Evaluasi aplikasi SiNaDinE dalam pengelolaan arsip surat masuk di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur

INDONESIA:

Pengelolaan arsip surat masuk sangat penting untuk mendukung administrasi instansi. Seiring dengan perkembangan teknologi, pengelolaan arsip beralih ke format digital, yang lebih efisien dalam hal penyimpanan dan akses informasi. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur telah mengimplementasikan SiNaDinE untuk mengelola surat masuk yang efektif dan efisien. Aplikasi ini membantu mempermudah proses pencatatan hingga penyimpanan arsip surat masuk dengan lebih mudah.

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui, (1) Mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip surat masuk yang ada di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur melalui aplikasi SiNaDinE. (2) Evaluasi dari penerapan aplikasi SiNaDinE dalam pengelolaan arsip surat masuk di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur. (3) Saran pengembangan aplikasi SiNaDinE ke depan dalam mendukung pengelolaan arsip surat masuk di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur.

Metode penelitian menggunakan metode evaluasi kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Data diolah dengan cara pengumpulan data, penyederhanaan data, penyajian data, dan verifikasi data. Setelah data diolah, data akan diuji keabsahannya dengan uji kreadibilitas dan uji dependabilitas.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa (1) Pengelolaan arsip surat masuk di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur menggunakan aplikasi SiNaDinE telah memberikan peningkatan dalam efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan surat mulai pross penerimaan, pencatatan, distribusi hingga pengarsipan surat secara terstruktur dan efisien. (2) Evaluasi penerapan aplikasi ini menunjukkan hasil positif untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol, tetapi masih ada beberapa tantangan seperti koneksi internet, kebutuhan pegawai serta beberapa fitur tambahan. (3) Saran pengembangan aplikasi mencangkup penambahan fitur pelacakan penerima surat, penyediaan fitur rekap dalam format PDF/Exel, serta perbaikan infrastruktur jaringan untuk meningkatkan kinerja dan aksesibilitas aplikasi.

ENGLISH:

Incoming letter archive management is very important to support agency administration. Along with technological developments, archive management is shifting to a digital format, which is more efficient in terms of information storage and access. The Regional Office of the Ministry of Religious Affairs of East Java Province has implemented SiNaDinE to manage incoming mail effectively and efficiently. This application helps simplify the process of recording to storing incoming mail archives more easily.

The purpose of this research is to find out, (1) Knowing the implementation of incoming letter archive management at the Regional Office of the Ministry of Religion of East Java Province through the SiNaDinE application. (2) Evaluation of the application of SiNaDinE in managing incoming letter archives at the Regional Office of the Ministry of Religion of East Java Province. (3) Provide suggestions for the future development of the SiNaDinE application to support the management of incoming mail archives at the Regional Office of the Ministry of Religious Affairs of East Java Province.

The research method uses a qualitative evaluation method with data collection techniques through interviews, observation and documentation. Data is processed by collecting data, simplifying data, presenting data, and verifying data. After the data is processed, the data will be tested for validity with the reliability test and dependability test.

The results showed that (1) The management of incoming mail archives at the Regional Office of the Ministry of Religious Affairs of East Java Province using the SiNaDinE application has provided significant changes starting from the process of receiving, recording, distributing to archiving letters in a structured and efficient manner. (2) Evaluation of the application shows positive results to improve efficiency and control, but there are still some challenges such as internet connection, employee needs and some additional features. (3) Suggestions for the development of the application include the addition of recipient tracking features, providing a recap feature in PDF/Excel format, and improving network infrastructure to enhance application performance and accessibility.

ARABIC:

كانت إدارة محفوظات الرسالة الوارد ضرورية لدعم إدارة الوكالة. ومع تطورات التكنولوجية، تحولت إدارة الأرشيف إلى النماذج الرقمية, وهو أكثر كفاءة في تخزين المعلومات والوصول إليها. وقد نفذ المكتبة الوزارة الشؤون الدينية في ولايات جاوي الشرقية تطبيق SiNaDinE لإدارة الرسالة الواردة بفعالية وكفاءة. يساعد هذا البرنامج على تبسيط عملية التسجيل لتحفيظ أرشيف الرسالة الوارد بسهولة .

والغرض من هذا البحث هو: (١) معرفة تنفيذ إدارة أرشيف الرسائل الواردة في المكتب المكتبة الوزارة الشؤون الدينية في ولايات جاوي الشرقية من خلال تطبيق SiNaDinE. (٢) تقييم تطبيق SiNaDinE في إدارة أرشيف الرسائل الواردة في المكتبة الوزارة الشؤون الدينية في ولايات جاوي الشرقية (٣) اقتراحات بشأن التطوير المستقبلي لتطبيق SiNaDinE لدعم إدارة أرشيفات البريد الوارد في المكتب الإقليمي لوزارة الأديان في مقاطعة جاوة الشرقية.

يستخدم هذا البحث طريقة البحث أسلوب التقييم النوعي, أما التقنيات جمع البيانات هي المقابلات والملاحظة والتوثيقة. وتتم معالجة البيانات بجمع البيانات، وتبسيط البيانات، وعرض البيانات، والتحقق من البيانات. بعد معالجة البيانات، يتم اختبار صحة البيانات من خلال اختبار الموثوقية واختبار الاعتمادية.

أما نتائج هذا البحث هو (١) إدارة أرشيف الرسالة الواردة في المكتب المكتبة الوزارة الشؤون الدينية في ولايات جاوي الشرقية باستخدام برنامج SiNaDinE هناك تغييرات الكبيرة بدءًا من عملية القبولية وتسجيل وتوزيع الرسائل إلى أرشفتها بطريقة المنظمة وفعالة. (٢) يُظهر تقييم البرنامج نتائج إيجابية في زيادة الكفاءة والرقابة ، ولكن هناك بعض التحديات مثل الاتصال بالإنترنت واحتياجات الموظفين وبعض الميزات الإضافية. (٣) تتضمن اقتراحات تطوير التطبيق إضافة ميزات تتبع المستلمين، وتوفير ميزات التلخيص بتنسيق PDF/Excel، وتحسين البنية الأساسية للشبكة لتحسين أداء التطبيق وإمكانية الوصول إليه.