Implementasi digitalisasi arsip inaktif konvensional untuk menunjang sistem informasi arsip (siar) pada bagian arsip Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

INDONESIA:

Seiring perkembangan zaman, penting adanya pemeliharaan berkelanjutan untuk menjaga segala sesuatu dimasa lampau tetap terjaga keasliannya hingga dapat menjadi pembelajaran dimasa yang akan datang. Hal ini juga berlaku pada pemeliharaan arsip , untuk menjangkau informasi informasi dimasa lalu perlu dilakukannya digitalisasi pada data data krusial yang dimiliki instansi tinggi negara untuk dapat digunakan dalam memenuhi kriteria hukum dan kepentingan lainnya yang suatu saat akan dapat digunakan kembali sebagai bukti sejarah dan kebenaran.

Penelitian ini dimaksudkan untuk menjawab permasalahan : (1) Bagaimana proses Digitalisasi Arsip Inaktif Pada Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI ; (2) Bagaimana proses pemindahan arsip Inaktif Konvensional kedalam Sistem Informasi Arsip (SIAr) di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI ; (3) Apa saja faktor penghambat dari proses digitalisasi Arsip Inaktif Konvensional di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI. Metode penelitian yang digunakan ialah kualitatif deskriptif.

Pendekatan kualitatif deskriptif bertujuan untuk memberikan data yang komprehensif sesuai dengan kondisi di lapangan yang didasarkan pada eksplorasi serta pembuktian informasi yang berasal dari terlibatnya responden secara langsung. Adapun subjek penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu Kepala Bagian TU, Arsiparis Ahli Muda, Arsiparis Penyelia, dan Arsiparis Terampil dalam proses digitalisasi arsip inaktif konvensional di lingkup Sekjen DPR RI. Dalam proses pengumpulan data oleh, peneliti melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Kemudian data yang diperoleh akan langsung diolah melalui pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data lalu berujung pada penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini mencakup tiga poin utama: (1) Bahwa proses digitalisasi arsip inaktif konvensional di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI memiliki 6 tahapan, yaitu pemilahan arsip, pemilihan metode alih media, pembentukan tim, alih media, berita acara, dan pemberian watermark. (2) Bahwa prosedur pemindahan arsip inaktif ke dalam Sistem Informasi Arsip (SIAr) yang meliputi pemindaian, pemilihan arsip terbuka, scan, OCR, watermark, Armus (Portal Arsip), dan input ke SIAr. (3) Hambatan dalam implementasi digitalisasi arsip, seperti kurangnya koordinasi antar pegawai, kekurangan SDM, dan tekanan untuk bekerja cepat. Solusi dan pencegahan telah ditemukan untuk mengatasi masalah tersebut dalam implementasi di Bagian Arsip SETJEN DPR RI.

ENGLISH:

As time goes by, it is important to have continuous maintenance to keep everything in the past preserved in its authenticity so that it can become a lesson in the future. This also applies to archive maintenance, in order to reach information in the past, it is necessary to digitize crucial data owned by high state agencies to be used in meeting legal criteria and other interests that will one day be reused as evidence of history and truth.

This research is intended to answer the following questions: (1) How is the process of digitizing inactive archives in the Archives Section of the Secretariat General of the Indonesian House of Representatives; (2) How is the process of transferring conventional inactive archives into the Archives Information System (SIAr) in the Archives Section of the Secretariat General of the Indonesian House of Representatives; (3) What are the inhibiting factors in the process of digitizing conventional inactive archives in the Archives Section of the Secretariat General of the Indonesian House of Representatives. The research method used is qualitative descriptive.

The descriptive qualitative approach aims to provide comprehensive data in accordance with conditions in the field based on the exploration and proof of information derived from the direct involvement of respondents. The research subjects used by the researcher are the Head of the TU Section, Young Expert Archivist, Supervisory Archivist, and Skilled Archivist in the process of digitizing conventional inactive archives within the scope of the Secretary General of the House of Representatives of the Republic of Indonesia. In the process of collecting data by, the researcher conducted observations, interviews, and documentation. Then the data obtained will be directly processed through data collection, data condensation, data presentation and then leading to the drawing of conclusions.

