Efektivitas aplikasi Krapyak-U sebagai administrasi kepesantrenan digital di Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak Yogyakarta

INDONESIA:

Sejalan dengan revolusi 4.0 dimana keberadaan transformasi digital membuahkan adanya tren penggunaan teknologi cyber dan otomatisasi yang menjadi kebutuhan penting sebuah instansi, lembaga, maupun organisasi. Salah satunya adalah administrasi kepesantrenan berbasis digital yang mampu menghubungkan jarak jauh antar santri dengan wali santri sehingga wali santri mengetahui bagaimana perkembangan akademik anaknya; kemudian pada sistem keuangan santri salah satunya pada pembayaran syahriyah (SPP) yang sekarang sudah bisa dilakukaan dengan transfer melalui aplikasi administrasi kepesantrenan tersebut. Transformasi seperti inilah yang patut diterapkan di pesantren guna mendukung kemajuan dan tingkat kepercayaan wali santri kepada pesantren serta dapat menepis opini masyarakat yang masih menganggap pesantren adalah sesuatu yang ketinggalan zaman. Pesantren yang dijadikan lokasi penelitian oleh peneliti yakni Pondok Pesantren Krapyak Yogyakarta.

Tujuan penelitian ini adalah mengetahui dan memahami; (1) implementasi aplikasi Krapyak-U sebagai administrasi kepesantrenan digital di Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak Yogyakarta; (2) evaluasi tingkat efektifitas dari penerapan aplikasi Krapyak-U sebagai administrasi kepesantrenan digital di Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak Yogyakarta.

Adapun pendekatan penelitian ini adalah jenis kualitatif deskriptif. Penelitian ini dilakukan mulai bulan Januari – Maret 2023 di Pondok pesnatren Ali Maksum Krapyak Yogyakarta melalui wawancara, observasi, dan dokumetasi. Sedangkan Teknik analisis datanya adalah reduksi data, penyajian data, dan verifikasi. Pengecekan keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan metode.

Hasil penelitian ini adalah; (1) penerapan Krapyak-U bertujuan sebagai alat support berbasis digital untuk membantu mengelola data administratif pondok dengan memberi kemudahan dalam proses pencatatan data personalia santri dan data keuangan santri yang mana dengan ini menjadi peningkat mutu dan kualitas pelayanan Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak Yogyakarta dalam sistem administrasinya; (2) Kendala yang ditemukan selama penggunaan Krapyak-U adalah lemahnya SDM yang kurang cukup pengetahuan dalam penggunaan Krapyak-U sehingga masih diperlukannya adaptasi dari user, dan kendala lain yang ditemukan adalah masih dikelola oleh vendor (developer dari luar) sehingga setiap ada kesalahan/ kekurangan dalam sistem harus dilaporkan (tidak dapat diatasi langsung oleh admin); (3) Kelebihan dan kekurangan menjadi tolak ukur dalam evaluasi keberlanjutan perbaikan serta pengembangan yang lebih baik lagi supaya dapat dikatakan efektif dalam penggunaannya.

ENGLISH:

Aligned with the Industry 4.0 revolution, the presence of digital transformation has resulted in trends in the use of cyber technology and automation that have become essential needs for institutions and organizations. One example is digitally-based administrative management in Islamic boarding schools, which enables long-distance communication between students and their guardians, allowing guardians to stay informed about their children's academic progress. Additionally, financial systems for students, such as monthly tuition payments (SPP), can now be done through digital administrative applications. Implementing such transformations is crucial for Islamic boarding schools to support progress and build trust among students' guardians, dispelling the opinion held by some that boarding schools are outdated. The research location chosen by the researcher is Pondok Pesantren Krapyak in Yogyakarta.

The objectives of this research are to understand and analyze: (1) the implementation of the Krapyak-U application as a digital administrative system in Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak, Yogyakarta; (2) the evaluation of the effectiveness level of the Krapyak-U application as a digital administrative system in Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak, Yogyakarta.

This research adopts a qualitative descriptive approach. It was conducted from January to March 2023 at Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak, Yogyakarta, using interviews, observations, and documentation as data collection methods. The data analysis techniques involve data reduction, data presentation, and verification. The data's validity is ensured through triangulation of sources and methods.

