Urgensi Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Surat Masuk dan Keluar di MAN 1 Pasuruan

INDONESIA:

Sistem pengelolaan arsip merupakan suatu hal yang harus diperhatikan dengan baik terkait dengan perannya yang sangat penting. Lembaga MAN 1 Pasuruan menerapkan sistem pengelolaan arsip berbasis web pada surat masuk dan keluar. Dimana dengan adanya sistem pengelolaan arsip berbasis web tersebut memberikan dampak dan perubahan yang signifikan dalam hal mengelola arsip. Sistem pengelolannya menjadikan arsip menjadi lebih efektif dan efisien.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui urgensi sistem informasi manajemen arsip, mengetahui proses penerapan sistem informasi manajemen arsip berbasis web pada surat masuk dan keluar, dan mengetahui hasil dari implementasi sistem informasi manajemen arsip berbasis web tersebut.

Metode penelitian dan jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif dimana di dalamnya terdapat tiga tahapan. Tahapan-tahapan tersebut diantaranya adalah pengumpulan data di lapangan, menganalisis data yang telah didapatkan, dan yang terakhir uji keabsahan data untuk mengkonfirmasi hasil dari data-data yang telah didapatkan.

Hasil penelitian yang didapatkan menunjukkan beberapa kesimpulan yaitu: (1) Arsip digunakan sebagai bukti dan sumber informasi sehingga MAN 1 Pasuruan memanfaatkan sistem pengelolaan arsip berbasis web untuk sistem pengelolaan arsip yang lebih bermanfaat; (2) Dalam penerapannya sistem informasi manajemen arsip berbasis web meliputi alur pengadaan surat, pengelompokan surat, registrasi surat ke dalam web serta hambatan-hambatan dalam implementasinya; dan (3) Arsip dalam web memiliki ruang yang tidak terbatas, proses penemuan kembali arsip menjadi mudah, arsip dalam file sebagai cadangan dan proses pengontrolan oleh Kepala Madrasah dan Kepala TU menjadi mudah.

ENGLISH:

Records management system is a matter that must be considered properly related to its very important role. The MAN 1 Pasuruan institution implements a web-based archive management system for incoming and outgoing letters. Where the existence of a web-based archive management system provides a significant impact and change in terms of managing archives. The management system makes archives more effective and efficient.

This study aims to determine the urgency of the records management information system, to know the process of implementing a web-based archive management information system on incoming and outgoing letters, and to find out the results of the implementation of the web-based archive management information system.

The method and type of research used in this research is descriptive qualitative research in which there are three stages. These stages include collecting data in the field, analyzing the data that has been obtained, and finally testing the validity of the data to confirm the results of the data that has been obtained.

The results of the research obtained show several conclusions, namely: (1) Archives are used as evidence and sources of information so that MAN 1 Pasuruan utilizes a web-based archive management system for a more useful archive management system; (2) In its application a web-based archive management information system includes the flow of letter procurement, letter grouping, mail registration into the web as well as obstacles in its implementation; and (3) Archives on the web have unlimited space, the process of recovering archives becomes easy, archives in files as backups and the process of controlling by the Head of Madrasah and Head of TU becomes easy.

ARABIC:

نظام إدارة السجلات هو أمر يجب النظر إليه على النحو المناسب فيما يتعلق بدوره المهم للغاية. تنفذ مؤسسة المدرسة الثانوية الاسلامية الحكومية واحد باسوروان نظام إدارة أرشيف على شبكة الإنترنت للرسائل الواردة والصادرة. حيث يوفر وجود نظام لإدارة الأرشيف على شبكة الإنترنت تأثيرًا كبيرًا وتغييرًا من حيث إدارة المحفوظات. يجعل نظام الإدارة المحفوظات أكثر فعالية وكفاءة.

تهدف هذه الدراسة إلى تحديد مدى إلحاح نظام معلومات إدارة السجلات ، ومعرفة عملية تنفيذ نظام معلومات إدارة الأرشيف على شبكة الإنترنت على الرسائل الواردة والصادرة ، ومعرفة نتائج تنفيذ إدارة الأرشيف على شبكة الإنترنت نظام معلومات.

منهج ونوع البحث المستخدم في هذا البحث هو بحث وصفي نوعي يتكون من ثلاث مراحل. وتشمل هذه المراحل جمع البيانات في الميدان ، وتحليل البيانات التي تم الحصول عليها ، واختبار صحة البيانات لتأكيد نتائج البيانات التي تم الحصول عليها.

تظهر نتائج البحث التي تم الحصول عليها عدة استنتاجات ، وهي: (۱) يتم استخدام المحفوظات كدليل ومصادر للمعلومات بحيث يستخدم المدرسة الثانوية الاسلامية الحكومية واحد باسوروان نظام إدارة الأرشيف على شبكة الإنترنت من أجل نظام إدارة أرشيف أكثر فائدة ؛ (۲) يتضمن نظام معلومات إدارة المحفوظات المستند إلى الويب في تطبيقه تدفق شراء الرسائل وتجميع الرسائل وتسجيل البريد في الويب بالإضافة إلى العقبات التي تعترض تنفيذه ؛ و (۳) تحتوي الأرشيفات على الويب على مساحة غير محدودة ، وتصبح عملية استعادة المحفوظات سهلة ، وتصبح الأرشفة في الملفات بمثابة نسخ احتياطية وتصبح عملية التحكم من قبل رئيس المدرسة ورئيس الجامعة أمرًا يسيرًا .