Analisis kompetensi Sumber Daya Manusia Kearsipan di Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang

INDONESIA:

Tujuan dalam penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana kompetensi sumber daya kearsipan di Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang. Penelitian ini dimulai dengan melakukan pra-penelitian yang digunakan sebagai penunjang pengetahuan peneliti tentang sumber daya manusia kearsipan sebelum memulai penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan pendekatan kualitatif deskriptif. Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan wawancara, observasi, studi literatur, dan dokumentasi. Adapun hasil dari penelitian ini Berdasarkan analisis yang dilakukan kepada sebelas arsiparis yang telah diteliti sebelumnya memunculkan kompetensi keterampilan yang tergambar yaitu pengelolaan arsip dinamis yang ditandai dengan mampu dalam melakukan administrasi arsip yang berpedoman dengan tata naskah dinas hingga proses penataan arsip. Pengelolaan arsip inaktif belum dilakukan seluruh unit sehingga untuk proses pengelolaan arsip inaktif belum berjalan. Arsiparis juga belum dimandatkan untuk melakukan pengelolaan arsip vital diunitnya sehingga yang dikerjakan masih dalam lingkup tata usaha. Arsiparis belum melakukan proses pemusnahan arsip dikarenakan belum ada peraturan terikat mengenai tata cara penyelenggaraan pemusnahan arsip. Satu arsiparis dapat mengelola arsip statis dari total sebelas arsiparis, kendala arsiparis lain dikarenakan minim pengalaman, juga tengah sibuk dalam pengelolaan arsip dinamis. Seluruh arsiparis setidaknya pernah sekali mengikuti bimbingan teknis kearsipan serta sebagian besar menggunakan dana pribadi. Penyajian bentuk informasi sebatas pengentrian kedalam microsoft excel serta belum terdapat penyuluhan terkait sistem kearsipan yang terintegrasi seperti SRIKANDI. Arsiparis ada yang terbiasa dalam menulis sehingga sempat dipublikasikan dalam salah satu jurnal ilmiah, juga terdapat lima arsiparis dari sebelas yang telah menjadi anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). Adapun untuk kategori keahlian belum tergambar dalam diri arsiparis di lingkungan Universitas Islam Negeri Malang dikarenakan terbentur birokrasi serta minimnya instrumen kearsipan.

ENGLISH:

The aim of this research is to find out how competent archival resources are at the Maulana Malik Ibrahim State Islamic University of Malang. This research began by conducting pre-research which was used to support the researcher's knowledge about archival human resources before starting the research. The method used in this research is a descriptive qualitative approach. Data collection in this research was by interviews, observation, literature study, and documentation. The results of this research are based on the analysis carried out on eleven archivists who have been researched previously. The skills competency that is described is dynamic archive management which is characterized by being able to carry out archive administration which is guided by official documents and the archive arrangement process. Management of inactive archives has not been carried out by all units so the process for managing inactive archives is not yet underway. Archivists have also not been mandated to manage vital records in their units so that what they do is still within the scope of administration. Archivists have not yet carried out the process of destroying archives because there are no binding regulations regarding the procedures for destroying archives. One archivist can manage static archives out of a total of eleven archivists, the problem for other archivists is due to their lack of experience, and they are also busy managing dynamic archives. All archivists have taken part in archival technical guidance at least once and most of them used personal funds. The presentation of information is limited to entering it into Microsoft Excel and there is no education regarding integrated archiving systems such as SRIKANDI. There are archivists who are accustomed to writing so that they were published in a scientific journal. There are also five archivists out of eleven who have become members of the Indonesian Archivists Association (AAI). As for the expertise skill category, it has not been reflected in the archivists at the State Islamic University of Malang due to beuraucratic obstacles and lack of archival instruments.

ARABIC :

الهدف من هذا البحث هو معرفة مدى كفاءة الموارد الأرشيفية في جامعة مولانا مالك إبراهيم الإسلامية الحكومية مالانج. بدأ هذا البحث بإجراء بحث تمهيدي تم استخدامه لدعم معرفة الباحث بالموارد البشرية الأرشيفية قبل البدء بالبحث. الطريقة المستخدمة في هذا البحث هي المنهج الوصفي النوعي. تم جمع البيانات في هذا البحث عن طريق المقابلات والملاحظة ودراسة الأدبيات والوثائق. تعتمد نتائج هذا البحث على التحليل الذي تم إجراؤه على أحد عشر من العاملين في مجال الأرشيف الذين تم بحثهم سابقًا، إن كفاءة المهارات الموصوفة هي إدارة الأرشيف الديناميكية والتي تتميز بالقدرة على القيام بإدارة الأرشيف التي تسترشد بالوثائق الرسمية والوثائق الرسمية. عملية ترتيب الأرشيف. لم يتم تنفيذ إدارة المحفوظات غير النشطة من قبل جميع الوحدات، وبالتالي فإن عملية إدارة المحفوظات غير النشطة لم تبدأ بعد. كما لم يتم تكليف أمناء المحفوظات بإدارة السجلات الحيوية في وحداتهم بحيث يظل ما يفعلونه ضمن نطاق الإدارة. لم يقم أمناء المحفوظات بعد بعملية تدمير الأرشيف لعدم وجود لوائح ملزمة فيما يتعلق بإجراءات تدمير الأرشيف. يمكن لأخصائي أرشيف واحد إدارة الأرشيفات الثابتة من إجمالي أحد عشر أمين أرشيف، وترجع مشكلة أمناء الأرشيف الآخرين إلى افتقارهم إلى الخبرة، كما أنهم مشغولون أيضًا بإدارة الأرشيفات الديناميكية. شارك جميع أمناء المحفوظات في التوجيه الفني الأرشيفي مرة واحدة على الأقل واستخدم معظمهم الأموال الشخصية. يقتصر عرض المعلومات على إدخالها في برنامج Microsoft Excel ولا يوجد أي تعليم فيما يتعلق بأنظمة الأرشفة المتكاملة مثل SRIKANDI. هناك أمناء أرشيف اعتادوا على الكتابة بحيث يتم نشرها في مجلة علمية، وهناك أيضًا خمسة أمناء أرشيف من أصل أحد عشر أصبحوا أعضاء في جمعية أمناء المحفوظات الإندونيسيين (AAI). أما فئة الخبرة فلم تنعكس على موظفي الأرشيف في الجامعة الإسلامية الحكومية مالانج بسبب العوائق البيروقراطية ونقص أدوات الأرشفة.