المتزايد باستمرار للأرشيفات نظام إدارة فعال وكفء بحيث يمكن تخزين المعلومات بشكل صحيح، مع إمكانية الوصول إليها بسهولة، ووفقًا للقوانين وسياسات الأرشيف المعمول بها.

الغرض من هذه الدراسة هو معرفة (1) تنفيذ سياسة نظام المعلومات الأرشفة الديناميكي المتكامل لتحقيق أرشيفات منظمة في المكتبة العامة وخدمة الأرشيف الإقليمي في مدينة مالانج و (2) تقييم تنفيذ سياسة نظام المعلومات الأرشفة الديناميكي المتكامل لتحقيق أرشيفات منظمة في المكتبة العامة وخدمة الأرشيف الإقليمي في مدينة مالانج.

يعتمد هذا البحث على مناهج البحث النوعي باستخدام المنهج الوصفي. استخدم الباحث في هذه الدراسة أساليب جمع البيانات وهي الملاحظة والمقابلات والتوثيق. سيقوم المؤلف بإجراء المقابلات لجمع البيانات. ويتم بعد ذلك تحليل البيانات عن طريق تلخيصها وعرضها واستخلاص النتائج.

وأظهرت النتائج أن 1) تنفيذ تطبيق نظام المعلومات الأرشيفية الديناميكي المتكامل للمعلومات الأرشيفية الديناميكية في المكتبة العامة ومكتب المحفوظات الإقليمي في مدينة مالانج، فإن سياسة استخدام تطبيق نظام المعلومات الأرشيفية الديناميكي المتكامل للمعلومات الأرشيفية الديناميكية مدفوعة بلائحة وزير الإصلاح الإداري والإصلاح البيروقراطي رقم ٦٧٩لعام ۲۰۲۰ بشأن التطبيقات العامة للمحفوظات الديناميكية. بالإضافة إلى ذلك، يتم أيضًا تعزيز استخدام تطبيق نظام معلومات الأرشيف الديناميكي المتكامل من خلال خطاب تعميم رئيس البلدية رقم ١٥لعام ۲۰۲٣بشأن تنفيذ استخدام تطبيق سريكاندي. بدأ تنفيذ سياسة تطبيق نظام معلومات الأرشيف الديناميكي المتكامل في يوليو ۲۰۲٣. وفي عملية تنفيذ السياسة، يستمر تنفيذ أنشطة التنشئة الاجتماعية والدراسات الوهمية والتوجيهات الفنية. يشير تنفيذ تطبيق تطبيق نظام معلومات الأرشيف الديناميكي المتكامل إلى تعليمات الاستخدام. ليس هذا فحسب، بل يشمل التنفيذ أيضًا الموارد البشرية والموارد الداعمة. 2). يعد تقييم تنفيذ تطبيق نظام المعلومات الديناميكي المتكامل للمحفوظات عملية مستمرة لضمان نجاح النظام واستدامته. على الرغم من عدم وجود جدول زمني محدد لأنشطة التقييم .لا يزال يتم إجراء الرصد المنتظم بهدف معرفة العقبات التي تحدث.