The results of this study include three main points: (1) That the conventional inactive archive digitization process in the Archives Section of the DPR RI Secretariat General has 6 stages, namely sorting archives, selecting media transfer methods, forming teams, media transfers, minutes, and providing watermarks. (2) That the procedure for transferring inactive archives into the Archives Information System (SIAr) includes scanning, selecting open archives, scanning, OCR, watermarks, Armus (Archive Portal), and input to SIAr. (3) Obstacles in the implementation of archive digitization, such as lack of coordination between employees, lack of human resources, and pressure to work quickly. Solutions and prevention have been found to overcome these problems in the implementation in the Archives Section of the DPR RI Secretariat General.

ARABIC:

في عصر العولمة هذا ، من المهم أن يكون هناك صيانة مستمرة للحفاظ على كل شيء في الماضي محفوظا في أصالته حتى يصبح درسا في المستقبل. ينطبق هذا أيضا على صيانة الأرشيف ، من أجل الوصول إلى المعلومات في الماضي ، من الضروري رقمنة البيانات الهامة المملوكة لوكالات الدولة العليا لاستخدامها في تلبية المعايير القانونية والمصالح الأخرى التي سيتم إعادة استخدامها يوما ما كدليل على التاريخ والحقيقة.

تهدف هذه الدراسة إلى معرفة ما يلي: (1) معرفة عملية رقمنة المحفوظات غير النشطة في قسم المحفوظات بالأمانة العامة لمجلس النواب في جمهورية إندونيسيا. (2) معرفة عملية نقل المحفوظات التقليدية غير النشطة إلى نظام معلومات الأرشيف في قسم المحفوظات بالأمانة العامة لمجلس النواب في جمهورية إندونيسيا؛ (3) معرفة عملية إعاقة عملية رقمنة الأرشيفات التقليدية غير النشطة في قسم المحفوظات بالأمانة العامة لمجلس النواب في جمهورية إندونيسيا. طريقة البحث المستخدمة وصفية نوعية.

يهدف المنهج الوصفي النوعي إلى توفير بيانات شاملة وفقا للظروف في الميدان بناء على استكشاف وإثبات المعلومات المستمدة من المشاركة المباشرة للمستجيبين. مواضيع البحث التي يستخدمها الباحث هي رئيس قسم جامعة إندونيسيا ، وأمين المحفوظات الخبير الشاب ، وأمين المحفوظات الإشرافية ، وأمين المحفوظات الماهر في عملية رقمنة الأرشيفات التقليدية غير النشطة في نطاق الأمين العام لمجلس النواب في جمهورية إندونيسيا. في عملية جمع البيانات ، أجرى الباحث ملاحظات ومقابلات وتوثيق. ثم ستتم معالجة البيانات التي تم الحصول عليها مباشرة من خلال جمع البيانات وتكثيف البيانات وعرض البيانات ومن ثم تؤدي إلى استخلاص النتائج.

تتضمن نتائج هذا البحث ثلاث نقاط رئيسية: (1) أن عملية رقمنة الأرشيفات التقليدية غير النشطة في قسم الأرشيف بالأمانة العامة لجمهورية كوريا الشعبية الديمقراطية تتم على 6 مراحل، وهي فرز الأرشيف واختيار طرق نقل الوسائط وتشكيل الفريق ونقل الوسائط وتقارير الأحداث وتوفير العلامات المائية. (2) أن إجراءات نقل الأرشيفات غير النشطة إلى نظام معلومات الأرشيف تتضمن المسح واختيار الأرشيفات المفتوحة والمسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف والعلامات المائية و (بوابة الأرشيف) والإدخال في (3) معوقات تنفيذ رقمنة الأرشيف، مثل عدم التنسيق بين الموظفين، ونقص الموارد البشرية، والضغط للعمل بسرعة. تم العثور على الحلول والوقاية للتغلب على هذه المشكلة في التنفيذ في قسم الأرشيف في