Implementasi jadwal retensi arsip (jra) sebagai upaya penyusutan dokumen negara pada bagian arsip Sekretariat Jenderal DPR RI

ABSTRAK

Implementasi jadwal retensi arsip menjadi sebuah langkah yang sangat mendesak dalam konteks manajemen informasi modern. Dengan volume data yang terus meningkat secara eksponensial, organisasi dihadapkan pada tantangan penyimpanan yang semakin besar. Penyusutan melalui jadwal retensi arsip menjadi penting karena membantu organisasi untuk tidak hanya mengelola penumpukan arsip yang tidak perlu, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebutuhan hukum yang berkaitan dengan retensi dan penghapusan data. Tanpa implementasi jadwal retensi arsip yang efektif, organisasi dapat terjerat dalam biaya penyimpanan yang tidak perlu, risiko kehilangan data yang penting, serta potensi pelanggaran terhadap peraturan privasi dan keamanan informasi. Oleh karena itu, langkah ini menjadi krusial dalam memastikan efisiensi, kepatuhan, dan keberlanjutan operasional bagi organisasi di era digital saat ini.

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas implementasi jadwal retensi arsip sebagai upaya penyusutan dalam organisasi SETJEN DPR RI. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif deskriptif pendekatan studi kasus untuk mengumpulkan informasi tentang konsep jadwal retensi arsip, serta analisis data untuk mengevaluasi dampak implementasinya.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi jadwal retensi arsip membantu Bagian Arsip SETJEN DPR RI dalam mengelola arsip dengan lebih efisien. Dengan menetapkan batas waktu untuk penyimpanan dan pemusnahan arsip berdasarkan nilai dan kebutuhan hukum, Bagian Arsip SETJEN DPR RI dapat mengurangi penumpukan arsip yang tidak perlu dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Selain itu, implementasi jadwal retensi arsip juga dapat meningkatkan aksesibilitas terhadap informasi yang relevan dan mengurangi risiko terkait kehilangan data atau informasi penting.

Kesimpulannya, implementasi jadwal retensi arsip merupakan langkah yang penting dalam upaya penyusutan dan efisiensi manajemen arsip organisasi. Dengan memahami nilai dan kebutuhan informasi, serta menerapkan proses retensi yang sesuai, organisasi dapat meningkatkan kinerja administratifnya sambil memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang berlaku. Penelitian lebih lanjut dapat dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi jadwal retensi arsip di berbagai konteks organisasional

ABSTRACT

The implementation of records retention schedules has become a very urgent step in the context of modern information management. With data volumes continuing to increase exponentially, organizations are faced with growing storage challenges. Shrinkage through records retention schedules is important as it helps organizations to not only manage the buildup of unnecessary records, but also ensure compliance with regulations and legal requirements relating to data retention and deletion.

Without the implementation of an effective records retention schedule, organizations can find themselves entangled in unnecessary storage costs, the risk of losing important data, and potential violations of privacy and information security regulations. Therefore, this step is crucial in ensuring operational efficiency, compliance, and sustainability for organizations in today's digital era. This research aims to analyze of archive retention schedule implementation as a shrinkage effort in the SETJEN DPR RI organization.

The research method used is a descriptive qualitative method with a case study approach to collect information about the concept of archive retention schedule, as well as data analysis to evaluate the impact of its implementation. The results showed that the implementation of the archive retention schedule helped the Archives Section of SETJEN DPR RI to manage archives more efficiently. By setting time limits for records retention and destruction based on value and legal necessity, the SETJEN DPR RI Archives Section can reduce the accumulation of unnecessary records and ensure compliance with applicable regulations.

In addition, the implementation of a records retention schedule can also improve accessibility to relevant information and reduce the risks associated with losing important data or information. In conclusion, implementing a records retention schedule is an important step in an organization's records management shrinkage and efficiency efforts. By understanding the value and need of information, and implementing an appropriate retention process, organizations can improve their administrative performance while ensuring compliance with applicable standards and regulations. Further research can be conducted to identify factors that influence the successful implementation of records retention schedules in various organizational contexts.

ARABIC

أصبح تنفيذ جداول الاحتفاظ بالسجلات خطوة ملحة للغاية في سياق إدارة المعلومات الحديثة. ومع استمرار تزايد أحجام البيانات بشكل كبير، تواجه المؤسسات تحديات تخزين متزايدة. يُعد التقليل من خلال جداول الاحتفاظ بالسجلات أمرا مهما لأنه يساعد المؤسسات ليس فقط على إدارة تراكم السجلات غير الضرورية، ولكن أيضا ضمان الامتثال للوائح والمتطلبات القانونية المتعلقة بالاحتفاظ بالبيانات وحذفها من دون تنفيذ جدول فعال للاحتفاظ بالسجلات، يمكن أن تحد المؤسسات نفسها متورطة في تكاليف تخزين غير ضرورية، وخطر فقدان البيانات المهمة، والانتهاكات المحتملة للوائح الخصوصية وأمن المعلومات. وبالتالي، تعد . هذه الخطوة حاسمة في ضمان الكفاءة التشغيلية والامتثال والاستدامة للمؤسسات في العصر الرقمي الحالي
SETJEN) يهدف هذا البحث إلى تحليل وتقييم فعالية تنفيذ جدول الاحتفاظ بالأرشيف كجهد لتقليص حجم العمل في منظمة ومنهج البحث المستخدم هو المنهج الوصفي النوعي مع نهج دراسة الحالة الجمع المعلومات حول مفهوم جدول ) . الاحتفاظ بالأرشيف، بالإضافة إلى تحليل البيانات لتقييم أثر تنفيذه
وأظهرت النتائج أن تنفيذ جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات يساعد قسم المحفوظات في إدارة محفوظات إدارة محفوظات معهد ستجن في جمهورية إيران الإسلامية على إدارة السجلات بكفاءة أكبر. ومن خلال وضع حدود زمنية للاحتفاظ بالسجلات وإتلافها على أساس القيمة والضرورة القانونية، يمكن لقسم المحفوظات في إدارة محفوظات معهد ستجن لإدارة السجلات والمحفوظات أن يقلل من تراكم السجلات غير الضرورية ويضمن الامتثال للوائح المعمول بها ، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي تنفيذ جداول الاحتفاظ بالسجلات إلى تحسين إمكانية الوصول إلى المعلومات ذات الصلة وتقليل المخاطر المرتبطة بفقدان البيانات أو المعلومات المهمة
في الختام، يعتبر تنفيذ جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات خطوة مهمة في جهود إدارة السجلات في المؤسسة وكفاءتها فمن خلال فهم قيم المعلومات واحتياجاتها، وتنفيذ عمليات الاحتفاظ المناسبة، يمكن للمؤسسات تحسين أدائها الإداري مع ضمان الامتثال للمعايير واللوائح المعمول بها ويمكن إجراء المزيد من البحوث لتحديد العوامل التي تؤثر على التنفيذ الناجح لجداول الاحتفاظ بالسجلات في مختلف السياقات التنظيمية