Analisis pengelolaan kearsipan menggunakan teori daur hidup arsip: Studi pada Kejaksaan Negeri Batu

INDONESIA:

Peranan penting arsip dalam sebuah organisasi, arsip merupakan sumber informasi dan sebagai pusat ingatan. Akan tetapi, kenyataannya banyak yang belum menyadari akan pentingnya arsip. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui gambaran pengelolaan kearsipan dan kesesuaian pengelolaan arsip dengan NSPK Kearsipan pada Pidana Umum Kejaksaan Negeri Batu. Penulis memilih lokasi penelitian di Pidana Umum Kejaksaan Negeri Batu. Jenis penelitian menggunakan kualitatif pendekatan deskriptif. Sumber data diperoleh dari informan, lokasi penelitian dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi dan dokumentasi.

Hasil penelitian di Pidana Umum Kejaksaan Negeri Batu pengelolaan arsip menggunakan asas desentralisasi. Penciptaan arsip dilakukan dengan pendataan secara manual dan komputer. Pemeliharaan arsip perlu dicek secara berkala dan di alih media digital. Belum adanya penyusutan arsip sehingga arsip dibiarkan di ruang penyimpanan. Fasilitas kearsipan perlu pengadaan guna menunjang kegiatan arsip. Sumber daya manusia pengelola arsip perlu mengikuti kegiatan kearsipan agar tercipta pengelola kearsipan yang tertata rapi dan sistematis. Pengelolaan arsip perlu disesuaikan dengan NSPK Kearsipan.

ENGLISH:

The important role of archives in an organization, archives are a source of information and memory center. However, in reality, people are not aware of the importance of archives. The purpose of this study is to determine the description of archive management and the suitability of archive management with the Archives NSPK in the General Crimes of the Batu State Prosecutor's Office. The author chose the research location in the General Crimes of the Batu District Attorney. This type of research utilizes a qualitative descriptive approach. Whereas the sources of data obtained from informants, research locations and supporting documents. Data collection techniques were carried out through interviews, observations, and documentations.

The results of the research in the Batu District Attorney's General Crimes archive management using the principle of decentralization. Archive creation occurs manually and through computer data collection. Archival maintenance requires to be checked regularly and transferred to digital media. There is no archive shrinkage so that the archive is left in the storage room. Archival facilities need procurement to support archival activities. Human resources for archive managers ought to participate in archival activities in order to create an organized and systematic archive manager. Records management needs to be adjusted to the NSPK Archives.

ARABIC:

الدور المهم للأرشيف في المنظمة ، تعتبر الأرشيفات مصدرًا للمعلومات وكمركز الذاكرة. ولكن في الواقع ، لم يعرف الكثيرون أهمية لأرشيفات. كان الغرض لهذا البحث هو لمعرفة وصف إدارة الأرشيف ومدى ملاءمة إدارة الأرشيف مع NSPK للأرشيفات في الجرائم العامة لمكتب النائب العام باتو. اختارت الكاتبة موقع البحث في الجرائم العامة لمكتب النائب العام باتو. يستخدم نوع البحث كيفيًا ومدخلًا وصفيًا. مصادر البيانات التي تم الحصول عليها من المخبرين ومواقع البحث والوثائق الداعمة. أسلوب جمع البيانات بطريق المقابلة والملاحظة والتوثيق.

نتائج البحث في إدارة أرشيف جرائم العام لمكتب النائب العام باتو باستخدام مبدأ اللامركزية. يُجري إنشاء الأرشيف بطريق جمع البيانات يدويًا والكمبيوتر. تتطلب صيانة المحفوظات فحصها بانتظام ونقلها إلى الوسائط الرقمية. لم يوجد انكماش في الأرشيف بحيث يترك الأرشيف في غرفة التخزين. تحتاج مرافق الأرشيفات إلى مشتريات لدعم أنشطة الأرشفة. يجب أن تشارك الموارد البشرية لمديري الأرشيف في أنشطة الأرشفة من أجل إنشاء إدارة الأرشيف منظم ومنهجي. تلزم أن تناسب إدارة الأرشيف وفقًا NSPK للأرشيفات.