Pengelolaan Arsip Guna Menunjang Tertib Administrasi di Kantor Kementerian Agama Kota Malang

INDONESIA:

Setiap kegiatan organisasi baik perusahaan, pemerintahan ataupun lembaga pendidikan perlu adanya pengelolaan arsip yang baik agar mudah dalam pelaksanaanya. Pengelolaan arsip sering kali tidak dilakukan dengan baik dan benar. Masih sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat yang masih bingung penempatannya dimana, penumpukan arsip disembarangan tempat dan sampai bertumpuk - tumpuk. Kearsipan sangat penting, karena arsip menjadi hal wajib dalam suatu lembaga, organisasi, maupun dalam lingkup keluarga. Arsip sebagai alat pengingat, sebagai sumber informasi, untuk bahan pertanggungjawaban dan bahan untuk generasi selanjutnya.

Peneliti merumuskan beberapa masalah dalam penelitian ini yakni: (1) bagaimana langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip guna menunjang tertib administrasi yang ada di kantor Kementerian Agama Kota Malang?, (2) hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi di dalam pengelolaan arsip guna menunjang tertib administrasi di kantor Kementerian Agama Kota Malang?, dan (3) usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip guna menunjang tertib administrasi di kantor Kementerian Agama Kota Malang?
Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Data dari subjek peneltian dikumpulkan dengan wawancara, observasi, dokumentasi, dan pencatatan dokumen. Kemudian disajikan dalam bentuk tulisan narasi melalui triangulasi data.

Hasil penelitian di lapangan yang telah dilakukan memiliki beberapa temuan; (1) menemukan bahwa belum adanya ruangan khusus kearsipan. Hal ini terbukti dari sistem penyimpanan arsip masih sangatlah sederhana dan belum memenuhi standar, sehingga perlunya perbaikan dan pengembangan. (2) Sistem penyimpanan arsip masih begitu sederhana, dengan keterbatasan sarana prasarana yang ada sehingga proses manajemen kearsipan masih belum memenuhi standar. (3) saran yang tepat yakni membuat suatu sistem penyimpanan arsip untuk lebih baik, saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, sehingga memudahkan efisiensi waktu kerja, menambahkan sarana dan prasarana yang masih kurang, pemeliharaan arsip perlu ditingkatkan lagi dengan cara membuat jadwal rutin pemberian kapur barus, membersihkan arsip agar tetap terjaga.

ENGLISH:

Every organizational activity, whether company, government or educational institution, needs good archive management so that it is easy to implement. Records management is often not done properly and correctly. It is still difficult to find archives quickly and precisely, which is still confused about where to place them, archives pile up in random places and pile up. Archives are very important, because archives are mandatory in an institution, organization, or within the family. Archives as a reminder tool, as a source of information, for accountability and material for the next generation.

Researchers formulate several problems in this study, namely: (1) how are the steps taken in managing archives to support administrative order in the office of the Ministry of Religion of Malang City?, (2) what are the obstacles faced in managing archives in order to support administrative order at the office of the Ministry of Religion of Malang City?, and (3) what efforts are being made to overcome obstacles that occur in archive management in order to support orderly administration at the office of the Ministry of Religion of Malang City?
The type of this research is descriptive qualitative research. Data from research subjects were collected by interview, observation, documentation, and document recording.

The results of research in the field that have been carried out have several findings; (1) found that there was no special room for archives. This is evident from the archive storage system is still very simple and does not meet the standards, so the need for improvement and development. (2) The archive storage system is still so simple, with limited existing infrastructure so that the archive management process still does not meet the standards. (3) Researchers suggest making an archive storage system to be better, if needed it can be found quickly and precisely, so that it can facilitate and streamline work time, add facilities and infrastructure that are still lacking, for example a special archive room, archive maintenance should be improved again by making a routine schedule of giving mothballs, cleaning the archives to keep them awake.

ARABIC:

يحتاج كل نشاط تنظيمي سواء شركة أو حكومية أو مؤسسة تعليمية إلى إدارة أرشيفية جيدة حتى يسهل تنفيذه. غالبًا لا تتم إدارة السجلات بشكل صحيح وصحيح. لا يزال من الصعب العثور على المحفوظات بسرعة وبدقة ، وهو ما لا يزال مشوشًا بشأن مكان وضعه ، حيث تتراكم المحفوظات في أماكن عشوائية وتتراكم. المحفوظات مهمة للغاية ، لأن المحفوظات إلزامية في مؤسسة أو منظمة أو داخل الأسرة. المحفوظات كأداة تذكير ، كمصدر للمعلومات ، للمساءلة والمواد للجيل القادم.

قام الباحثون بصياغة عدة مشاكل في هذه الدراسة ، وهي: (1) كيف يتم اتخاذ الخطوات في إدارة المحفوظات لدعم النظام الإداري في مكتب وزارة الدين في مدينة مالانج ؟، (2) ما هي العقبات التي تواجه في إدارة المحفوظات في لدعم النظام الإداري في مكتب وزارة الدين في مدينة مالانج ؟، (3) ما هي الجهود المبذولة للتغلب على العقبات التي تحدث في إدارة الأرشيف من أجل دعم الإدارة المنظمة في مكتب وزارة الدين في مدينة مالانج؟

نوع هذا البحث هو بحث وصفي نوعي. تم جمع البيانات من موضوعات البحث عن طريق المقابلة والملاحظة والتوثيق وتسجيل الوثائق.
نتائج البحث التي تم إجراؤها لها عدة نتائج ؛ (1) وجد أنه لا توجد غرفة أرشيف خاصة. يتضح من نظام تخزين الأرشيف أنه لا يزال بسيطًا جدًا ولا يفي بالمعايير ، لذا فهو بحاجة إلى تحسين وتطوير. (2) لا يزال نظام تخزين الأرشيف بسيطًا للغاية ، مع وجود بنية تحتية محدودة بحيث لا تزال عملية إدارة الأرشيف لا تفي بالمعايير. (3) النصيحة الصحيحة هي إنشاء نظام تخزين أرشيف للأفضل ، وعند الحاجة يمكن العثور عليه بسرعة وبدقة ، مما يجعل من السهل العمل بكفاءة ، وإضافة المرافق والبنية التحتية التي لا تزال تفتقر ، تحتاج صيانة المحفوظات إلى التحسين مرة أخرى عن طريق وضع جدول زمني لإدارة الأدوية ، قم بتنظيف الأرشيف للبقاء مستيقظًا