The research findings are as follows: (1) The implementation of Krapyak-U aims to provide digital support for managing administrative data in the boarding school by facilitating the recording of students' personal data and financial information. This improvement enhances the quality of service and administrative system at Pondok Pesantren Ali Maksum Krapyak, Yogyakarta; (2) Challenges encountered during the use of Krapyak-U include a lack of knowledge among staff in utilizing the application, requiring user adaptation. Another challenge is the reliance on an external vendor for system management, which means any errors or deficiencies must be reported and cannot be immediately resolved by the administrators; (3) Strengths and weaknesses serve as benchmarks for evaluating sustainability, improvement, and further development to ensure effective utilization of the application

ARABIC:

مع الثورة 4.0 حيث أدى وجود التحول الرقمي إلى اتجاه لاستخدام التكنولوجيا الإلكترونية والأتمتة التي تعد حاجة مهمة لوكالة أو مؤسسة أو منظمة. واحد منهم هو إدارة المدرسة الداخلية الإسلامية القائمة على الرقمية والتي تكون قادرة على ربط مسافات طويلة بين الطلاب وأولياء أمور سانتري حتى يعرف أولياء أمور سانتري كيف يتم التقدم الأكاديمي لأطفالهم ؛ ثم في النظام المالي طلاب ، أحدها دفع الشريعة ، والذي يمكن القيام به الآن عن طريق التحويل من خلال تطبيق إدارة المدرسة الداخلية الإسلامية. يجب تنفيذ هذا النوع من التحول في المدارس الداخلية الإسلامية لدعم التقدم ومستوى ثقة الأوصياء في المدارس الداخلية الإسلامية وصد الرأي العام الذي لا يزال يعتبر المدارس الداخلية الإسلامية شيئًا قدي ًما. كانت المدرسة الداخلية الإسلامية التي استخدمها الباحثون كموقع بحثي هي مدرسة الإسلامية الداخلية كرابياك .في يوجياكارتا

باعتباره Krapyak-U الغرض من هذا البحث هو المعرفة والفهم ؛ (1) تنفيذ تطبيق إدارةمدرسة داخلية رقمية في مدرسة علي ماكسوم كرابياك الإسلامية الداخلية ، يوجياكارتا ؛ باعتباره إدارة مدرسة داخلية رقمية في Krapyak-U تقييم مستوى فعالية تنفيذ تطبيق (2) .مدرسة علي مقصوم كرابياك الإسلامية الداخلية ، يوجياكارتا

منهج البحث هو نوع وصفي نوعي. تم إجراء هذا البحث في الفترة من يناير إلى مارس 2023 في مدرسة علي ماكسوم كرابياك الإسلامية الداخلية في يوجياكارتا من خلال المقابلات .، والملاحظة والتوثيق. بينما تقنيات تحليل البيانات هي تقليل البيانات ، وعرض البيانات .التحقق من صحة البيانات المستخدمة هو المصدر والطريقة التثليث

كأداة دعم رقمية للمساعدة في إدارة Krapyak-U نتائج هذه الدراسة هي: (1) يهدف تطبيق البيانات الإدارية للمدرسة الداخلية الإسلامية من خلال توفير الراحة في عملية تسجيل بيانات موظفي الطلاب والبيانات المالية للطلاب مما يؤدي إلى تحسين الجودة وجودة الخدمة مدرسة علي مكسوم كرابياك الإسلامية الداخلية في يوجياكارتا في نظام إدارتها ؛ (2) العقبات التي تم هي الموارد البشرية الضعيفة التي تفتقر إلى Krapyak-U العثور عليها أثناء استخدام بحيث لا تزال هناك حاجة إلى التكيف من المستخدم Krapyak-U المعرفة الكافية في استخدام وهناك عقبة أخرى وهي أنها لا تزال تدار من قبل البائعين (المطورين الخارجيين) ) بحيث ، يجب الإبلاغ في كل مرة يوجد فيها خطأ / عيوب في النظام (لا يمكن حلها مباشرة من قبل المسؤول) ؛ (3) تصبح نقاط القوة والضعف معيا ًرا في تقييم استدامة التحسين وحتى التطوير .الأفضل بحيث يمكن القول أنه فعال في استخدامه