Pemanfaatan aplikasi srikandi berbasis website untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Blitar

INDONESIA:

Kemajuan dalam ilmu pengetahuan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi memiliki dampak yang signifikan pada dunia Pendidikan maupun sektor lainnya. Salah satu dampaknya terlihat dalam pengelolaan kearsipan. Teknologi informasi memiliki peran penting dalam bidang kearsipan, seperti mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan dan menghemat ruang penyimpanan, selain itu tekonologi ini juga mempermudah pencarian berkas yang sudah lama. Pengelolaan arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip, memudahkan akses dan mengoptimalkan ruang penyimpanan dan menjaga integritas informasi. Penggunaan website khusus untuk mengelola arsip digital, yang mencakup penyimpanan, pengindeksan dan pencarian arsip.

Tujuan penelitian ini adalah mengetahui : (1) perencanaan pemanfaatan website untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip; (2) implementasi pemanfaatan website untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip; (3) evaluasi pemanfaatan website untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip.

Penelitian ini menngunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian ini memahami bagaimana harus mencari, memahami dan menggali infromasi yang didapatkan dengan cara turun langsung ke lapangan. Peneliti menggunakan 3 teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Data yang sudah diperoleh pada saat penelitian kemudian diolah melalui pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, dan yang terakhir penarikan kesimpulan. Kemudian untuk pengecekkan keabsahan data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi.

Hasil penelitian ini adalah : 1) Perencanaan pemanfaatan website yang dilaksanakan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Blitar melalui tahapan penetuan tujuan, merumuskan keadaan, mengidentifikasi segala kemudahan dan hamabatan, serta mengembangkan rencana. 2) Implementasi pemanfaatan website di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Blitar meliputi penggunaan website di bidang adminitrasi surat menyurat baik pengambilan nomor maupun penandatangan surat melalui website tersebut. 3) Evaluasi pemanfaatan website di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Blitar meliputi pengecekkan secara manual melalui akun kepala terkait surat masuk dan surat keluar, evaluasi dilakukan secara insidentil.

ENGLISH:

Advances in science in the field of Information and Communication Technology have a significant impact on the world of education and other sectors. One impact can be seen in archives management. Information technology has an important role in the field of archives, such as reducing excessive use of paper and saving storage space, besides this technology also makes it easier to search for old files. Archive management aims to ensure archive safety, facilitate access and optimize storage space and maintain information integrity. Use of a special website to manage digital archives, which includes storing, indexing and searching archives.

The aim of this research is to find out: (1) planning the use of websites to improve the quality of archive management; (2) implementation of website utilization to improve the quality of archive management; (3) evaluate the use of the website to improve the quality of archive management.

This research uses qualitative research methods with a case study approach. This research understands how to search for, understand and explore information obtained by going directly to the field. Researchers used 3 data collection techniques, namely interviews, observation and documentation. The data that has been obtained during the research is then processed through data collection, data condensation, data presentation, and finally drawing conclusions. Then to check the validity of the data in this research using triangulation.

The results of this research are: 1) Website utilization planning carried out at the Blitar Regency Ministry of Religion Office through the stages of determining objectives, formulating conditions, identifying all conveniences and obstacles, and developing plans. 2) Implementation of website use at the Blitar Regency Ministry of Religion Office includes website use in the field of correspondence administration, both taking numbers and signing letters via the website. 3) Evaluation of website utilization at the Blitar Regency Ministry of Religion Office includes manual checking via the head account regarding incoming and outgoing letters, the evaluation is carried out incidentally.

ARABIC:

لقد أثرت التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بشكل كبير على عالم التعليم وقطاعات أخرى. يظهر أحد هذه التأثيرات في إدارة الأرشيف. تلعب تكنولوجيا المعلومات دورًا مهمًا في مجال الأرشفة، مثل تقليل استخدام الورق بشكل مفرط وتوفير مساحة التخزين، كما أنها تسهل البحث عن الملفات القديمة. تهدف إدارة الأرشيف إلى ضمان سلامة الأرشيف، وتسهيل الوصول إليه، وتحسين استخدام مساحة التخزين، والحفاظ على سلامة المعلومات. يتضمن استخدام موقع إلكتروني خاص لإدارة الأرشيف الرقمي التخزين، والفهرسة، والبحث عن الأرشيفات.

تهدف هذه الدراسة إلى معرفة: (1) تخطيط استخدام الموقع لتحسين جودة إدارة الأرشيف؛ (2) تنفيذ استخدام الموقع لتحسين جودة إدارة الأرشيف؛ (3) تقييم استخدام الموقع لتحسين جودة إدارة الأرشيف.

تستخدم هذه الدراسة منهج البحث النوعي مع مقاربة دراسة الحالة. تفهم هذه الدراسة كيفية البحث، والفهم، واستكشاف المعلومات التي تم الحصول عليها عن طريق النزول مباشرة إلى الميدان. استخدم الباحث ثلاث تقنيات لجمع البيانات وهي المقابلات، والملاحظة، والتوثيق. يتم معالجة البيانات التي تم الحصول عليها أثناء البحث من خلال جمع البيانات، وتكثيف البيانات، وعرض البيانات، وأخيرًا استخلاص النتائج. للتحقق من صحة البيانات في هذه الدراسة، يتم استخدام طريقة التثليث.

نتائج هذه الدراسة هي: (1) تخطيط استخدام الموقع في مكتب وزارة الشؤون الدينية بمقاطعة بليتار يتم من خلال تحديد الأهداف، وصياغة الحالة، وتحديد جميع التسهيلات والعقبات، وتطوير الخطة. (2) تنفيذ استخدام الموقع في مكتب وزارة الشؤون الدينية بمقاطعة بليتار يشمل استخدام الموقع في مجال إدارة الرسائل، سواء كان ذلك في الحصول على الأرقام أو توقيع الرسائل عبر هذا الموقع. (3) تقييم استخدام الموقع في مكتب وزارة الشؤون الدينية بمقاطعة بليتار يشمل الفحص اليدوي من خلال حساب المدير المرتبط بالرسائل الواردة والصادرة، ويتم التقييم بشكل عشوائي.