Manajemen kearsipan dalam peningkatan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu

INDONESIA:

Manajemen berperan penting bagi sebuah organisasi guna memberikan keteraturan dalam menjalankan setiap pekerjaannya. Salah satu pekerjaan yang membutuhkan pengelolaan adalah kearsipan. Manajemen kearsipan yang baik dan efektif dapat memudahkan suatu lembaga dalam memberikan pelayanan maupun informasi yang dibutuhkan pelanggannya. Sehingga, dengan adanya manajemen kearsipan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan perencanaan kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu, mendeskripsikan pelaksanaan kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu, dan untuk mendeskripsikan evaluasi pelaksanaan kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif, dimana dalam hal ini peneliti akan memahami secara mendalam terkait fenomena yang diamati. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi, wawancara, dan dokumentasi. Setelah data tersebut dikumpulkan, maka data tersebut dianalisis menggunakan model analisis data dari Miles, Huberman, dan Saldana yaitu kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Adapun pengecekan keabsahan data dilakukan dengan menggunakan triangulasi, yaitu triangulasi sumber dan triangulasi teknik.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Perencanaan kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu ini terdiri atas beberapa proses yaitu penentuan target, identifikasi arsip, pendataan arsip, penentuan arsip, penyusunan pedoman pemrosesan arsip, dan penyusunan jadwal retensi arsip. (2) Pelaksanaan kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu dilaksanakan ke dalam beberapa proses yaitu pengelolaan surat, pemberkasan arsip, pelaksanaan layanan kearsipan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. (3) Lalu, hasil evaluasi kearsipan dalam meningkatkan mutu pelayanan di Dinas Pendidikan Kota Batu yaitu melakukan evaluasi langsung dengan mengarahkan dan mengawasi dalam proses kegiatan kearsipan, memberikan masukan secara langsung kepada arsiparis dan unit kepegawaian terkait penempatan arsiparis di setiap bidang, mengadakan pelatihan terkait penggunaan aplikasi digital, pemenuhan sarana prasarana, serta melakukan survey terkait dengan proses pelayanan yang diberikan.

ENGLISH:

Management plays an important role for an organization in providing order in carrying out all its work. One of the jobs that requires management is archives. Good and effective archive management can make it easier for an institution to provide the services and information its customers need. So, with this archive management it can improve the quality of services provided.

The purpose of this research is to describe archival planning in improving the quality of services at Dinas Pendidikan Kota Batu, describe the implementation of archives in improving the quality of services at Dinas Pendidikan Kota Batu, and to describe the evaluation of the implementation of archives in improving service quality at Dinas Pendidikan Kota Batu.

This research uses a qualitative approach with a descriptive type of research, where in this case the researcher will understand in depth the phenomena being observed. The data collection techniques used in this research are observation, interviews and documentation methods. After the data was collected, the data was analyzed using the data analysis model from Miles, Huberman, and Saldana, namely data condensation, data presentation, and drawing conclusions. Checking the validity of the data is carried out using triangulation, namely source triangulation and technical triangulation.

The results of this research show that: (1) Archives planning in improving the quality of services at Dinas Pendidikan Kota Batu consists of several processes, namely determining targets, identifying archives, collecting archive data, determining archives, preparing archive processing guidelines, and preparing archive retention schedules. (2) The implementation of archives in improving the quality of services at Dinas Pendidikan Kota Batu is carried out in several processes, namely managing letters, filing archives, implementing archive services, maintaining archives, and depreciating archives. (3) Then, the results of the archival evaluation in improving the quality of services at Dinas Pendidikan Kota Batu are carrying out direct evaluation by directing and supervising the process of archival activities, providing direct input to archivists and personnel units regarding the placement of archivists in each field, holding training related to the use of digital applications, meeting infrastructure, and conducting surveys related to the service process provided.

ARABIC:

تؤدي الإدارة دورا مهما للمؤسسة لتوفير النظام في تنفيذ كل عمل من أعمالها. إحدى الوظائف التي تتطلب الإدارة هي الأرشفة. يمكن لإدارة الأرشفة الجيدة والفعالة أن تسهل على المؤسسة تقديم الخدمات والمعلومات التي يحتاجها عملاؤها. وبالتالي، يمكن أن يؤدي وجود إدارة الأرشفة هذه إلى تحسين جودة الخدمات المقدمة.

أهداف من هذا البحث هو وصف تخطيط الأرشيف في تحسين جودة الخدمات في مكتب التعليم بمدينة باتو، ووصف تنفيذ الأرشيف في تحسين جودة الخدمات في مكتب التعليم بمدينة باتو، ووصف تقييم تنفيذ الأرشيف في تحسين جودة الخدمات في مكتب التعليم بمدينة باتو.

يستخدم هذا البحث منهجا نوعيا بنوعي الوصفي، وفي هذه الحالة يقوم الباحثة بفهم متعمق يتعلق بالظاهرة المرصودة. أسلوب جمع البيانات المستخدمة في هذا البحث هي الملاحظة والمقابلة والتوثيق. بعد جمع البيانات، تم تحليلها باستخدام نموذج تحليل البيانات من مايلز وهوبرمان وسالدانا، أي تكثيف البيانات، وعرض البيانات، واستخلاص النتائج. تم التحقق من صحة البيانات باستخدام التثليث، أي تثليث المصدر والتثليث الفني.

أظهرت نتائج هذا البحث أن: (1) يتألف تخطيط الأرشيف في تحسين جودة الخدمة في مكتب التعليم بمدينة باتو من عدة عمليات، وهي تحديد الأهداف، وتشخيص الأرشيف، وجمع بيانات الأرشيف، وتحديد الأرشيف، وإعداد المبادئ التوجيهية لمعالجة الأرشيف، وإعداد جداول الاحتفاظ بالأرشيف. (2) يتم تنفيذ الأرشيف في تحسين جودة الخدمات في مكتب التعليم بمدينة باتو إلى عدة عمليات، وهي إدارة الرسائل، وحفظ الأرشيف، وتنفيذ خدمة الأرشيف، وصيانة الأرشيف، وتقليص الأرشيف. (3) ثم نتائج تقييم الأرشيف في تحسين جودة الخدمة في مكتب التعليم بمدينة باتو تتمثل في إجراء تقييم مباشر من خلال التوجيه والإشراف في عملية أنشطة الأرشيف، وتقديم مدخلات مباشرة إلى أمناء الأرشفة ووحدات التوظيف المتعلقة بتعيين أمناء الأرشفة في كل مجال، وإجراء التدريب المتعلق باستخدام التطبيقات الرقمية، واستيفاء مرافق البنية التحتية، وإجراء الاستطلاعات المتعلقة بعملية الخدمة المقدمة.